Planejamento de Cardápios e Organização de Eventos
Nesta terceira unidade do livro, serão apresentadas algumas definições sobre eventos, será esboçado um breve panorama histórico desse tipo de acontecimento, além de como os eventos se classificam dependendo da ocasião, do número de participantes, do lugar, da estrutura etc. Também serão apresentadas as etapas da organização de um evento, cujos aspectos conceituais são de extrema importância para o seu planejamento. Uma vez conhecidas as etapas organizadoras de eventos, seguem-se considerações sobre a elaboração de um projeto detalhado de eventos incluindo uma contextualização histórica e sociocultural, antes de se elaborar a justificativa ou a motivação, além de possíveis vantagens econômico-financeiras e ambientais trazidas pelo acontecimento. É apenas mediante a apresentação de um projeto bem fundamentado ou consistente que se conseguirá efetuar estudos de viabilidade econômico-financeira de um evento, para só então se propor estratégias de promoção e de captação de recursos para a realização dele.
De acordo com o Dicionário Online de Português, o termo evento deriva do latim eventus.us, consiste em um substantivo masculino e se refere a acontecimentos previstos ou imprevistos que acontecem na vida das pessoas. Do ponto de vista dos fenômenos naturais, alguns eventos imprevistos são passíveis de observações da ciência, tais como erupções vulcânicas, terremotos, maremotos, a interação entre partículas de diferentes elementos químicos ou o conjunto de probabilidades estatísticas, que permitem calcular a chance de que algo aconteça, como a chance de chover em determinado lugar, por exemplo.
Alguns eventos acontecem de maneira planejada e com objetivos específicos, tais como festas, shows, seminários, espetáculos, congressos etc. Nesse caso, há todo um aparato envolvido na organização que termina envolvendo diversos setores da economia. Um exemplo é o Rock in Rio, em que milhares de pessoas que dele participam precisam se alimentar, se hospedar, comprar ingressos para os shows, neste tipo de evento é preciso dispor de médicos e paramédicos para situações de emergência, seguranças para garantir a integridade física dos artistas envolvidos e do público que os assiste, assim por diante.
Nesse sentido, a palavra evento significa a ação de profissionais especializados mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de determinado projeto objetivando atingir um público-alvo por meio de medidas concretas para alcançarem resultados pretendidos. Nesse caso, o evento pode envolver o lançamento de novos produtos, de um novo talento artístico, de uma nova empresa ou novo gestor de empresa já estabelecida que esteja preocupada em renovar sua imagem entre os colaboradores e no mercado, ou ainda estabelecer novos conceitos de produtos e serviços.
Considerando-se como mais completa esta última definição, Zanella (2004) acrescenta que evento consiste em uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades em um local específico, com data pré-estabelecida, visando celebrar acontecimentos importantes ao mesmo tempo em que torna possível aprofundar contatos comerciais, culturais, desportivos, sociais, familiares, políticos, religiosos, científicos e assim sucessivamente.
Ao longo da história das civilizações, mesmo nos tempos primitivos, era possível caracterizar como eventos os deslocamentos populacionais entre diferentes regiões geográficas do mundo por causa de mudanças climáticas e as consequentes transformações geológicas na estrutura do planeta ao longo de milhares de anos. Esses fluxos migratórios de populações inteiras em busca de terras mais férteis, de água potável, de caça e de pesca foram uma constante na vida dos primeiros hominídeos (Australopithecus) até o chamado domínio da natureza por seres humanos biologicamente melhor desenvolvidos (Homus habilis, erectus e sapiens). Ao desenvolverem a linguagem e a comunicação entre e intergrupal, esses humanos primitivos começaram a se tornar caçadores e pescadores mais hábeis, aprenderam a lavrar a terra ao invés de só extrair dela seus frutos, raízes e grãos, e também a produzir e a controlar o fogo. Isso sugere que o desenvolvimento da linguagem e da comunicação foi imprescindível à organização sedentária de tribos, clãs e nações em territórios específicos, conseguindo se defender de predadores, de povos guerreiros rivais e assegurando melhores condições de sobrevivência.
Como se pode notar, os eventos que envolvem agrupamentos humanos de homens primitivos já mantinham estreita relação com a sobrevivência material das pessoas, envolviam, portanto, a busca por alimento, segurança e abrigo, já sugerindo a existência da noção de meios de hospedagem ou de hospitalidade, pois tais eventos se fundem e se confundem com a história da alimentação humana em seus diferentes estágios, conforme consta com razoável profundidade na obra História da Alimentação, da autoria de Jean-Louis Flandrin e Montanari Massimo (1999), além da obra Comida como Cultura, de Montanari (2008).
Na chamada Antiguidade Clássica, as civilizações greco-romanas costumavam organizar os famosos jogos olímpicos a cada quatro anos, desde 776 a.C. em Olímpia, uma das mais cidades do Peloponeso mais relevantes política, econômica e religiosamente. Segundo o Duarte (2016), esses eventos tinham cunho religioso, pois os vencedores das diferentes competições (a principal era a corrida, mas também tinha lutas e aos poucos surgiram outras modalidades) ofereciam a vitória a Zeus (a divindade do Raio) e sua esposa Hera (deusa do casamento, protetora das mulheres, do casamento e do nascimento das crianças), e recebiam o kotinos, uma coroa de louros, como símbolo de reconhecimento. Curiosamente, um cozinheiro chamado Koroibos foi o primeiro campeão da corrida de cerca de 200 metros, a distância usual nos estádios da época. Giraldi (2019, on-line) considera que foi nesse momento histórico que surgiram as primeiras estruturas de hospitalidade, porque as pessoas importantes da época tinham direito à água potável e hospedagem organizada pelos governantes locais.
Duarte (2016) assegura que, independente da relação entre as atividades esportivas e o panteão de deuses e de semideuses da fascinante mitologia grega, os jogos olímpicos consistiram em uma forma importante de socialização entre as diferentes cidades gregas, tais como Delfos, Corinto e Atenas. Esse evento quadrienal era tão importante na Grécia da época que no século IX a.C. foi instituída uma trégua durante o período dos jogos, chamada de Ekecheiria, ou seja, era expressamente proibido que as cidades de toda a Grécia entrassem em guerras entre si ou colocassem em risco a vida das pessoas que viajavam longas distâncias para disputarem ou assistirem aos jogos. Giraldi (2019, on-line) acrescenta que os ginásios destinados às competições eram construídos em grandes espaços sem plantações para facilitar as competições, tinham estrutura de banheiros, vestiários e salas de aula. Ao final dos jogos, esses espaços terminavam sendo usados como escolas de filosofia. A tradição grega dos jogos olímpicos perdurou até 394 d.C., quando o imperador romano Teodósio, convertido ao cristianismo, determinou a interrupção do evento, que só foi retomado em Atenas a partir de 1896.
Por volta do século XVII a.C. os romanos estavam habituados aos jogos circenses no Coliseu, onde gladiadores lutavam entre si ou com animais ferozes até a morte. Conforme as considerações de Duarte (2016), durante as Festas Saturnálias (festival romano dedicado ao deus Saturno), que deram origem ao natal cristão e influenciaram o carnaval, organizavam cortejos com fantasias e máscaras para comemorar o solstício de inverno, dia mais curto (com menos exposição à luz e ao calor solar) com a noite mais longa do ano. Giraldi (2019, on-line) assegura que durante as Saturnálias as escolas e os tribunais entravam em recesso e, não raramente, os festins terminavam em orgias, porque nesse período as distinções sociais eram proibidas e todos eram considerados cidadãos romanos (populus romanus).
De acordo com Giraldi (2019, on-line), o último evento da Antiguidade Clássica aconteceu em 56 a.C., quando o imperador de Roma César Augusto convocou, na cidade de Luca, dois generais rivais, Pompeu e Crasso, para uma tentativa de conciliação, motivo pelo qual o evento foi denominado Concílio de Luca. Esse tipo de evento, que visa estabelecer acordos de cooperação, de conciliação, de paz entre partes conflitantes ou rivais, tornou-se uma constante ao longo da Idade Média, quando os interesses da Igreja iam de encontro aos dos burgueses emergentes e dos nobres decadentes.
A partir do século II d.C. inúmeras caravanas de pessoas peregrinavam da Europa até a Terra Santa (Jerusalém), pois aquela foi uma época marcada pela forte religiosidade cristã em que chegaram a existir dois papas, um em Roma e outro em Constantinopla. Hospitais, monastérios, abadias e conventos ofereciam refúgio e alimento para os romeiros e foi a partir desses eventos religiosos que se implantou uma precária rede de hospedarias e estalagens do Ocidente ao Oriente. Além das peregrinações, outro evento religioso comum nessa época foram as Cruzadas, ou a chamada Guerra Santa contra os infiéis. Quem não tinha direito à herança nem vocação para o celibato imposto pela Igreja, ia à batalha porque, se morresse lutando contra os muçulmanos, seria recebido no paraíso celestial ou, se ganhasse a guerra, ficaria rico com os espólios.
A narrativa histórica abundante em livros no mercado editorial também confirma que foi nesse mesmo período, com a reabertura das estradas em melhores condições de serem trafegadas, além de mais seguras devido aos exércitos dos ricos senhores feudais, que surgiram as feiras ao redor dos burgos e castelos, além de congressos entre políticos, filósofos, artistas etc. Para os nobres senhores feudais essa era uma ótima oportunidade de negócio, porque os mercadores pagavam caros tributos para expor e comercializar seus produtos. Isso explica a proliferação de feiras, desde 427 d.C. por toda a França, Alemanha, Itália, Inglaterra e Turquia.
Giraldi (2019, on-line) acrescenta que foi nessa época que o teatro se firmou como espetáculo voltado a um público mais amplo, embora existisse desde bem antes de Cristo, porém com cunho mais pagão. A autora afirma que entre 395 d.C. e 1493 o teatro praticamente desapareceu na Europa, ficando restrito aos artistas de rua, exímios em imitações, pantomimas (espécie de teatro gestual, arte por meio da mímica) e palhaçadas semelhantes às circenses. Quando a atividade ressurgiu de fato, foi vinculada às passagens bíblicas, como a Paixão de Cristo representada na Alemanha de 1634.
Ao longo de todo o período medieval foram implantadas as bases para o desenvolvimento do turismo de eventos, porque além das feiras e das cruzadas, jogos e torneios voltaram a ser promovidos, além de inúmeros concílios, como o de Trento (1545-1563), porque a Igreja intermediava os poderes político e econômico, impondo uma perspectiva teocêntrica de mundo e de vida às pessoas em geral, inclusive a realeza e seu séquito de nobres. Faz-se importante lembrar que eram os papas que coroavam os reis, influenciavam as sucessões aos tronos e alicerçaram o que chamavam de “direito divino dos reis” de serem soberanos absolutos em suas terras.
Do ponto de vista estrutural, o medievo abriu estradas e melhorou as condições de tráfego de carruagens, carroças e cavalos por elas, além de garantir a segurança dos transeuntes mediante o policiamento que as guardas reais proporcionavam aos mercadores, até então constantes vítimas de assaltos e saques. Estalagens e hospedarias, ainda que precárias, foram implantadas para acolher os viajantes e seus animais no rigoroso inverno europeu (que era o “centro do mundo civilizado” daquele tempo), e as tabernas se reafirmaram como espaços de lazer, entretenimento e sociabilidade, principalmente dos homens.
Giraldi (2019, on-line) acrescenta que no período do chamado Absolutismo Monárquico (entre os séculos XVI e XVIII) os bailes na corte francesa de Luís XIV consistiam em uma forma de o rei impor sua soberania aos nobres com etiqueta rigorosa. Os nobres italianos costumavam divertir seus convidados para jantares com música, dança, teatro, recitais e discussões literárias. As cortesãs (prostitutas de luxo da época) frequentavam os bailes exibindo seus trajes suntuosos, abanando seus leques e ostentando sua beleza e seus hábitos requintados.
Freixa e Chaves (2008) narram que o Renascimento Artístico, Comercial e Urbano, com sede na Itália do século XV (particularmente Florença), tornou acessíveis livros de receitas e de etiqueta (boas maneiras demandadas socialmente) que transformaram a comida e o comer tanto de nobres italianos quanto da burguesia ascendente. Os burgueses tinham dinheiro, mas não traquejo social, sequer títulos de nobreza, motivos pelos quais eram discriminados pelos nascidos nobres, “de sangue azul”. Para compensarem essa espécie de complexo de inferioridade social, passaram a comprar títulos de nobres decadentes (nobreza de espada) para se tornarem a nobreza de toga (em função das roupas ou aparência).
Assim sendo, era praticamente inevitável que mercadores burgueses bem-sucedidos buscassem imitar os banquetes palacianos, até porque eles também tinham acesso às já populares especiarias vindas das Índias Orientais (cravo, canela, noz-moscada, alho, cebola, endro-dill, cominho, açúcar, sal marinho, macis, cardamomo, zimbro, coentro etc.) e contratavam cozinheiros famosos do seu tempo para a organização de banquetes suntuosos como maneira de mostrar poder e influência política.
Segundo Freixa e Chaves (2008), Catarina de Médici, filha de um banqueiro e governador da República Florentina, além de sobrinha do papa Clemente VII, casou-se com o herdeiro do trono francês, Henrique II, em 1533, e levou consigo um enorme aparato de cozinha e de mesa, além de cozinheiros italianos, que transformaram definitivamente a gastronomia francesa. Difundiu também a Haûte Cuisine (alta cozinha) pelas demais cortes das monarquias nacionais absolutistas, naquela época ainda em formação.
Sob a perspectiva da história dos eventos, os banquetes palacianos, sejam os dados por nobres decadentes ou burgueses emergentes, se reafirmaram como forma de demonstrar poderio político-econômico, ao mesmo tempo em que a comida e o comer passam a intermediar, com frequência razoável, as relações diplomáticas, os acordos comerciais entre potências “rivais”, unidas pelos mesmos interesses políticos, além de estratégico-militares. Tais banquetes passaram a ser praticamente obrigatórios em reuniões oficiais de chefes de Estado, militares, imperadores e diplomatas, e até os dias atuais ainda intermediam as relações de poder.
Na segunda metade do século XVIII, ao longo do século XIX e no início do século XX, já em amplo contato comercial com o Oriente, a sociedade europeia experimentou os primeiros eventos científicos e culturais. Naquela época foi realizado em Roma (1681) o primeiro congresso de medicina geral com a apresentação de painéis e discussões em mesas redondas. Em Londres (1764) a Royal Society of Arts construiu o primeiro espaço destinado às feiras e às exposições. Depois disso, outros eventos relevantes na esfera científica, política e cultural foram implantados, como o Congresso de Viena (1815), que perdurou por dois meses; conferências em Berlim (1884), no Brasil (1906) e em Paris (1919). Na Alemanha também foram implantados centros para feiras e convenções em 1922. O Palácio de Exposições de Roma foi construído em 1928, assim sucessivamente, esses espaços foram constituídos de acordo com os interesses políticos, econômicos e socioculturais de cada país.
Huberman (1986) assegura didaticamente que, com a chamada Revolução Industrial do século XIX (que posteriormente também alcançou outras potências político-econômicas como a Alemanha, a Áustria, a França, a Itália etc.) e a invenção das tecnologias da máquina a vapor e do tear mecânico, surgiram as primeiras manufaturas de tecidos. O trabalho, até então predominantemente rural, passou a ter uma considerável parcela urbana, com o surgimento de uma nova classe social, o operariado. As cidades cresciam desordenadamente, inchavam de proletários (aqueles cuja única riqueza eram os filhos, ou a prole) morando nas periferias e, graças ao pioneirismo da indústria têxtil, além do posterior surgimento das locomotivas a vapor, não apenas as relações de trabalho foram, aos poucos, transformadas, mas também o próprio conceito de urbanidade, de democracia e de governo.
Giraldi (2019, on-line) acrescenta que, ao longo do século XX, os eventos se consolidam como atividade econômica, social e cultural graças ao aperfeiçoamento dos meios de transporte (automóveis, navios, aviões), mas também porque hotéis e restaurantes estabeleceram parceria, e em alguns casos se fundiram e passaram a oferecer hospedagem com refeições de alto nível, não apenas a políticos, industriais e banqueiros, mas também à emergente classe média quando em férias escolares, desfrutando de passeios em família. A autora narra que, no Brasil, feiras livres foram propagadas por todo o Rio de Janeiro em plena Belle Époque (1870-1931), sendo que a do Largo da Glória foi a mais famosa.
Segundo Giraldi (2019, on-line), a primeira Exposição Nacional, para escolher produtos nacionais que participariam da Exposição Internacional de Londres, ocorreu em 1851, além disso, em 1908 foi construído um espaço na Praia Vermelha para feiras e exposições nos moldes contemporâneos. O eixo Rio-São Paulo passou a integrar o coração dos eventos culturais, artísticos, comerciais e políticos em todo o Brasil. Em 1922, além da famosa Semana de Arte Moderna no Teatro Municipal de São Paulo, também foi organizada uma Exposição Internacional do Centenário da Independência da República do Brasil. Após a Copa no Uruguai em 1930 até por volta de 1945 houve certa estagnação no setor de eventos, por causa da II Guerra Mundial, mas em 1950 foi construído o estádio do Maracanã, onde foi realizada a Copa do Mundo no Brasil, além do Salão do Automóvel na São Paulo de 1970.
Ao longo do século XXI o setor de eventos vem movimento fortemente a economia brasileira em ocasiões tais como o Grande Prêmio de Fórmula I, viradas culturais, paradas do orgulho gay, bienais de artes, bienais de livros, salões de automóveis, feiras internacionais de panificação, confeitaria e do varejo independente de alimentos (FIPAN), FISPAL Food Service (feira internacional de tecnologia em serviços de alimentos e bebidas em São Paulo) etc. Esses eventos atraem milhares de turistas que compram roupas, lembranças, gastam muito com alimentação e hospedagem, e assim por diante.
Conforme o que foi estudado, eventos são acontecimentos planejados ou inesperados. Eles acontecem desde a primitividade, com o desenvolvimento da linguagem e a melhor organização dos grupos humanos para a caça, a pesca, enfim, a sobrevivência. A evolução histórica dos eventos se encontra intimamente atrelada ao desenvolvimento intelectual, artístico, urbano, científico e comercial dos povos. Assinale a alternativa correta sobre esse assunto.
A primeira definição de eventos deixa claro que se trata de acontecimentos naturais, como erupções vulcânicas, terremotos e maremotos, observáveis pela ciência.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois a definição se refere a acontecimentos imprevistos ou planejados com objetivos determinados, logo não se aplica apenas aos fenômenos naturais.
No sentido de acontecimentos planejados, o termo evento significa a ação de profissionais especializados que pesquisam, planejam, organizam, coordenam, controlam e implantam determinado projeto visando atingir um público-alvo.
Correta: Essas ações são fundamentais na organização de eventos tais como os festivais Lollapalooza e Rock In Rio, e mobilizam centenas de profissionais diretamente envolvidos no processo, além dos indiretos.
O termo eventos não se aplica aos tempos primitivos e aos primeiros hominídeos, porque os deslocamentos grupais desses povos para outras regiões aconteciam sem qualquer planejamento.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois os grupos de hominídeos primitivos se deslocavam em busca de alimento, água potável e abrigo em função das mudanças climáticas e estrutura geológica do solo, portanto esses acontecimentos também podem ser compreendidos como eventos.
Apenas as Olimpíadas da Antiguidade Clássica (776 a.C.) podem ser consideradas como eventos, porque eram quadrienais e envolviam várias modalidades desportivas, tais como luta e corrida em cidades com forte apelo político e religioso, como Olímpia.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois embora as Olimpíadas tenham se constituído como os primeiros eventos planejados, não devem ser considerados os únicos eventos da Antiguidade Clássica.
As festas Saturnálias que aconteciam durante o Império Romano deram origem às comemorações de ano novo e ao Réveillon nos parâmetros atuais.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois as festas Saturnálias comemoravam o solstício do inverno europeu, envolviam bailes de máscaras e influenciaram tanto as comemorações do Natal cristão quanto o Carnaval.
Antes que sejam apresentadas as etapas de organização de um evento, é importante caracterizá-los por tipos ou modalidades, segundo a abrangência do assunto, o público a que se destina, suas dimensões (público ou privado), os lugares de realização, os objetivos que se pretende alcançar, além dos recursos utilizados para sua implantação efetiva.
Segundo Coutinho (2010, p. 15-20), um evento pode ser definido, de maneira mais ampla, segundo os seguintes critérios:
Quadro 3.1 - Classificação de eventos
Fonte: Adaptado de Coutinho (2010).
O quadro anterior apresenta uma classificação mais geral de eventos levando-se em consideração suas dimensões ou porte, a data de realização, o perfil do público-alvo para o qual é direcionado e os objetivos pretendidos, que devem ser claros, desde o projeto inicial de eventos.
Embora a classificação geral apresentada no quadro seja interessante e plausível, Oliveira (2014, p. 10-12) apresenta outra perspectiva e detalha esse assunto da seguinte maneira:
Oliveira (2014) acrescenta que, de maneira mais detalhada, considerando-se as várias formas de classificação de eventos, estes ainda podem ser definidos de acordo com:
a) categoria: mercadológica ou promocional, além de institucional. Eventos promocionais ou mercadológicos geralmente visam promover produtos e serviços mediante ações de marketing que os divulguem e permita negociações com participação dos funcionários interagindo com o público externo. Os eventos institucionais têm por objetivo criar conceitos, imagens de marca, além de estabelecer parcerias.
b) área de interesse: artística, científica, cultural, educacional, política, governamental, empresarial, social, cívica, desportiva, folclórica (manifestações da cultura regional, tais como o Boi Bumbá, Folia de Reis etc.), de lazer, promocional (de mercadorias e de serviços), religiosa, beneficente e turística. Alguns eventos podem abranger mais de uma área de interesse ao mesmo tempo, como é o caso da FISPAL Food Service, a feira internacional em serviços de alimentação em São Paulo, que divulga novidades tecnológicas na área de alimentos e bebidas ao mesmo tempo em que visa ampliar a rede de contato das empresas (network marketing) e possibilita fechar negócios no ramo.
c) público-alvo: evento fechado para público muito específico (como congressos médicos na área cardiológica) ou eventos abertos ao público em geral ou a um público específico (os roqueiros que frequentam o Rock In Rio, por exemplo). Geralmente eventos voltados para o lazer, o turismo e o entretenimento têm por objetivo divulgar e promover produtos e serviços turísticos para aumentar o número de visitantes em determinados locais em função de suas belezas naturais (a Chapada dos Guimarães, por exemplo) ou outros atrativos, tais como o Festival Internacional de Cinema de Cannes ou ainda o Natal em Gramado, no Rio Grande do Sul.
d) localização e/ou abrangência: um evento pode ter dimensões, como as já expostas, segundo as concepções de Coutinho (2010), todavia sua abrangência pode ser local, regional, nacional e internacional. Nesse último caso, o evento pode ser bilíngue ou trilíngue, demandando os serviços de tradutores e intérpretes.
Dentre as diversas tipologias de evento propostas por autores sobre o assunto, Zanella (2004, p. 20-34) apresenta uma das mais completas, que pode ser sintetizada da seguinte maneira:
a) concurso e/ou competição: evento disciplinado por regras e coordenado por um grupo de especialistas ao longo do processo. Pode abranger as áreas cultural, científica, estética, desportiva etc.
b) conferência: evento que consiste na exposição de um tema de interesse geral, por especialistas altamente qualificados, conceituados e com amplo conhecimento da matéria. Conferências são voltadas para um público numeroso, diversificado e com bom nível cultural. Embora costumem ser realizadas presencialmente em auditórios confortáveis, atualmente a tecnologia permite a realização de videoconferências em tempo real, transmitidas por equipamentos de imagens e sons em alta resolução, agregando pessoas de todas as partes do mundo, inclusive em vários idiomas simultaneamente.
c) congresso: consiste em um encontro solene, de grande porte, realizado com regularidade, com um número elevado de participantes, promovido por associações de classe, conselhos ou entidades, podendo abranger a cidade, o Estado, a região, o país ou vários países. O objetivo desse tipo de evento é promover o debate sobre um assunto atual e de interesse de grupos específicos de categoria profissional, militância político-partidária ou de causas humanitárias, e o resultado dessas discussões geralmente é publicado em anais, revistas, sites da internet etc. Costumam apresentar, debater, conceituar e difundir novas teorias e conceitos nas áreas da ciência, das artes, da política, da história, da cultura e assim por diante. Como geralmente esses eventos são de grande porte, costumam contar com o apoio de patrocinadores e têm amplo apoio promocional.
d) convenção: trata-se de uma reunião, assembleia ou congregação de profissionais de determinada área técnico-comercial, política, religiosa, não governamental, cujo principal objetivo é debater sobre assuntos técnicos, de interesse específico, ou diz respeito à escolha de novas lideranças, como acontece com os partidos. Esse tipo de evento dura, em média, cinco dias e inclui, paralelamente, atividades de lazer e entretenimento, além da distribuição de prêmios, brindes e sorteios.
e) debate: envolve a apreciação e a discussão de assuntos específicos, por vezes polêmicos, e envolve vários debatedores que defendem seus respectivos pontos de vista. Esse tipo de evento costuma ser promovido por entidade oficial e é organizado por especialistas no assunto ou estudantes que conhecem o tema em nível avançado. O debate conta com um moderador ou mediador que apresenta o tema, destaca o assunto a ser debatido e estabelece os objetivos do encontro, controlando o tempo de fala de cada participante enquanto o público só interage mediante envio de questões escritas ou aplaude.
f) desfile: geralmente é promovido por empresas do ramo de moda, estética e cosmética a fim de divulgar seus produtos e serviços. Esse tipo de evento requer certo rigor técnico por agrupar um público pré-selecionado, produtos requintados demonstrados por profissionais que os conhecem em profundidade, além de exigir uma ambientação rigorosamente adequada à ocasião.
g) feiras e exposições: consistem em eventos com caráter comercial, de grande porte e que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usuários, entidades apoiadoras, financiadores, bancos etc. O principal objetivo é estabelecer contatos comerciais mediante a apresentação de produtos, mercadorias e/ou serviços, além de lançar novas tecnologias. Normalmente são realizadas em salões e podem agregar mostras paralelas apenas para divulgar o que é exposto de maneira mais assertiva por meio de catálogos, brindes, folders, prospectos etc.
h) fórum: é um evento geralmente organizado por um órgão oficial para debater, de maneira mais ampla, um tema atual e específico de interesse geral, com a participação ativa de um elevado número de pessoas interessadas ou representantes de associações de classe. Consiste em uma apresentação breve sobre o assunto, pelo orador, seguida por perguntas, comentários e recomendações. Geralmente conta com um coordenador da mesa que colhe as opiniões e apresenta as conclusões em função da maioria.
i) garden party: essa expressão significa “festa no jardim”, porque esse tipo de evento costuma acontecer ao ar livre, junto à piscina ou jardim, com as mesas ao redor de um tablado ou palco. Tradicionalmente esse tipo de evento é promovido na abertura da temporada de verão, conta com uma decoração festiva, colorida, alegre e descontraída, inclui pista de dança com música moderna e o cardápio consiste basicamente de drinques e de petiscos.
j) jornada de trabalho e/ou encontro técnico: trata-se de eventos periódicos promovidos por entidades ou classes de âmbito regional, que dura dias e reúne grupos profissionais para apresentar, trocar ideias e discutir temas atuais e de interesse específico no nível dos participantes. Tem um caráter mais prático, objetivo e estimula a troca de experiências e de conhecimento, sem envolver necessariamente debates, podendo alocar grupos, por temas, em diferentes salas.
k) mesa-redonda: evento normalmente promovido por entidades profissionais, com curta duração, controlado por um coordenador ou moderador, e conta com a participação de um número reduzido de especialistas com elevado nível de conhecimento técnico-científico sobre o assunto e ampla experiência profissional. Nessas ocasiões, os especialistas sustentam diferentes pontos de vista sobre o tema, e o público pode participar de forma direta, fazendo perguntas, ou indireta.
l) painel: evento que consiste na análise informal ou na discussão de um problema ou tema pré-selecionado, geralmente sobre um assunto técnico. Normalmente envolve um palestrante especialista no assunto ou vários debatedores que apresentam o tema. Cabe à organização do painel definir o tema, selecionar o coordenador ou moderador, definir a metodologia dos trabalhos e fixar tempo para as perguntas de quem participa e para as discussões. Primeiro o painelista expõe o tema e depois se promove a discussão.
m) palestra: consiste na exposição de um tema pré-estabelecido, do interesse específico de um grupo homogêneo de pessoas, com limite para o tempo de duração. A palestra pode ser realizada sob a forma de narrativa simples (como história de vida ou trajetória profissional) ou envolver um ciclo de palestras mais formais.
n) reunião: evento normalmente promovido por entidades que colocam em contato direto várias pessoas com interesses comuns, com breve exposição da pauta de discussão sobre fatos objetivando uma análise de circunstâncias para planejar atividades concretas de trabalho. O tempo deve ser limitado e, ao final, lavra-se uma ata ou elabora-se um relatório sobre os principais assuntos discutidos, as conclusões a que chegaram e é estabelecido um cronograma impondo prazos para a realização de tarefas.
o) rodada de negócios ou encontro empresarial: vários empresários se reúnem para conquistar consumidores potenciais, além de promover negociações com fornecedores de matérias-primas e insumos. Geralmente abrangem acordos comerciais, representações, licenças, explorações de tecnologia, novos investimentos, consultoria, apresentação de equipamentos e serviços, dentre outros possíveis objetivos comerciais.
p) seminário: trata-se de um evento técnico ou profissional, administrado por um coordenador que reúne pessoas com o mesmo nível de qualificação, os subdivide em grupos de discussão em salas menores, promovendo o debate técnico sobre as diversas facetas de um mesmo assunto. Normalmente os participantes encaminham antecipadamente à coordenação propostas, monografias, artigos e sugerem matérias relacionadas ao tema proposto. Um coordenador apresenta o tema, auxilia os participantes a selecionarem temas específicos para pesquisas bibliográficas, de campo ou laboratoriais. Esse profissional também deverá coordenar o período de estudo e orientar os participantes quanto às fontes. Seminários requerem da organização um prazo para a duração do evento, a recepção com etiqueta cerimonial, protocolo e estabelecimento de como será feito o encerramento (coquetel, jantar etc.).
q) simpósio: trata-se de um evento com perfil mais técnico-científico promovido habitualmente por associações de classe ou categorias profissionais. Envolve a discussão de aspectos diferentes de um mesmo tema por especialistas renomados e com elevada qualificação técnico-cultural, permitindo a participação ativa dos presentes e pode durar vários dias.
r) workshop: evento também conhecido como oficina ou laboratório que propõe debater sobre assuntos práticos em busca de soluções concretas para determinadas situações. Em geral conta com a participação de especialistas ou técnicos no assunto e no qual podem ser promovidos contatos comerciais de curta duração entre compradores potenciais e fornecedores. Costumam ser fechados ao público em geral e têm por objetivo gerar negócios, estimular pesquisas de mercado e alavancar as vendas.
s) eventos culturais: embora possa abranger todos os tipos de eventos já caracterizados anteriormente, os eventos culturais são bastante diversificados e podem incluir mais de uma área da cultura, como cinema, televisão e plataformas de streamings, que são setores da cultura audiovisual. Apesar disso, é possível reunir em um mesmo evento literário, por exemplo, a Bienal do Livro de São Paulo, mostras de filmes de curta-metragem, apresentações de teatro com stand-up comedy, teatro de bonecos, visando chamar atenção do público infantil e adolescente para a importância da leitura. É importante perceber que a literatura, o teatro, o cinema, a música, a gastronomia podem ser temas de congressos, seminários, simpósios, mesas-redondas, convenções, conferências, debates etc. O que muda são os temas dentro de cada grande área da cultura, além da dinâmica de promoção e de condução das atividades, tornando possível lançar mão dos mais vastos recursos criativos e da tecnologia da informação e da comunicação para essas finalidades.
Às classificações acima mencionadas, Zanella (2004) acrescenta os eventos gastronômicos, tais como banquetes, coquetéis, festivais etc. Segundo esse autor, um banquete ou jantar de gala consiste em um evento solene, festivo, envolvendo a participação de um número expressivo de pessoas para celebrar um acontecimento relevante, como aniversários, casamentos, batizados, promoção no trabalho, confraternização de executivos de uma empresa etc. Nessas ocasiões a ambientação (decoração e música ambiente) geralmente é requintada e a situação requer o uso de trajes esporte-fino ou social. Os profissionais envolvidos devem estar impecavelmente uniformizados, agir com discrição, rapidez e eficiência no preparo e na apresentação dos pratos, além do serviço desses, harmonizando-os às bebidas.
Como aqui procuramos enfatizar eventos gastronômicos, é importante destacar que, segundo as contribuições de Guimarães e Tadini (2013), esses são chamados de eventos sociais, enquanto Coutinho (2010) prefere o termo encontros de conveniência. Todos os três autores têm o seguinte consenso a respeito desses eventos gastronômicos: no geral, são acontecimentos planejados em situações que envolvam a família, os parentes e amigos em momentos mais intimistas, tais como casamento, boda, aniversário, batizado, formatura; mas também em situações corporativas, quando colegas de trabalho se reúnem para celebrar o encerramento de uma etapa importante de trabalho ou a proximidade do Natal e do Ano Novo, antes do recesso de final de ano ou das férias coletivas.
Além do banquete e do jantar de gala descritos anteriormente, Zanella (2004, p. 20), Guimarães e Tadini (2013, p. 179-183) e Coutinho (2010, p. 19-20) acrescentam à tipologia de eventos gastronômicos:
(a) brunch: evento gastronômico de influência cultural estadunidense que mescla café da manhã com almoço e acontece geralmente entre 10h e 14h. Algumas empresas optam por esse tipo de recepção quando convocam os funcionários para reuniões de brainstorm (tempestade cerebral ou a criação coletiva de produtos e serviços) no período da manhã, motivo pelo qual oferecem um desjejum mais substancial e tardio a fim de manter a equipe bem alimentada, nutrida, e consequentemente produtiva. O cardápio consiste de minissanduíches, salgadinhos assados ou fritos, bolos, sucos, café com leite, variedade de pães doces e salgados, ovos mexidos, frios, frutas frescas etc.
(b) coffee-break: evento gastronômico também influenciado pela cultura estadunidense e que consiste em um lanche rápido, pela manhã ou à tarde, servido no intervalo de eventos, palestras e eventos similares, podendo ainda ser servido antes que se comecem os trabalhos. Geralmente esse evento é organizado em um espaço privativo, com mesa decorada, e o cardápio abrange café com leite, chás, sucos, além de biscoitos, bolos simples, sem recheio ou cobertura, já cortados, além de salgadinhos comumente assados, como minicroissants salgados e doces, miniquiches, miniempadinhas etc.
(c) coquetel: consiste em uma recepção gastronômica com curta duração (máximo uma hora e meia) para promover atos, datas importantes, tais como o lançamento de um novo produto no mercado, comemorar a conclusão de um curso, posse em determinado cargo, casamento, inauguração, homenagem, abertura ou encerramento de eventos maiores. Geralmente a recepção é mais simples, informal e descontraída, e pode substituir um almoço ou jantar, equilibrando-se bebidas e alimentos servidos.
(d) happy hour (hora feliz): trata-se de uma reunião informal influenciada pela cultura alimentar estadunidense, geralmente organizada para o final da tarde em bares ou lanchonetes, onde são servidos drinques, petiscos e porções, e tem por objetivo descontrair a todos após as tensões de um dia de trabalho produtivo.
(e) breakfast: consiste no tradicional café da manhã, servido em encontros profissionais ou familiares, com duração aproximada de 45 minutos para não interferir na dinâmica de trabalho de funcionários ou de familiares que sairão para o trabalho. O cardápio pode ser mais modesto e costuma seguir os hábitos alimentares das culturas regionais, como café com leite, chá, pão com manteiga, geleias, ovos mexidos, torradas e um bolo simples.
(f) network lunch: também sobre a influência da cultura alimentar estadunidense, trata-se de um almoço de negócios em que se busca firmar acordos, parcerias ou discutir estratégias de marketing para promover produtos e serviços. Nessas ocasiões o cardápio deve ser mais leve, rápido e prático, como um grelhado com salada e suco ou um empratado contendo uma carne grelhada, uma fonte de carboidrato (arroz e feijão, purê de batatas ou fritas), uma guarnição (farofa ou verdura refogada) e uma salada simples. Esse prato composto pode ser acompanhado de suco ou refrigerante.
(g) jantar: costuma ser servido em ocasiões mais formais e requer o planejamento de cerimonial, etiqueta e protocolo demandados nessas ocasiões cuja influência cultural é a francesa do século XVII. Em uma situação de casamento ou comemoração de bodas de prata ou de ouro (respectivamente a comemoração de 25 e 50 anos de casados, mais tradicionais no Brasil), existe todo um aparato ao redor do evento que mobiliza aluguel de roupas sociais, decoração e ambientação refinadas, contratação de música ao vivo com instrumentistas e cantores ou de um DJ especializado na trilha sonora pré-escolhida pelos anfitriões. O cardápio é muito variado, conforme o desejo dos anfitriões e da ocasião comemorada, mas geralmente inclui mesa de frios e frutas secas, primeiro, segundo e terceiro pratos, vinhos que harmonizam com os pratos, sobremesa, café e licor, embora alguns anfitriões optem por buffet mais farto e serviço self-service à vontade, com garçons administrando apenas o serviço de bebidas.
É importante esclarecer que a tipologia apresentada de eventos é relativamente enxuta e não contempla em profundidade todas as modalidades de eventos corporativos ou religiosos.
Tratando-se do planejamento de um evento, Zanella (2004) afirma que tal atividade requer profissionais altamente especializados, com domínio técnico e experiência dos processos para operacionalizar o acontecimento de maneira eficiente. Segundo o autor, o sistema de planejamento de eventos abrange os seguintes aspectos básicos:
Conceber e planejar eventos requer estudo prévio de viabilidade econômico-financeira para a sua realização. Além disso, é preciso que sejam realizadas pesquisas de opinião do público-alvo acerca da temática; verificados os objetivos; a dinâmica, os dias e os horários ideais; as formas de promover e de divulgar o evento mediante estratégias de promoção e marketing nos veículos de comunicação.
Em concordância com Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013) consideram que as etapas de planejamento de eventos são fundamentalmente cinco: previsão, organização, coordenação e/ou direção, supervisão e controle. Para esses autores, a previsão consiste em um importante elemento da administração de eventos baseada nos objetivos e nas estratégias pré-estabelecidas que, por sua vez, resultam de análises de resultados de pesquisa sobre os interesses do público-alvo para o qual o evento é direcionado. É nessa etapa que a equipe técnica encarregada de planejar o evento elabora uma investigação considerando o histórico dos eventos já realizados, seus pontos fortes e suas fragilidades, e organiza um roteiro para a tomada de decisões redigindo um briefing (resumo), ou seja, um documento que reúne informações e dados estatísticos que auxiliam no desenvolvimento do projeto de eventos. Nesse documento deve conter a descrição da situação pesquisada, as oportunidades, os pontos críticos, além dos objetivos e recursos que permitam alcançar tais finalidades. Geralmente profissionais de relações públicas, publicidade e propaganda e marketing lançam mão do recurso do briefing.
Os autores mencionados ainda consideram, dentro da previsão para eventos, a importância do estabelecimento de objetivos a serem alcançados. Tais objetivos devem ser definidos de maneira clara, assertiva e dizem respeito ao que se pretende com o evento, seja na área educacional, informacional, motivacional, promocional e de vendas, ou institucional (que diz respeito à imagem da empresa, de sua marca, além de suas linhas de produtos e serviços).
Ainda dentro da etapa de previsão, os autores defendem que se identifique o público-alvo que o evento pretende abranger: se o público interno da instituição (colaboradores), se o público externo à empresa (fornecedores, consumidores usuais e potenciais, além da imprensa) ou ambos os públicos (clientes habituais e potenciais, colaboradores, acionistas, familiares dos funcionários etc.). A definição do público-alvo é de suma importância para que se estime o número de participantes do evento.
Outro aspecto relevante da previsão de eventos consiste na definição do local onde ele será realizado e deve considerar a infraestrutura disponível em determinada cidade-sede para que as ações estratégicas para alcançar os objetivos estabelecidos possam ser colocadas em prática.
Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013) afirmam que a organização consiste na etapa mais complexa do processo de preparação e montagem de um evento, porque exige condições de gestão do profissional responsável pelo projeto para descrever como será coordenada e controlada todas as etapas. Cada evento tem suas particularidades e cabe ao coordenador e/ou diretor ajustar os meios disponíveis para sua implantação, contando com o apoio de pessoal de recursos humanos, ainda que de empresa terceirizada; pessoal de apoio externo para a realização dos serviços de recepção aeroportuária, traslado, acomodação em hotéis, transporte até o local do evento, acolhimento à entrada do evento etc. Ainda é preciso contar com apoio operacional, que diz respeito à infraestrutura e à logística de tudo o que se fizer necessário para proporcionar conforto aos participantes nos diferentes níveis (palestrantes convidados, debatedores, mediadores, público na plateia etc.).
Segundo Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013), a coordenação e/ou direção do evento é uma função dinâmica, operacional ou prática dos processos administrativos de eventos, por isso é considerada como uma função de execução ou atuação de orientação, supervisão dos subordinados a quem são delegadas responsabilidades. O coordenador e/ou diretor do evento tem de ser um profissional com profundo conhecimento técnico-científico sobre o assunto, além de experiente na realização de eventos, para exercer sua função executiva junto ao pessoal operacional e técnico. Cabe ao coordenador e/ou diretor do evento atribuir responsabilidade a alguém em particular de sua equipe de trabalho, estabelecendo um tempo ou um prazo para que essa pessoa realize a tarefa que lhe coube, todavia a responsabilidade pode ser grupal (delegada ao staff do evento) e conforme o cronograma pré-estabelecido. Atribuir responsabilidades é fundamental para que o coordenador e/ou diretor não centralize ações e sofra com sobrecarga de trabalho.
Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013) consideram que a supervisão de eventos consiste na verificação do cumprimento das ações de trabalho programadas a fim de que se observe se elas estão sendo executadas dentro dos padrões pré-estabelecidos. Essa atividade pode aparentar mera vigilância sobre a ação de terceiros, mas o mais relevante é que ela permite a verificação de pequenos detalhes que podem gerar conflitos ou ainda comprometer a qualidade do que se pretendeu executar. O supervisor deve observar, orientar, assistir e corrigir o trabalho da equipe executiva e até mesmo da chefia do comitê responsável. Consistem em formas de supervisão: a elaboração de um checklist para cada etapa das tarefas que foram delegadas ou a efetivação de visitas inesperadas ao local do evento a fim de verificar se tudo está saindo a contento. Para isso o supervisor deve ser alguém que domina as etapas do que está sendo realizado.
Quanto ao controle de eventos, Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013) o definem como atividade que consiste na coleta, análise e avaliação comparativa de dados que permitam ao controlador enxergar de pronto se as metas ou objetivos do evento estão sendo alcançadas com êxito em suas diferentes etapas. Essa ação é fundamental para eventos futuros, porque permite corrigir eventuais falhas prontamente ou preveni-las. A atividade de controladoria pode ter caráter administrativo ou financeiro. Os meios de controle mais usuais são: ações do pessoal de supervisão, inspeção e revisão de operações ou por meio de instrumentos de coletas de dados, como organogramas, questionários ou sondagens para que se possa estudar, de maneira comparativa, dados e fatos concretos relacionados ao evento. Além do aspecto financeiro, as atividades de controle financeiro também se estendem à assistência aos delegados (ou observadores) das instituições direta ou indiretamente envolvidas com o evento, assistência aos programas técnicos, sociais e de entretenimento que podem estar sendo organizados paralelamente.
Assim sendo, as etapas de organização de eventos consideradas por Zanella (2004), Matias (2002) e Andrade (2013) podem ser resumidas da seguinte maneira:
Essas três etapas têm igual importância para os autores mencionados e devem ser cumpridas com o mesmo nível de seriedade e competência profissional. Considerando as contribuições desses mesmos autores, pode-se sintetizar cada etapa de realização dos eventos da seguinte maneira:
Cabe à secretaria do evento funcionar como o centro administrativo onde também ficam os recepcionistas sob a orientação e a supervisão de um coordenador. É o pessoal de secretaria que deve receber os participantes, os convidados e as autoridades, prestar as informações necessárias e prover materiais, principalmente impressos, providenciados com antecedência. Também é função da secretaria realizar as novas inscrições, entregar o material promocional do evento e observar o fluxo de pessoas.
No serviço de recepção, considerado como o cartão de visitas dos eventos, realiza-se o primeiro contato do participante com o chamado “clima” do evento. Os recepcionistas deverão estar uniformizados e com crachá de identificação, com maquiagem discreta, pouca joia e/ou bijuteria, sapatos confortáveis.
O “clima” do evento diz respeito ao estado de espírito dos participantes e depende da qualidade do ambiente organizado com cartões de boas-vindas, hasteamento de bandeira e cuidadoso esquema de recepção com serviços pessoais.
A sala VIP consiste no lugar onde autoridades e palestrantes são recebidos pela comissão, deve ser próxima ao local do evento, ter decoração agradável, temperatura agradável e dispor de serviço de copa (café, água, refrigerante, snacks, biscoitos etc.); além de acesso aos serviços de telefonia (fixa e móvel) e de internet.
A sala de imprensa é o lugar equipado para receber pessoal de rádio, TV, veículos impressos e digitais. Deve contar com mesa de reunião, cadeiras, computadores, copiadoras, fax, material administrativo (grampeador, furador, corretivo, canetas, lápis, borracha, papel etc.), press-kit (material sobre o evento com fotos, programa, folhetos, briefing, relação de autoridades), além de água e café.
As salas das comissões técnicas devem ser organizadas de acordo com o porte do evento. É necessária a montagem de salas para discussão, deliberação, votação e gravação de certos aspectos do grupo de trabalho, conforme os temas e os termos do evento. Geralmente para cada grupo de trabalho tem um presidente, um secretário e um relator, e o local dessas atividades, que deve permitir o fluxo do trabalho sem intercorrências que possam causar transtornos ao evento como um todo.
São considerados como infraestrutura de apoio operacional de eventos as instalações físicas, o material de secretaria, os equipamentos audiovisuais e o apoio logístico. São considerados como infraestrutura de apoio externo o traslado do aeroporto ao hotel, o serviço de transporte até o evento, além do serviço de tradução simultânea.
A última fase dessa etapa de transevento consiste na pesquisa de opinião tanto de participantes quanto de quem trabalhou no evento. Essa pesquisa é importante para que se identifiquem pontos fracos passíveis de correção em eventos futuros.
Ao final da realização do evento, deve-se preparar um noticiário geral baseado no press-release expedido pela secretaria, compilando e organizando todas as publicações resultantes do evento mediante orçamento prévio para essa divulgação. Também compõe essa etapa a apresentação de relatórios finais e de todas as fases de divulgação. Além disso, é importante que se apresente um balanço financeiro final e se preste contas sobre os gastos viabilizados, que se liquidem todas as pendências referentes às instalações, os materiais, os recursos humanos e os equipamentos utilizados. Deve-se devolver à entidade promotora do evento toda e qualquer sobra de material, além de demonstrar a vistoria das instalações e providenciar o transporte de equipamentos e móveis usados. A etapa de análise e avaliação do evento já encerrado serve para aprimorar a organização dos próximos eventos e deve ser realizada por meio de reuniões com o grupo de pessoas que trabalharam para que tudo acontecesse, dando importância à opinião de todos. Avaliar a opinião dos participantes do evento mediante uma pesquisa de satisfação também é relevante.
Eventos, enquanto acontecimentos planejados, possuem classificação mais geral conforme o porte, a data de realização, o perfil dos participantes, os objetivos pretendidos, se empresariais (ou corporativos), se técnico-científicos, se social ou promocional. Sobre esse assunto, assinale a alternativa correta.
Eventos empresariais são normalmente realizados por uma ou mais empresas que visam expor seus produtos e serviços para um público específico, portanto são obrigatoriamente mercadológicos.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois, embora empresas que vendem produtos e serviços possam realizar eventos que os promovam, essas também podem promover eventos sociais, culturais ou técnico-científicos, e não apenas de marketing.
Eventos artísticos geralmente têm por objetivo promover produtos e serviços por meio de ações de marketing que divulguem a imagem de marca da empresa a clientes e parceiros potenciais.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois quando a área de evento é artística e cultural, a intenção é promover shows, espetáculos em geral, com suporte de segurança, alimentação, transporte, saúde, e os objetivos maiores são incentivar a cultura, as artes e seus agentes, ou seja, os artistas.
Um evento pode ser planejado a partir da definição de seu público-alvo, que pode ser fechado (como um congresso de cardiologia) ou aberto ao público em geral (como os fãs de rock que vão ao Lollapalooza e ao Rock In Rio).
Correta: A determinação do público-alvo para um evento é etapa primordial para planejá-lo, pois um grupo de roqueiros provavelmente nada tem a acrescentar em um congresso de cardiologia, por exemplo.
Eventos não podem abranger mais do que uma área de interesse para evitar confusões operacionais e sobrecargas de comissões organizadoras, tais como de custos e orçamentos, venda de ingressos e patrocínio etc.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois alguns eventos podem abranger mais de uma área de interesse, como no caso da FISPAL Food Service (a feira internacional paulista de serviços de alimentação), que busca divulgar novas técnicas e tecnologias na área de alimentos e bebidas ao mesmo tempo em que procura ampliar seu network marketing.
Alguns eventos direcionados a públicos específicos não podem contemplar a promoção do lazer, do entretenimento e do turismo em locais com belezas naturais devido ao impacto ambiental.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois eventos incentivadores do turismo de lazer e de entretenimento podem e devem promover lugares que se destacam por suas belezas naturais, como a Chapada dos Guimarães, em que costuma haver vigilância ambiental que assegure a manutenção do lugar; essas precisam da atividade turística para o desenvolvimento econômico e social.
De acordo com o manual de gestão estratégica de projetos da GEMPAR - Gestão Estratégica do Ministério Público do Paraná (PARANÁ, 2018), o projeto pode ser definido como um esforço temporário para planejar um produto ou serviço exclusivo, único. Tal esforço abrange um conjunto de ações interligadas que obedecem a um cronograma de execução com prazos para o cumprimento das diferentes etapas do projeto (início, meio e fim), mobilizando recursos pessoais (corpo técnico-científico do evento envolvendo pessoas experientes e altamente qualificadas) e materiais (matérias-primas e insumos). O projeto deve estabelecer de maneira clara e concisa os objetivos pretendidos com o desenvolvimento do produto e/ou serviço em função da demanda da empresa ou entidade vinculada a um setor específico que nele enxergou um nicho ou oportunidade de mercado cultural, científico, social, econômico-financeiro etc.
Ainda segundo o manual da GEMPAR (PARANÁ, 2018), um projeto consiste em um esforço temporário para a elaboração de um produto e/ou serviço singular, porque tem início e fim, mobiliza recursos com prazos de duração e envolve custos com recursos humanos e materiais. Quanto maior a duração de um projeto, maiores serão os custos diretos e indiretos para se alcançar os objetivos.
Tratando-se de eventos, o projeto costuma ter curta duração, porque consiste no esboço das diferentes etapas capazes de viabilizar o evento e alcançar os objetivos pré-estabelecidos para ele. Assim sendo, para que se tenha melhor controle sobre as etapas desenvolvidas dentro do projeto, é interessante que elas sejam interdependentes e progressivas, com metodologias próprias. Por exemplo, enquanto a equipe de secretaria do evento cuida da agenda dos palestrantes e autoridades convidadas, a equipe de marketing pode adiantar o layout de programas, de convites, de kits promocionais e mandar confeccioná-los. Dessa maneira se ganha tempo e se permite que um panorama geral do evento seja enxergado por coordenadores e/ou diretores e controladores.
Disso tudo se pode deduzir que um projeto consiste no resumo analítico da ideia do evento, ou seja, consiste em se colocar no papel o esboço de tudo o que for necessário para que o evento aconteça, discriminando cada etapa como um conjunto de ações a serem executadas.
Da mesma maneira que em um projeto de pesquisa acadêmica, conforme Andrade (2013), um projeto de evento deve conter um título e subtítulo, se for o caso, ou seja, deve contemplar o nome do evento com sua identificação e assunto pertinente, por exemplo, o Seminário Paranaense de Alta Gastronomia. Além disso, deve ser elaborado um memorial sobre os eventos anteriores, que consiste em uma descrição sintética de todas as atividades (socioculturais, turísticas, técnicas etc.) relacionadas ao evento, com inventário dos benefícios trazidos por ele à comunidade onde foi realizado. Segundo o autor, ainda é importante que sejam estabelecidos o objetivo geral e os objetivos específicos para o evento, ou seja, o que se espera alcançar, de maneira mais ampla, com o evento, além das metas pretendidas de maneira mais exclusiva e específica. É relevante que o nome do promotor ou organizador do evento seja identificado no projeto, com local e data de realização prevista. Também é fundamental que as motivações do evento constem nas justificativas (sociocultural, político, econômico-financeiro, científico etc.) e se argumente sobre sua relevância para a comunidade envolvida, o lugar de realização, o que auxilia no angariar de recursos, inclusive os públicos em consonância com leis federais, estaduais e municipais de fomento.
A essa altura da elaboração do projeto de evento, espera-se que um briefing já tenha sido elaborado identificando o perfil, além do número estimado de participantes, com base nos eventos anteriores, considerando-se as médias estatísticas de participações, nunca o mínimo ou o máximo, para que os custos do evento não sejam impactados.
Cabe ainda à organização do evento indicar os assuntos-chave que serão abordados pelos participantes programando preliminarmente os grupos de discussão, as atividades que serão desenvolvidas por cada grupo e em quais locais do evento.
Por fim, ainda é preciso indicar os interessados na realização do evento, tais como patrocinadores e apoiadores; secretarias municipais de cultura, turismo e desporto; uma agência de turismo oficial escolhida para a efetivação dos serviços de recepção, traslado, tours e acolhimento dos participantes; companhia aérea parceira etc. Também é necessário que se aponte, no projeto, os recursos humanos e materiais fundamentais à execução do projeto, tanto em quantidade quanto em qualidade, para só então decidir os meios de divulgação que serão usados para promover o evento nos veículos impressos, eletrônicos e digitais.
Andrade (2013) considera que em um projeto de evento é importante que seja apresentado um orçamento prévio com o cálculo dos custos diretos e indiretos para a execução do projeto, incluindo despesas e receitas. O cálculo dos gastos deve considerar os valores mais altos encontrados no levantamento de custos além das receitas, que normalmente resultam do que foi arrecadado com as inscrições, patrocínios, permutas e vendas de produtos e/ou serviços a serem desenvolvidos durante o evento. Neste último caso, a estimativa deve ser feita pela média menor encontrada.
Andrade (2013) ainda defende a implantação de um cronograma financeiro básico no projeto de evento, no qual deverá constar uma previsão de desembolso dos recursos arrecadados para honrar os compromissos em todas as etapas do evento, do planejamento à execução, tomando-se o maior cuidado para que os prazos de saída de recursos sejam compatíveis com os de entrada, prevenindo-se imprevistos e evitando-se distorções.
Knolseisen (2018, on-line) considera que o estabelecimento dos objetivos de um evento é o primeiro grande passo para a estruturação de um projeto. A intenção é gerar lucros? Educar determinado público? Promover determinados produtos e/ou serviços para alavancar as vendas? Claro que, dependendo do tipo de evento, mais de um objetivo pode ser estabelecido. Se a intenção é gerar lucro, o ideal é que se venda o maior número possível de espaços nesse evento, além de contar com um time de vendedores de cotas de patrocínio e de elaboração de uma estratégia agressiva de vendas de ingressos. Se o objetivo for educar um público determinado, também é fundamental vender cotas de patrocínio e ingressos, porém é mais relevante encontrar palestrantes e painelistas de altíssimo nível e oferecer treinamento a eles.
Além de escrever tudo isso no projeto, Knolseisen (2018, on-line) aconselha que se peça um feedback sobre cada etapa do projeto para a equipe envolvida e, se possível, para quem já organizou eventos com objetivos semelhantes, porque isso pode oferecer informações importantes para melhorar o projeto. Em seguida, o autor acrescenta que definir o local, a data e o horário do evento depende de se conhecer, previamente, quem são os participantes, os convidados especiais, se eles terão agenda disponível para a ocasião. Feriados próximos podem atrapalhar, mas também podem ajudar na logística do evento. É relevante que se considere, para definir o local do evento, bons hotéis próximos ao local, facilidade no traslado entre o aeroporto (ou rodoviária) e os locais de hospedagem, além de priorizar os pontos de hospedagem mais próximos ao local do evento. É importante se perguntar se a cidade escolhida para o evento dispõe de pontos turísticos que ajudem a atrair o público. Se o evento tiver duração longa, há bons bares, lanchonetes e restaurantes onde os participantes poderão tomar suas refeições? Há um bom suporte de internet ou será preciso contratar um serviço específico para o evento? Se o público estimado for grande, é preciso que o tamanho do local do evento consiga acolher a todos com conforto e segurança para não gerar insatisfações. Para evitar a frustração de quem deixou para comprar ingressos na última hora e não conseguiu, algumas empresas de evento colocam telões do lado de fora dos auditórios para que as pessoas externas possam acompanhar o que for do interesse delas. Também é importante estimar o tempo de deslocamento de palestrantes, expositores, painelistas e público participante em geral até o lugar do evento. A atenção dos participantes tem limite de tempo, assim se torna mais produtivo para todos descansarem entre uma atividade e outra com um coffee break.
Knolseisen (2018, on-line) considera primordial no planejamento de um evento que sejam escolhidos bons palestrantes sobre os temas (que devem ser impactantes e de interesse do público-alvo), mas também é importante que tais palestrantes sejam bons apresentadores e/ou debatedores sobre o assunto. Sem isso, as pessoas perdem o interesse e o evento é esvaziado. Cabe ao organizador conhecer bem o público ao qual o cerimonialista irá se dirigir, pesquisar em profundidade sobre os palestrantes, atentar-se para o que dizem as redes sociais sobre eles (se têm posturas profissionais, se são pontuais, éticos etc.) e colocá-los em diálogo com os organizadores e/ou coordenadores do evento, ou ainda com os presidentes de cada mesa ou grupo de trabalho.
Knolseisen (2018, on-line) defende a contratação de um mestre de cerimônias (smart talk) para o evento, porque para cada tipo de evento existe um conjunto de regras, princípios e procedimentos que disciplinam a ordem, a elegância, o respeito, o bom gosto e dão tom solene à ocasião. Assim sendo, o cerimonialista (ou smart talk, o que tem expertise em falar) é a pessoa que conduzirá o evento com segurança, do início ao fim, por isso é necessário que esse profissional tenha voz firme, boa postura, excelente dicção, discrição, sobriedade, saiba improvisar e use roupas discretas. Esse profissional ainda deve ter em mãos a lista de convidados, deve conferir o som, orientar recepcionistas e garçons quanto à composição das mesas, conferir a sinalização de banheiros e saídas de emergência em caso de imprevistos, a localização da equipe de paramédicos à disposição e assim por diante.
Ainda de acordo com Knolseisen (2018, on-line), no projeto de evento deve ser incluso um cálculo estimando os gastos com a quantidade de comida a ser servida nos coffee breaks, a quantidade de cerveja ou chope no happy hour, além de se calcular a distância entre mesas e cadeiras, entre o telão e as primeiras fileiras da plateia; inclusive deve calcular a velocidade da internet no local, considerando-se o número de participantes potenciais etc. Para o cálculo de custos e previsão de gastos com alimentação em eventos é necessário ter vasta experiência para evitar transtornos com sobras ou falta de comida, no entanto, atualmente existem calculadoras gratuitas de cálculos para eventos (moblee tools) à disposição na internet e elas facilitam bastante a vida dos organizadores quanto aos custos e orçamentos. Cálculos de quantidades de comida, específicos para cada tipo de evento, serão abordados posteriormente.
Uma vez realizadas as etapas descritas na elaboração do projeto de evento, é importante que esse documento também registre as atribuições, ou a delegação de funções, para o gestor de eventos não centralizar tarefas e terminar exausto, sem concluí-las a contento e em tempo. Knolseisen (2018, on-line) orienta que o organizador do evento deve contar com um time de pessoas o ajudando desde o início dos trabalhos, dividindo as tarefas em comitês responsáveis:
Como se pode notar, o organizador, o coordenador geral e/ou diretor do evento precisará saber gerenciar várias equipes, motivando o engajamento de todos os colaboradores, então se espera que ele seja preparado para essa finalidade. Ainda é importante se assegurar de que foi expedido um alvará autorizando a realização do evento no lugar e no período escolhido para não incorrer em problemas burocráticos.
Outra importante etapa do projeto de evento consiste na confecção dos crachás de identificação. Knolseisen (2018, on-line) considera que os crachás são importantes ferramentas de comunicação em um evento, porque estabelecem uma plataforma de networking entre os participantes, e isso é significativo para os patrocinadores. Essa etapa do trabalho de projeto para planejar o evento compõe o plano de merchandising, plano de divulgação e plano promocional do evento. É nela que serão definidos as faixas e os letreiros de identificação dos locais, o kit de brindes (bonés, camisetas, chaveiros etc.), o plano de mídia (tabela de uso dos meios de comunicação eletrônicos, impressos e digitais que ajudarão a divulgar o evento, além da contratação dos serviços de relações públicas e assessoria de imprensa) e a promoção do evento (sorteios, distribuição de convites, amostras de produtos etc.).
Para Knolseisen (2018, on-line), a definição de valores em cada etapa de organização do projeto de eventos é primordial para que nada fuja ao orçamento previsto e torne o acontecimento inviável sob o aspecto econômico-financeiro. Todos os custos diretos e indiretos para que o evento aconteça devem ser colocados em uma planilha em que entradas e saídas sejam claras, além da realização de orçamentos em consonância com os preços praticados no mercado para cada item necessário ao evento. Embora existam softwares específicos de gestão financeira em abundância na internet ou planilhas organizacionais, como as elaboradas em Excel ou Access, para que a etapa financeira do evento conste de maneira transparente no projeto é preciso observar quem serão os patrocinadores e/ou apoiadores e ter a certeza de que o evento é compatível com os recursos arrecadados (de patrocínio, mas também com venda de ingressos ou convites), com os objetivos mercadológicos estabelecidos e o poder aquisitivo do público-alvo.
Se o evento tem como objetivo promover produtos e/ou serviços e alavancar as vendas dos mesmos, é natural que, além da divulgação, se inclua nas etapas de planejamento a venda de ingressos e, nesse sentido, um site deve ser elaborado e nele o público-alvo do evento deve ser capaz de compreender detalhadamente os acontecimentos menores dentro do evento (shows em palcos distintos, palestras em vários auditores, oficinas, workshops, palestras etc.) como um todo e comprar, com segurança e praticidade, os ingressos, já que evento algum se vende sozinho.
Para finalizar, os componentes de um projeto de eventos podem ser resumidos da seguinte forma:
1- Identificação do projeto
1.1- Título do evento
1.2- Tema central
1.3- Organização promotora
1.4- Equipe responsável
1.5- Período de realização
1.6- Local de realização
2- Objetivos
É a definição dos resultados a serem alcançados com a realização do evento. Devem ser construídas ferramentas para medir esses resultados e deixar as informações bem claras para os patrocinadores potenciais.
3- Justificativa
Deve argumentar os motivos pela escolha do projeto dando ênfase à relevância daquele tipo de evento para a cidade ou região, o impacto potencial no desenvolvimento econômico e sociocultural para o lugar etc. Também é importante constar dados sobre a sintonia entre o evento e os patrocinadores em termos de público, local, ferramentas de marketing e período de realização.
4- Determinação do público-alvo
Definição de quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidados a participar do evento. Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos.
5- Formato do evento
- Data.
- Local.
- Atividades.
- Programa.
6- Plano de merchandising
Deve relacionar todas as peças de merchandising (bonés, camisetas, chaveiros, todos com o logotipo ou logomarca do evento). Inclui as faixas, os letreiros, tudo o que servir para identificar os pontos na planta do local do evento.
7- Plano de divulgação
Consiste no plano de mídia (tabela de uso dos meios de comunicação impressos, eletrônicos e digitais) que abrange a contratação dos serviços de assessoria de imprensa e relações públicas.
8- Plano promocional
Abrange o conjunto de ações promocionais a serem realizadas antes, durante e após o encerramento do evento (sorteios, distribuição de convites, de amostras do produto etc.).
9- Previsão orçamentária
Detalha o fluxo de recursos econômico-financeiros das entradas com vendas de ingressos ou convites, além de patrocínios, e das saídas para pagar fornecedores, agências de viagem, mercadorias e serviços diversos essenciais à operacionalização do evento etc.
De acordo com o que foi estudado, um projeto de evento consiste em um resumo analítico da ideia do acontecimento, que deve ser colocada no papel, discriminando cada etapa e o conjunto de ações a serem executadas para que os objetivos pré-estabelecidos sejam alcançados. Sobre as etapas e o conjunto de ações para cada uma delas em projeto de evento, assinale a alternativa correta.
Fazem parte da identificação do evento pretendido em um projeto os crachás, os banners, os sites, os aplicativos, além do material impresso a ser distribuído para os órgãos de imprensa, parceiros e apoiadores, o que ajuda a criar uma identidade visual para o acontecimento.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois a identificação primeira em um projeto é o nome do evento, o assunto a que se refere, o lugar e a amplitude de realização, como o Seminário Paranaense de Alta Gastronomia.
A elaboração de um memorial sobre o evento, descrevendo sinteticamente todas as atividades pertinentes a ele, é desnecessária, porque na justificativa já constarão os impactos socioambientais, turísticos, técnico-científico causados na comunidade.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois o memorial é fundamental como inventário de edições anteriores do evento e ajuda a estabelecer objetivos e atrair patrocínios.
Embora seja fundamental que um projeto de evento conte com um orçamento prévio demonstrando os cálculos de custos diretos e indiretos para a realização demonstrando projeções despesas e receitas, não é relevante implantar um cronograma financeiro básico.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois a implantação de um cronograma financeiro onde devem ser registradas as entradas (com ingresso e patrocínio) e as saídas para o pagamento de pessoal e de fornecedores é importante para dar transparência à gestão do evento e facilita a prestação de contas ao final.
Secretarias de cultura de municípios, agências de turismo, redes de hotéis, companhias aéreas, empresas de transportes, de decoração, de alimentos e bebidas, veículos de imprensa etc. são patrocinadores e/ou apoiadores potenciais de eventos.
Correta: Em geral, eventos movimentam a economia do lugar onde são realizados porque atraem consumidores de produtos e serviços desse lugar, especialmente se esse tiver atrativos turísticos.
O estabelecimento de objetivos para um evento pode ser amplo ou geral, pois objetivos secundários podem confundir o público-potencial e de patrocinadores e apoiadores, além de possibilitar a fuga da proposta principal do evento.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois é importante que objetivos secundários sejam estabelecidos quando do esboço de um projeto, porque se a intenção do evento for gerar lucro, será preciso vender o maior número possível de ingressos e de espaços para expositores, painelistas etc. Mesmo se a intenção for educar o público-alvo, é importante vender cotas de patrocínio e ingressos, além de encontrar palestrantes e painelistas de alto nível.
Todo e qualquer manual de administração empresarial ou de eventos tem como consenso que a forma mais fácil de avaliar se determinado projeto é viável do ponto de vista econômico-financeiro é interpretar, com razoável grau de profundidade, os pontos fortes, os pontos fracos, as ameaças e as oportunidades identificadas na matriz SWOT (Strengts, Weakness, Opportunities and Threats) que, traduzida para o português, é melhor compreendida como matriz FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).
Essa matriz não se restringe apenas às empresas de produtos e serviços. Ela também é totalmente aplicável tratando-se de eventos técnico-científicos, socioculturais, educacionais, gastronômicos e assim por diante. De acordo com Hofrichter (2017, on-line), essa matriz ajuda a gerenciar uma empresa ou um projeto que determinada empresa quer executar a partir da compreensão do contexto de mercado em que se está inserida. Na verdade, essa matriz SWOT ou FOFA consiste em um infográfico que permite visualizar, de maneira relativamente fácil, a circunstância de mercado em que se quer lançar produtos e serviços mediante projetos previamente elaborados.
Matriz SWOT, ou FOFA, avalia a instituição e seus projetos do ponto de vista das forças, das fraquezas, das oportunidades e das ameaças internas e externas à organização.
Todo e qualquer plano de negócios (relacionados às empresas ou eventos planejados por elas) demanda a construção dessa matriz, que pode ser sintetizada da seguinte maneira:
O quadrante que se refere aos aspectos fortes do empreendimento (Strenghts) leva em consideração os seguintes questionamentos: quais atividades e processos são desempenhados com excelência na instituição? Quais são os melhores recursos disponíveis? Quais são os melhores produtos e/ou serviços da linha produzida pela organização? Qual é a maior vantagem competitiva do negócio ou evento planejado?
O quadrante pertinente aos pontos fracos (Weakness) considera as seguintes perguntas sobre aspectos internos à empresa ou ao projeto: a equipe de colaboradores está devidamente treinada e capacitada? As matérias-primas essenciais ao desenvolvimento de produtos são de qualidade? Os processos operacionais são confiáveis? A concorrência é conhecida em profundidade?
O quadrante sobre as oportunidades (Opportunities) diz respeito aos fatores externos que favorecem o negócio ou o evento planejado e envolve os seguintes questionamentos: existem políticas públicas de crédito ampliado que permitam alavancar as vendas dos produtos e/ou serviços em questão? Existem reduções, mesmo que temporárias, de impostos, que tragam benefícios ao projeto? Há algum evento cultural ou desportivo na região que possa ser aproveitado como evento parceiro ou funcionar como atrativo paralelo, atraindo ainda mais pessoas para o evento?
O quarto quadrante refere-se às ameaças (Threats) ou ao que pode comprometer o sucesso do projeto, por isso deve ser analisado com bastante cautela. Nessa etapa da análise, importam as seguintes questões: há novas políticas tributárias que possam afetar a margem de contribuição da carteira de produtos e/ou serviços da empresa, ou do projeto de evento? Existem variações cambiais que possam inviabilizar a importação de matérias primas? Há algum grande concorrente ingressando no mesmo mercado?
Hofrichter (2017, on-line) esclarece que a análise SWOT ou FOFA permite uma visão panorâmica do ambiente interno da empresa ou do projeto, tendo como “o outro lado do espelho” a situação do projeto ou do empreendimento sob a perspectiva externa. Assim sendo, quando se analisa o ambiente interno, a intenção é fortalecer os pontos fortes sem perder a consciência das fraquezas, elaborando estrategicamente ações para corrigi-las ou pelo menos diminuí-las. Quando se analisa o ambiente externo para identificar as oportunidades e as ameaças, deve-se ter a clareza de que os fatores externos ao projeto, à organização, não podem ser diretamente manipulados, mas nem por isso se deve deixar de monitorá-los no ambiente em que a empresa ou o projeto está inserido. Isso promove uma gestão proativa e tende a diminuir o impacto das incertezas do cenário sobre os resultados pretendidos.
No caso de eventos, é totalmente inviável colocar em funcionamento um projeto sem que antes se tenha conhecimento prévio sobre o assunto, se é de interesse de um público específico ou geral, se poderá atrair palestrantes relevantes, além de parceiros, apoiadores e patrocinadores. Mesmo que o objetivo geral do evento planejado seja educar determinado público-alvo (consumidores de produtos e serviços em alimentos e bebidas, por exemplo), o evento não pode causar prejuízo aos organizadores. Ou ele gera lucro, ou, no mínimo, pode empatar o que foi investido, e serve aos propósitos de ampliar o assunto debatido ou aperfeiçoar os produtos e/ou serviços promovidos em eventos posteriores.
Assim sendo, um estudo de viabilidade econômico-financeira serve para que se tenha a ideia concreta sobre se há recursos disponíveis para alavancar o projeto, além de elaborar projeções de retorno desse investimento de tempo, dinheiro, pessoas, máquinas, equipamentos e instalações. Sem capital inicial, sem previsão de receita (com a venda de ingressos, convites e espaços para a exposição de produtos e serviços em stands), sem previsão de gastos e de retorno dos investimentos, não há organização orçamentária para viabilizar o projeto.
Um estudo de viabilidade econômico-financeira nada mais é do que a avaliação se determinado projeto é viável ou não. Tal estudo consiste em uma ferramenta capaz de informar aos gestores interessados sobre a rentabilidade do projeto e o impacto dele sobre a organização e sua imagem no mercado.
Marques (2018, on-line) afirma que o objetivo dessa análise é prever ou antecipar os cenários otimistas e pessimistas de um projeto, por isso são realizadas análises de mercado; carteira de produtos e serviços da organização; receita, projeção de custos e investimentos; rentabilidade; concorrência e vantagens sobre a mesma; taxa de consumo dos clientes; taxa interna de retorno; fluxo de caixa; tendências do ramo de atuação; capital de giro da empresa; valor presente líquido; mão de obra demandada; taxa de retorno (payback); faturamento; dentre outras informações que devem ser sempre atualizadas no projeto, a partir da matriz SWOT (FOFA), como item obrigatório no plano de negócios da organização.
Existem diferenças entre estudo de viabilidade econômica e estudo de viabilidade financeira. Grosso modo, o estudo de viabilidade econômica leva em consideração o custo benefício de se implantar efetivamente determinado projeto. Por sua vez, o estudo de viabilidade financeira tem como objetivo estimar o quanto de investimento será necessário para se colocar o projeto em prática, ou seja, devem ser considerados os seguintes aspectos: o capital inicial requerido, a projeção de despesas, uma estimativa de receitas e rendimentos, o quanto os investidores deverão desembolsar. Essa análise deve ser aplicada a um projeto particular ou a um ramo do mercado de produtos e serviços, até mesmo a um grupo de projetos, e é de grande utilidade quando se inicia um negócio e se pretende atrair novos investidores. Assim sendo, a realização desse estudo observa os seguintes aspectos que devem constar no projeto:
Qualquer estimativa de receita a ser aferida com determinado evento parte do pressuposto de que investir dinheiro requer que se pense em fluxo de caixa. Se não houver uma projeção do montante de receitas geradas por um evento, não se pode iniciar um projeto, porque o investidor tem expectativas sobre o retorno do dinheiro dentro de determinado espaço de tempo. É a projeção de receitas que deve responder perguntas como:
Essas perguntas só serão respondidas adequadamente se o analista conhecer bem o segmento de mercado e considerar que, em alguns momentos, produtos e/ou serviços vendem mais ou vendem menos (sazonalidade).
Na realização de uma projeção de custos e orçamentos para determinado projeto de evento ou de lançamento de produtos e/ou serviços é importante que o gestor financeiro e sua equipe já venham analisando as receitas da organização durante determinado período. Esse olhar atento sobre as receitas permitirá calcular melhor o quanto de investimento será necessário para o projeto e seus custos operacionais. Basicamente aconselha-se que o comitê de finanças esteja atento aos seguintes itens:
Uma vez realizadas as projeções de receitas e estimados os custos e os investimentos necessários para executar o projeto, o comitê responsável pelas finanças do evento deve se manter atento a alguns indicadores que funcionarão como uma espécie de termômetro ao longo do estudo de viabilidade econômico financeira. Embora Marques (2018, on-line) tenha considerado inúmeros indicadores cujos conceitos econômicos e contábeis possam soar um tanto quanto numerosos e difíceis de assimilar pela sobrecarga de informações, ele chama atenção para os cinco mais relevantes, descritos a seguir.
Ao discorrer sobre promoção e captação de recursos para eventos, Zanella (2004, p. 169-173) afirma que apoio, patrocínio e parcerias interessam a muitas empresas, especialmente se o projeto esclarecer de maneira objetiva e direta as metas a serem atingidas e demonstrar, nas previsões orçamentárias, o tempo e as taxas de retorno do investimento realizado por patrocinadores e apoiadores do evento. Claro que não é apenas o retorno financeiro imediato que conta na decisão de uma empresa apoiar ou patrocinar um evento, porque no médio e no longo prazos eventos bem planejados podem não apenas projetar a imagem de marca da instituição no mercado, como também consolidá-la como líder no segmento em que atua.
Geralmente, patrocínios de eventos demandam elevados investimentos das empresas, porque, ao fazê-lo, elas terminam arcando com os custos de divulgação em diferentes mídias e plataformas, além de custos com alimentação, hospedagem e traslado de palestrantes, dentre outros. Evidente que, em contrapartida, a empresa terá sua imagem de marca vinculada diretamente ao evento em todos os momentos, o que a promove diretamente e pode auxiliar na consolidação da imagem de marca, por exemplo. Empresas que não dispõem de grandes recursos para patrocínio de eventos, podem oferecer seu apoio custeando a impressão de cartazes ou folders, injetando menos dinheiro, mas ainda assim mantêm sua imagem de marca associada ao evento. As parcerias acontecem quando empresas afins do ramo que promovem o evento oferecem serviços como contrapartida da participação de seu pessoal no evento interessado. Por exemplo: uma rede hoteleira pode firmar uma parceria com a organização de um grande evento gastronômico oferecendo hospedagem com traslado e café da manhã aos chefes que ministrarão palestras e oficinas em troca dos seus cozinheiros líderes participarem do evento.
Zanella (2004) acrescenta que patrocinar um evento pode abranger a participação de empresas parceiras de diversas maneiras, tal como oferecer destaque publicitário para elas em eventos socioculturais e desportivos, como na Copa do Mundo, nos Jogos Pan-Americanos ou Jogos Olímpicos, quando uma marca de tênis e roupas para desportistas pode investir recursos significativos no evento para ser destacada como “o tênis oficial” do evento, por exemplo. Algo parecido pode acontecer com eventos culturais e recreativos, como festivais, concertos musicais, palestras, conferências, feiras, exposições, mostras, peças teatrais etc.
Segundo Zanella (2004), empresas fornecedoras de matérias-primas, produtos, serviços, materiais administrativos, geralmente preferem patrocinar eventos grandiosos e com maior apelo popular, porém outras empresas se interessam mais em patrocinar eventos relacionados à cultura, voltados para um público mais seleto, como o de espetáculos teatrais, musicais, pinacoteca, exposições de arte, porque esse tipo de evento possui grande potencial e força perante o público com maior poder aquisitivo.
Zanella (2004) acrescenta que alguns patrocinadores optam por apoiar eventos por meio de material promocional, hospedagem, transporte para os convidados e participantes (conferencistas, músicos, artistas, estilistas, cozinheiros e chefs reconhecidos internacionalmente, como os que geralmente são convidados para festivais gastronômicos). Segundo esse autor, as formas mais tradicionais de apoio ou patrocínio são:
Zanella (2004) considera como benefícios obtidos pelos apoiadores a divulgação da logomarca da empresa na mídia especializada no evento; a divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa do evento; a promoção do patrocinador por cartazes de propaganda, faixas, mala direta, boletins, convites, press-releases (espécie de boletim com o resumo do que deverá ser enfatizado pela imprensa sobre determinado evento), painéis, murais publicitários, banners em sites ou aplicativos; a divulgação dos produtos e/ou serviços do patrocinador através de mailing list (espécie de lista de contatos de endereços eletrônicos e telefones de patrocinadores, apoiadores e convidados relacionados a um evento); a divulgação institucional do patrocinador em mídia impressa ou eletrônica; a inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento.
Geralmente, os organizadores dos eventos encaminham uma correspondência formal (impressa ou por meio de e-mail), com o logotipo do evento impresso, propondo cotas de patrocínio no evento, expondo os objetivos do mesmo, como a colaboração poderá ser efetivada e quais os retornos que o patrocinador poderá esperar caso aceite a proposta. Uma vez aceita a proposta de patrocínio, deve ser firmado um contrato de parceria que estabelece a responsabilidade da empresa promotora do evento e da entidade patrocinadora quanto aos aspectos operacionais, financeiros e jurídicos. Zanella (2004) esclarece que a responsabilidade da promotora reside fundamentalmente em atuar com eficiência e de maneira ampla para difundir a imagem da empresa patrocinadora dentro do evento proposto. Tudo o que for discriminado no contrato, deve ser acompanhado de perto pelos interessados, a quem caberão as decisões sobre se o material promocional está elaborado a contento e se os efeitos provocados por essa divulgação corresponderam ao esperado no contrato.
As maneiras de se promover e se captar recursos para eventos são múltiplas, variadas e podem ser elaboradas de maneira criativa, descontraída. É claro que eventos técnico-científicos, socioculturais, socioambientais ou que busquem promover produtos e/ou serviços (afinal, é difícil distingui-los e muito raramente um se apresenta separado do outro, especialmente no ramo de alimentos e bebidas) de interesse da maioria das pessoas atraem mais facilmente patrocinadores, especialmente mediante um projeto consistente, com objetivos bem claros. Em contrapartida, captar recursos para causas humanitárias ou projetos culturais mais eruditos (voltados para uma elite intelectual) pode não ser tão fácil assim.
Algumas instituições financeiras, desenvolvedoras de softwares (programas, aplicativos, sites), editoras de livros, redes de livrarias, instituições de ensino superiores privadas, costumam ter parte de sua verba promocional direcionada à produção de shows, concertos, óperas, balés, peças teatrais etc. Se determinado projeto cultural for relativamente ousado, mais intimista, ainda que voltado para um público mais seleto, tem maiores chances de patrocínio. Por exemplo, em 1992, a peça teatral Tamara (escrita por John Krizanc e dirigida por Roberto Lage com Celso Frateschi, Edith Siqueira e Cássio Scapin, esse último estreante àquela época) era encenada pelos cômodos de um casarão no bairro paulistano dos Campos Elísios, e a plateia era convidada a seguir os personagens durante o espetáculo, que retratava o encontro do poeta italiano Gabrielle D’Annunzio com a pintora polonesa Tamara Lempicka no palacete Il Vittoriale, onde morava o escritor. A determinada altura da peça era servido um jantar requintado, com vinhos importados, do qual participava a plateia (que desembolsava algo em torno de R$250,00 atuais pelo espetáculo e pela comida). Note que, nesse caso, o projeto manteve seu fluxo de caixa com a venda de ingressos, mas também pode ter conseguido recursos por meio de leis de incentivos à cultura e de empresas interessadas nesse tipo interativo de espetáculo; todavia, outra possibilidade de recurso pode ter sido a permuta com um buffet especializado em eventos que alugava pratos, talheres, enxoval de sala de jantar, equipamento e pessoal de cozinha, de serviço etc.
Além das fontes de recursos privadas que podem patrocinar eventos socioculturais e socioambientais, é importante destacar a existência de leis de fomento, quer sejam no âmbito federal (como a Rouanet e a do Audiovisual), quer sejam na esfera estadual ou municipal. Geralmente empresas que patrocinam eventos relacionados a causas humanitárias e educacionais desfrutam de incentivos fiscais para terem seus nomes e suas logomarcas associadas a eventos nessas áreas. Algumas prefeituras isentam empresas apoiadoras de eventos nesses segmentos de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) e do ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza). Outra forma de se captar recursos para eventos é a permuta, conforme o sugerido no exemplo da peça Tamara. Há empresas que não dispõem de verba específica para o patrocínio de eventos, mas conseguem participar como apoiadoras na base da permuta, como rede de hotéis de alto padrão que hospedam convidados especiais, como palestrantes, artistas, chefs famosos. Nesses casos, em troca, a empresa tem sua imagem de marca amplamente divulgada no material do evento, mediante banners em sites e aplicativos, nas chamadas em rádio e televisão etc.
Promover eventos requer basicamente as mesmas estratégias de se promover determinados produtos e/ou serviços, ou seja, é preciso que se definam as ferramentas de comunicação que serão utilizadas para divulgar o evento a partir da definição do público-alvo no briefing construído no pré-evento. Uma vez de posse desse documento, a equipe de marketing estabelecerá a intensidade, a penetrabilidade e a frequência das peças publicitárias elaboradas para diferentes veículos de comunicação e com a linguagem adequada para esse público-alvo.
Martins (2019, on-line) considera como intensidade publicitária ou propagandística a previsão do impacto que a peça criada irá gerar no público-alvo. Em algumas situações, panfletos entregues na rua podem depor contra a imagem do evento porque geralmente eles não são adequadamente descartados, promovendo desorganização e sujeira. Nesse tipo de circunstância, talvez o custo-benefício de um outdoor compense mais. Já a frequência com a qual a peça publicitária divulgadora do evento será exposta é outro importante aspecto da estratégia de marketing. Um evento divulgado à exaustão por meio de faixas, cartazes e panfletos pode repelir potenciais participantes, assim sendo, é importante se definir essa ação de maneira equilibrada, inteligente e criativa. Quanto à penetrabilidade da criação publicitária divulgadora do evento, depende exatamente de se a linguagem da peça criada consegue atingir especificamente o público-alvo de maneira objetiva e direta. Se o direcionamento for preciso, melhor será o foco e, por conseguinte, a penetrabilidade. Mensagens publicitárias com sentidos truncados ou duplos terminam distorcendo o foco, isso pode comprometer a divulgação do evento.
Para Martins (2019, on-line), uma estratégia de promoção de eventos deve estar afinada com o seu projeto, todavia é essencial que se verifique o custo-benefício do conjunto de ferramentas de marketing que será usado para essa finalidade, que pode combinar: propaganda nas redes sociais, no site ou no aplicativo do próprio evento, também em outros veículos de internet, na confecção de brindes e de kits promocionais, com a equipe de vendas de ingressos e/ou convites devidamente treinada, press-releases elaborados por assessores de imprensa ou relações públicas direcionados a jornais, revistas, rádio, televisão e assim por diante.
Segundo o site Moblee, considerando-se que a atual geração é bastante conectada à internet, a criação de um blog sobre o evento consiste em um recurso bastante interessante para gerar expectativa no público-alvo, educando as pessoas especificamente para participarem dele; o blog pode promover a interação entre a organização e essas pessoas interessadas e isso tudo poderá alavancar as inscrições. Em um blog (ou vlog, que é a variante do blog em vídeo), pode-se lançar mão dos seguintes recursos: guest posts (post como convidado em sites de empresas parceiras cujo público-alvo também possa se interessar pelo evento, não esquecendo o link para inscrições ao final de cada post), conteúdos em vários formatos (infográficos, vídeos, memes, apresentações em slides etc.), chamar atenção da grande mídia para o evento com posts direcionados a mais de um grande veículo, estabelecer parcerias com digital influencers, inserir links de patrocinadores no blog do evento, enviar newsletters com formulários de inscrição por e-mail etc.
Atualmente, o mercado de aplicativos para eventos é bastante importante nas estratégias de marketing e de promoção desses acontecimentos. Trata-se das chamadas ferramentas B2B (business-to-business), e muitas dessas empresas não só patrocinam eventos como organizam eventos próprios. Neste momento, em que a maioria do público jovem é extremamente conectada nas plataformas digitais, essas empresas propõem soluções tecnológicas que permitem aos organizadores agrupar, comunicar informações relevantes sobre a programação, o local, os palestrantes e esses aplicativos facilitam o networking entre os participantes, promovendo o engajamento (MUNHOZ; CERRI; RODRIGUES, on-line). Disponível em: https://www.moblee.com.br/aplicativo-de-eventos/. Acesso em: 12 mar. 2020.
“Uma boa refeição não se inicia no momento em que nos sentamos à mesa. Ela pode ser entendida como um sonho, em que as experiências vividas previamente ao momento da refeição constituem os restos diurnos que contribuem para a refeição em sua forma final. Portanto, ela é um condensado de estímulos afetivo-sensoriais que percorrem um trajeto, até que se possa chegar ao momento de degustá-la” (SAPOZNIK, 2008, p. 12).
De acordo com o conteúdo estudado, a forma ideal se de avaliar se determinado projeto de evento é viável econômica e financeiramente é elaborar uma matriz SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities and Threats), que traduzida para o português é caracterizada como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), especificamente para o evento ou analisar a que já estiver disponível no plano de negócio da empresa que pretende promover produtos e/ou serviços. Assinale a alternativa correta sobre esse conteúdo.
O Fator (Strengths ou Forças) da matriz se refere aos aspectos fortes do empreendimento e deve considerar as atividades e os processos que são executados pela equipe com excelência, os melhores recursos disponíveis da empresa, os melhores produtos e/ou serviços que são produzidos e quais as vantagens competitivas do evento.
Correta: Ao analisar os pontos fortes de um projeto, é essencial que se identifique o que a instituição oferece de melhor em termos de produtos e/ou serviços, quais seus diferenciais e como ela se relaciona com concorrentes reais e potenciais.
Os pontos fracos (Weakness) consideram que a equipe de colaboradores não está devidamente treinada e capacitada para executar suas funções, a qualidade da matéria-prima essencial usada no processo é duvidosa, os processos operacionais não são confiáveis e a concorrência é superior.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois a análise das fraquezas ou pontos críticos de um projeto não parte de uma perspectiva negativa ou pessimista, mas busca aperfeiçoar princípios, métodos, normas e procedimentos dos processos como um todo.
As oportunidades (Opportunities) da matriz SWOT, ou FOFA, só se preocupam com ocasionais eventos paralelos que possam atrapalhar o projeto ou que possam ser atraídos para o projeto como parceiros de divulgação e atração do público-alvo.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois além de se preocupar com eventos desportivos e culturais que possam ajudar a atrair pessoas para o evento, as oportunidades também se referem aos incentivos fiscais, tributários e de política monetária que possam diminuir o impacto dos custos do evento e aumentar as margens de retorno para todos os envolvidos.
As ameaças (Threats) não requerem tanta cautela quando de sua análise, porque no projeto do evento já deve haver prevenção contra políticas tributárias, fiscais, cambiais e monetárias que comprometem a margem de contribuição dos produtos e/ou serviços do evento.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois além de analisar aspectos tributários, fiscais, cambiais e monetários que possam inviabilizar, por exemplo, a importação de matérias-primas, é importante que se avalie se há algum grande concorrente entrando no mesmo mercado. Por exemplo: a realização do Lollapalooza paralela ao Rock In Rio seria falta de inteligência estratégica dos organizadores.
No todo, a análise da matriz SWOT, ou FOFA, permite avaliar o ambiente externo ao projeto ou à organização facilitando a identificação de seus pontos críticos para corrigi-los ou aperfeiçoá-los. Quanto aos aspectos internos, políticas tributárias, fiscais, cambiais e monetárias independem da empresa e do projeto.
Incorreta: A alternativa está incorreta, pois a análise conjunta dos ambientes interno e externo permite uma gestão proativa para o projeto e dá tempo da empresa elaborar estratégias que possam, no mínimo, diminuir o impacto das incertezas sobre os resultados pretendidos.
Editora: SENAC Nacional
Autor: Dolores Freixa e Guta Chaves
ISBN: 9788574582610
Nesta obra de fácil e agradável leitura, há informações sobre o percurso histórico da Gastronomia considerada como cultura de diferentes povos, já que a análise da cultura alimentar dos povos permite desvendar seus valores, suas crenças, suas práticas sociais, suas estruturas hierárquicas, além da maneira como se relacionam com o mundo à sua volta. As autoras narram os hábitos alimentares de grupos sociais distintos, tanto no Ocidente quanto no Oriente, da Pré-História até o século XXI, abrangendo o domínio da natureza pelos humanos, os métodos de cocção, os utensílios os usos e os costumes à mesa (da elite ou do povo como um todo), o surgimento dos restaurantes e da cozinha profissional.
Gênero: Suspense
Ano: 2018
Elenco principal: Drica Morais, Mariana Lima, Bruna Linzmeier, Chay Sued, Caco Ciocler, Fabiana Guglielmetti, Rodrigo Bolzan e Gustavo Machado
O filme da diretora brasileira Daniela Thomas narra a história da comemoração dos dez anos de casamento entre um jornalista poderoso e uma atriz famosa. Todo o enredo se passa na sala de jantar da anfitriã, único cenário do filme, onde o caráter perverso de várias das personagens conduz à trama para uma verdadeira lavagem de roupa suja, usando de recursos tais como a teatralidade, o incômodo, a humilhação, os golpes baixos, à maneira do dramaturgo americano Tennessee Williams (Um Bonde Chamado Desejo). Trata-se de uma crítica social à elite intelectual que chama atenção para a arrogância e para a grosseria intermediadas por mesa farta de boa comida e bebida.
