Assessoria Executiva e Organização de Eventos
O secretário, no desempenho da assessoria, exerce um papel de autonomia frente a decisões e elaborações de planejamento executivo, assumindo o perfil de gestão e liderança. A gestão de eventos é uma ferramenta de divulgação e visibilidade de serviços e produtos, sendo, portanto, uma das habilidades e competências do profissional de secretariado.
Apresentaremos, nesta unidade, conhecimentos sobre planejamento, as atividades do pré-evento e do pós-evento, as peculiaridades de cada tipologia e a prática de eventos.
A gestão de eventos envolve o processo de planejamento, bem como a operacionalização, o acompanhamento e a avaliação do evento, sendo uma ferramenta utilizada por empresas para agregar valores, divulgar produtos e serviços e estreitar relações e atualizações do segmento de mercado. Primeiramente, vamos estudar o conceito de eventos, no item a seguir.
Organizar eventos é uma habilidade que o secretário precisa ter. Por isso, os conhecimentos necessários para a realização de um evento são imprescindíveis, uma vez que os eventos proporcionam uma melhor interação entre a sociedade e os clientes, proporcionando maior visibilidade da imagem da empresa. Bond e Oliveira (2012, p. 52) reforçam:
O evento é uma estratégia de comunicação, denominada dirigida aproximativa, que permite aproximar os diversos públicos. Nele, são estabelecidas relações pessoais diretas entre a empresa ou instituição e seu público ou um segmento de público.
Na visão das autoras, o evento é uma estratégia de comunicação, ou seja, é uma forma de divulgação do produto da empresa; portanto, necessita-se de conhecimento sobre marketing.
Na gestão de marketing de eventos, é necessário:
Freiberger (on-line), comenta:
Em seu sentido mais amplo, a palavra evento envolve pessoas tanto na sua organização e preparação quanto na participação propriamente dita. É uma forma efetiva de integração de ideias, conceitos, conhecimentos e também de promover produtos e serviços das organizações.
Dentre os conceitos de eventos, destaca-se, ainda, a visão ampla de Melo Neto (apud BOND; OLIVEIRA, 2012, p. 65), com a afirmação de que eventos
[...] possibilitam a expansão da vida social e pública e levam os indivíduos a experienciarem conjuntamente variadas emoções; contribuem para o senso crítico; proporcionam o aproveitamento de pontos de vista; promovem o aumento da sensibilidade; estimulam a vida social; funcionam como novas áreas experimentais, em que são lançadas novas oportunidades de criação e recriação de temas.
Especificamente na área empresarial, os eventos têm o objetivo de lançar novidades e criar novas oportunidades de negócios. Os eventos são motivacionais e, dessa forma, estimulam a produtividade no trabalho, pois seus efeitos são renovadores e potencializadores da qualidade do trabalho em uma empresa, além de proporcionarem um melhor relacionamento interpessoal.
Afirmam Santos, Chehade e Rocha (2010, p. 5):
Neste ponto percebe-se a importância de se ter um profissional capacitado para realizá-lo (o evento) do começo ao fim, que este compreenda o trabalho a ser realizado e que saiba percorrer todas as fases de sua execução, ou seja, desde o pré-evento até o pós-evento, de maneira correta e com o devido planejamento, essencial para qualquer empreendimento.
A realização de um evento exige do profissional uma demanda de tempo e habilidade, bem como a capacidade de assumir responsabilidades. Portanto, o planejamento é o instrumento eficaz para o sucesso do evento. Nesse âmbito, Bond e Oliveira (2012, p. 82), apresentam as falhas mais graves do secretário:
Assim, a organização de eventos é de extrema importância e, por isso, é uma das exigências do mercado. A figura a seguir demonstra as várias habilidades e competências do profissional do secretariado.
Finalizaremos este tópico com uma definição que sintetiza tudo o que foi explanado para a compreensão do conceito de eventos. Temos, então, evento como:
[...] um acontecimento organizado com objetivos institucionais, comunitários ou profissionais. No âmbito da comunicação e/ou marketing, evento é um instrumento institucional e/ou promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem das organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia (DANTAS et al., 2017, p. 11).
Bond e Oliveira (2012) consideram, ainda, os eventos exclusivos na área de secretariado: programas de visita, inaugurações, palestras, conferências, outorgas de títulos, congressos, encontros, convenções e exposições. Vamos identificar, a seguir, cada um desses itens.
Os eventos são classificados em modalidades diversas. Abordaremos os eventos realizados com mais frequência pelos profissionais de secretariado.
A importância do evento de programa de visita é relatada por Bond e Oliveira (2012, p. 54) ao afirmarem que “a imagem e o conceito da instituição são determinados pelo modo como se recebe os visitantes, uma vez que o público que aguarda atendimento se mostra como o mais atento aos assuntos da empresa”.
[...] é um evento de caráter expositivo e educativo, no qual haverá a presença de um palestrante que irá expor um determinado assunto. Ao final, os participantes poderão elaborar perguntas sobre o assunto tratado. Quando acontecem várias palestras, este evento denomina-se ciclo de palestras (FREIBERGER, on-line).
[...] apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas. Mais formal do que a palestra, exige a presença de um presidente de mesa, que fará a apresentação do conferencista. As perguntas deverão ser feitas ao final do evento (DANTAS et al., 2017, p. 5).
Sobre congresso, Freiberger (on-line) conceitua:
é um evento que acontece geralmente dentro de uma classe profissional distinta (médicos, enfermeiros, secretários, etc.), cuja finalidade é discutir temas propostos pela classe. Dependendo da complexidade do tema e do número de participantes, o evento pode ser realizado em vários dias.
O graduando e o profissional devem estar sempre se atualizando, participando de diversos eventos, para fins de aprimoramento e interação com outros profissionais, trazendo a educação continuada para sua área. Acesse, no link a seguir, um site sobre eventos na área de secretariado: <https//coins.com.br>. Acesso em: 15 jul. 2019.
Fonte: Elaborado pela autora.
Geralmente de cunho empresarial; tem por objetivo a transmissão de ideias a respeito de um tema específico, exemplo: troca de experiências a respeito de vendas. É uma oportunidade para a empresa transmitir motivação para os funcionários (FREIBERGER, on-line).
Destacam-se, ainda, eventos como: debate, mesa-redonda, workshop, painel, seminário, audiência, posse, debate, jornada, mesa-redonda, colóquio e outros.
Em relação à área de interesse, os eventos podem ser classificados em:
Artísticos: relacionados a qualquer manifestação de arte ligada à música, pintura, poesia, literatura e outras. O lançamento de um livro, um recital de piano, são exemplos desse tipo de evento.
Científicos: tratam de assuntos referentes às ciências naturais e biológicas, por exemplo, medicina, botânica e outras.
Cívicos: são os relacionados a comemorações que dizem respeito à história de um povo. Exemplos: Parada de 07 de setembro, a simulação da morte de Tiradentes, dentre outras.
Comerciais: são os solicitados por empresas com o objetivo de promover o lançamento de um produto, ou de aumentar as vendas, ou de inaugurar um novo local, ou simplesmente de chamar a atenção do público para os serviços prestados por esta ou aquela empresa.
Culturais: ressaltam os aspectos de determinada cultura, para conhecimento geral ou promocional.
Desportivos: são eventos que podem ser de ordem local, municipal, regional, nacional e até internacional. Exemplos característicos são as Olimpíadas, a Copa do Mundo, os Jogos Pan-americanos, e todas as modalidades de eventos que envolvam assuntos pertinentes ao desporto (FREIBERGER, on-line).
Nos eventos artísticos, destacam-se as artes em geral; os eventos culturais são relativos à cultura específica de determinada região; os eventos científicos trazem reflexões sobre assuntos da atualidade relacionados a descobertas e pesquisas; os eventos cívicos evidenciam datas históricas; os eventos comerciais servem para lançar os produtos de determinada empresa; e os eventos desportivos relacionam-se ao esporte propriamente dito.
Destacam-se, também, os eventos folclóricos, de lazer, promocionais, religiosos, sociais e turísticos.
Folclóricos: são os eventos relacionados a acontecimentos que dizem respeito a traços da cultura de um povo. Um exemplo típico são as festas juninas, nas quais acontece a simulação de um casamento entre pessoas que vivem no ambiente rural, o que propicia aos participantes não somente a convivência social, mas, sobretudo, a oportunidade de saborear as bebidas, os doces e os salgados provenientes do meio rural, bem como as músicas e as vestimentas típicas.
De lazer: são aqueles eventos que proporcionam entretenimento aos participantes. Parques de diversões são exemplos bem característicos.
Promocionais: promovem um produto, pessoa, entidade ou governo, quer seja promoção de imagem ou apoio ao marketing.
Religiosos: eventos cujos objetivos são promover os valores morais e religiosos; integrar as pessoas adeptas dessa religião; chamar a atenção para adesão de novos fiéis; inaugurar um local como igreja, sinagoga, templo etc.
Sociais: os casamentos são exemplos, pois, além das questões sociais, há também os aspectos legais envolvidos, como os padrinhos que servem de testemunhas do ato jurídico.
Turísticos: exploram os recursos naturais e turísticos de uma região ou país, por meio de viagens de conhecimento profissional ou não (FREIBERGER, on-line).
Esses eventos são destinados a entretenimento e cultura em geral, porém, todos eles podem fazer parte como complementos de eventos de negócios.
As revistas científicas são ricas fontes de informações, por permitirem uma atualização da área e a divulgação de experiências Leia o exemplo contido no link a seguir: <www.revistagesec.org.br/secretariado>. Acesso em: 11 jul. 2019.
Fonte: Elaborado pela autora.
Os eventos são classificados em modalidades diversas e possuem definições variadas. Nesse sentido, a organização de eventos é de extrema importância, sendo, por isso, uma das exigências do mercado. Conforme as definições de eventos apresentadas, assinale, a seguir, a alternativa correta:
Em seu sentido restrito, a palavra evento envolve pessoas tanto em sua organização e preparação quanto em sua participação propriamente dita. É uma forma efetiva de integração de ideias, conceitos, conhecimentos e também de promover produtos e serviços das organizações.
Incorreta. Os eventos integram as pessoas envolvidas; por isso, a equipe precisa estar unida. Dentre os objetivos, está a divulgação de produtos e serviços. Esse conceito apresenta-se em sentido amplo, e não restrito.
O evento é uma estratégia de comunicação; por isso, deve ser realizado pelo profissional da área de marketing, excluindo-se, assim, dos conhecimentos exigidos do profissional de secretariado.
Incorreta. O profissional de secretariado deve ter conhecimentos sobre planejamento de eventos. Ainda que seja contratada uma empresa específica para a organização do evento, o secretário deve realizar o acompanhamento dessa organização.
O evento não é uma estratégia de comunicação, denominada dirigida aproximativa, que permite aproximar os diversos públicos. Nele, são estabelecidas relações pessoais diretas entre a empresa ou instituição e seu público ou um segmento de público.
Incorreta. O evento tem o objetivo de proporcionar o estreitamento das relações entre a empresa e seu público, sendo uma estratégia de comunicação.
Os eventos possibilitam a expansão da vida social e pública, levando os indivíduos a experienciarem, conjuntamente, variadas emoções. Eventos contribuem para o senso crítico, proporcionam o aproveitamento de pontos de vista, promovem o aumento da sensibilidade, estimulam a vida social e funcionam como novas áreas experimentais, em que são lançadas novas oportunidades de criação e recriação de temas.
Correta: Os eventos proporcionam novas oportunidades, uma vez que propiciam a interação entre as empresas e a sociedade.
O evento é um acontecimento não planejado, podendo ser de diversas tipos; dentre eles: palestras, congressos, convenções, exposições e outros.
Incorreta. Os eventos são planejados, e cada tipo tem suas peculiaridades.
O planejamento é uma ferramenta primordial para o sucesso de um evento e de tudo que se pretende realizar. Assim, convém apresentar os pontos para a elaboração de um planejamento estratégico.
Para um desenvolvimento do planejamento estratégico, devem constar os seguintes pontos: missão; visão; valores; metas e objetivos; análise da situação; parceiros no evento; identificação de estratégias alternativas; avaliação e seleção de estratégia; desenvolvimento de planos operacionais e controles; e avaliação do evento e feedback.
Na etapa do planejamento, de acordo com Freiberger e Oliveira (2012, p. 46), o empreendedor deve estar atento a princípios básicos, tais como:
1. Definir o objetivo: o que se pretende com o evento; o porquê dessa realização; quais os resultados que se pretende obter com a realização do evento.
2. Definir uma data: procurando não coincidir com outros eventos importantes, para garantir a participação do público.
3. Elaborar diretrizes: quais subsídios serão utilizados para a obtenção dos resultados esperados.
4. Coletar informações: sobre o público-alvo, possíveis patrocinadores etc.
5. Levantar planilhas: de viabilidade econômica e estrutural de todo o evento, quais estratégias serão implantadas na obtenção dos objetivos.
6. Avaliar: os recursos físicos e humanos que serão necessários.
7. Implantação: desde a aprovação do projeto até seu término.
8. Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento.
9. Orçamento previsto: quanto será necessário para cada aspecto em particular, tais como: brindes, coffee-break, almoço etc.
10. Avaliação: como será feita a avaliação do evento em sua totalidade.
No caso do profissional de secretariado, é necessário ter conhecimentos sobre a elaboração de projetos de eventos, a qual precisa ser feita com antecedência. De acordo com Freiberger (on-line),
[...] para que um evento tenha sucesso e os objetivos propostos sejam alcançados, certas medidas são estritamente necessárias. A organização, o planejamento e a execução requerem do organizador um perfil característico para o desenvolvimento dessa atividade tão importante, tanto para a organização quanto para a sociedade de modo geral, especialmente nos dias atuais.
Para saber mais sobre uma trajetória de sucesso, leia a entrevista com o Secretário da Associação dos Secretários e Secretárias de Estado de São Paulo. Na entrevista, o secretário conta sua história de vida e a trajetória para o sucesso profissional, apresentando as oportunidades da carreira de secretário, o perfil deste no mercado e as oportunidades que um evento pode proporcionar. Disponível em: <https://bit.ly/2XRRWbj>. Acesso em: 11 jul. 2019.
Fonte: Elaborado pela autora.
Os eventos independentemente do tipo, do tamanho e do objetivo, são constituídos de três fases distintas: pré-evento, evento e pós-evento.
A) Pré-evento
O pré-evento refere-se ao planejamento das realizações futuras do evento e deve ser operacional. Nessa etapa, elabora-se, de forma detalhada, o plano de ação, a fim de que sejam atingidos os objetivos. No evento, será colocado em prática o que for planejado.
Na fase de pré-evento, algumas ações se configuram como imprescindíveis para o sucesso do evento. Dessa forma, de nada adianta realizar um eficiente planejamento, de acordo com os procedimentos vistos na unidade anterior, se não existir um cuidado especial com a comunicação e o marketing do evento.
Na fase do planejamento, é imprescindível que seja definida a estratégia de comunicação, ao se determinar e adequar os tipos de mensagens que serão utilizados, sempre pensando em conscientizar, sensibilizar, informar e motivar o público-alvo, receptor da mensagem. Assim, deve sempre existir um elo com a mensagem, de acordo com o objetivo do evento.
Ressalta-se que, no ato da escolha do meio de comunicação a ser utilizado, como fontes transmissoras das mensagens, é necessário, primeiramente, traçar um perfil do público-alvo; e, posteriormente, deve ser feita a escolha do meio e do veículo publicitário específicos, de forma que haja uma adequação ao perfil do público do evento.
Dentre os pontos cruciais de um evento, a divulgação na mídia é fundamental para o sucesso. Tendo em vista toda a amplitude de meios de comunicação existentes, Matias (2007, p. 122) cita os meios de comunicação mais utilizados na área de eventos; dentre eles:
a) Jornais, revistas, rádios e TV: podem ser utilizados de duas formas: assessoria de imprensa ou inserção de anúncios sobre o evento.
b) Cartazes: recurso muito utilizado e bastante funcional, desde que seja atraente e criativo.
c) Folhetos: são entregues diretamente para os interessados e devem ser bastante objetivos.
d) Mala direta: ou mailing list, trata-se de uma forma de comunicação muito dirigida, devendo ser entregue para um público selecionado.
e) Diálogo: usado para programa de visitas ou em telemarketing. Para tanto, deve ser criado um diálogo padrão que possibilite a transmissão de mensagens claras e objetivas e fácil avaliação de respostas.
f) Painéis, outdoors e backlights: são de grande importância pela sua abrangência coletiva, principalmente, quando o público-alvo é a comunidade como um todo ou uma fatia dela.
g) Internet: canal de informações do final da década 90, a internet é uma forte aliada no processo de comunicação de um evento. A criação de uma homepage para proceder inscrições e reservas é um canal facilitador.
Além dos meios citados anteriormente, na área de eventos, ainda, podem ser utilizados outros meios, segundo o que Matias (2007, p. 123) classifica como:
Parajet (ou paramotor): carrega uma faixa contendo informações divulgando shows, propagandas publicitárias, promoções etc. para atingir pessoas próximas à orla marítima.
Dirigível: serve para consolidar a marca do evento, pois não permite maiores dados.
Rede de TV (interna) ou serviço de alto falantes: são excelentes alternativas na divulgação de eventos de interesse do público em geral, como shows com bandas famosas.
Bike-door: mesmo sistema utilizado no busdoor, só que também pode ser colocado na parte frontal.
Man-door: trabalho de divulgação de uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega balões ou faixas. Utilizado para propagandas do comércio.
Os meios destacados são oportunos no processo de divulgação de um evento, ao passo que é imprescindível que exista um planejamento e que ocorra simultaneidade e sucessão no ato da escolha do meio de comunicação sucessão.
Sobre o pré-evento, destacam-se alguns pontos importantes, descritos a seguir.
1. Quando da contratação de uma empresa de eventos, observa-se a idoneidade, a tradição no mercado e a área de atuação. Lembre-se de que a contratação de uma empresa requer o acompanhamento do profissional da empresa contratante.
2. Estrutura administrativa e recursos técnicos.
3. Espaço físico.
4. Confirmação de convidados.
5. Documentação oficial.
6. Empresa contratada para divulgação do evento.
7. Logística adequada à quantidade de participantes.
8. Hospedagem, alimentação e entretenimento.
9. Capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos, infraestrutura etc.
10. Localização: cidade escolhida como local do evento, transportes disponíveis.
11. Eventos paralelos e serviços auxiliares.
12. Atrações turísticas.
13. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento.
14. Contratação, coordenação e controle dos fornecedores.
15. Elaboração da logística e infraestruturas necessárias.
16. Seleção, treinamento e contratação de mão de obra.
17. Definição e contratação de palestrantes, apoio e patrocinadores (MARTIN, 2003).
Diversos são os elementos que requerem atenção e cuidado na etapa do planejamento para a realização de um evento, sendo que tudo deve ser controlado com muita eficiência e eficácia. Ao se fazer referência a esse controle, cita-se um relevante instrumento, que é o checklist.
Segundo Matias (2007, p. 137), checklist “é uma forma de acompanhamento que deve orientar o organizador do evento para que todas as providências sejam devidamente efetivadas nas distintas fases de planejamento do evento: pré-evento, realização do evento, e pós-evento”.
O checklist corresponde a um documento que reúne todas as providências e ações que precisam ser realizadas para o acontecimento do evento. Esse documento pode ser apresentado de diversas formas, com várias aparências, sendo organizado por ordem alfabética, de acordo com os grupos de atividades a serem desenvolvidas, por setores de organização, por circunstâncias específicas etc.
Segundo Matias (2007), há vários tipos de modelos de checklist, sendo que cada um é utilizado em uma fase específica do evento (nas fases pré-evento e pós-evento).
B) Evento
Nessa fase ocorre tudo o que foi planejado. Realiza-se a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
C) Pós-evento
O pós-evento consiste no cumprimento do planejamento e da análise em todos os aspectos do evento. É necessário que todos os momentos do evento sejam registrados (fotos e informações) em uma pasta física e digital, a fim de se construir a história e preservar a memória da empresa.
Conforme citado anteriormente, o checklist é imprescindível para controlar e verificar o planejado. No que se refere ao checklist na fase do pós-evento, Matias (2007, p. 133) considera:
Após a realização do evento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes. Isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.
Para que a fase do pós-evento se torne efetiva, faz-se necessária a utilização de alguns instrumentos que, no decorrer do evento, já foram utilizados, como: checklist; apresentação dos relatórios periódicos das atividades; elaboração das atas das reuniões; uso dos formulários de avaliação dos participantes; preparação dos noticiários; apresentação dos relatórios da área financeira; dentre outros.
Segundo Matias (2007), faz-se necessário que se realizem a apresentação do balanço financeiro final e a prestação de contas, de forma que sejam evidenciados os balancetes administrativo e demonstrativo de todas as providências tomadas. As pendências que venham a surgir a respeito das instalações, dos materiais, dos recursos humanos ou dos equipamentos utilizados devem ser sanadas. Todo o material que venha a sobrar deve ser devolvido à empresa que promoveu o evento, e deve-se, também, desmontar todas as instalações armadas para o evento, bem como realizar o transporte dos equipamentos e dos materiais ao seu local de origem.
Como etapa final, deve-se realizar a análise e a avaliação, de forma que se pense no aprimoramento da organização na realização de um evento futuro. Assim, orienta-se que, de maneira periódica e contínua, sejam realizadas reuniões com toda a equipe envolvida, para a avaliação das atividades. Deve-se determinar um cronograma, estabelecendo-se tarefas e responsabilidades a serem realizadas, sempre com o foco em cumprir os prazos com responsabilidade.
É imprescindível a avaliação do evento, que deve ser realizada no dia de encerramento deste. A avaliação, por meio da pontuação estabelecida por aqueles que responderem ao questionário avaliativo, deverá ser usada, somente, na fase do pós-evento, como um instrumento de aferição no que se refere a avaliar se os objetivos foram atingidos, as principais melhorias, o que deve ser mantido etc. Essa é a fase de se aplicar um plano de sugestões e melhorias.
A logística se faz presente em todas as etapas do planejamento do evento até sua etapa final. Ao se considerar o contexto da área administrativa, inclui-se a logística, fazendo referência ao planejamento, à operação e ao controle do fluxo de mercadorias, dos materiais e dos serviços, sempre de forma sistêmica. Segundo Freiberg e Oliveira (2012, p. 71), “a utilização da logística em eventos tem como principal objetivo a organização e realização de eventos com qualidade, tanto para os organizadores quanto para os participantes”.
Diversas são as vantagens que a logística proporciona, quando aplicada corretamente, durante o processo de preparação do evento. A logística deve ser empregada desde os processos de compra, recebimento e armazenamento, bem como no ato de separação dos diversos materiais que serão utilizados, na identificação dos espaços físicos, na distribuição de pastas, de crachás e com materiais, em geral, que são imprescindíveis para que o evento ocorra.
Também, devem ser feitas referências aos materiais de apoio logístico, os quais são imprescindíveis para a realização do evento, como as bandeiras, os mastros e as ponteiras; a corda divisória de ambiente; a fita de inauguração; os jornais diários; o livro de presença etc.
Não se pode deixar de mencionar a respeito da infraestrutura relativa ao apoio externo, principalmente quando se refere a um megaevento. Inclui-se, no contexto interno do apoio operacional, o funcionamento do apoio externo no aeroporto, no hotel, durante o translado e durante a realização da programação cultural, social e turística.
A seguir, apresentam-se algumas orientações no que se refere ao apoio logístico nos locais citados anteriormente, destacando-se as principais atividades que deverão ser realizadas.
No aeroporto, a organização do evento deve montar instalações especiais que estejam à disposição das recepcionistas, para que elas possam, de maneira cordial, receber os convidados e participantes, exercer auxílio no desembarque das bagagens, fazer a indicação do veículo que fará o transporte dos convidados até o local do evento, ser aptas e capazes de transmitir informações a respeito da cidade, bem como do evento, e, ainda, resolver quaisquer tipos de imprevistos que venham a surgir.
Aconselha-se que o recepcionista possa desenvolver com eficiência suas atividades. Alguns procedimentos devem ser providenciados e organizados com antecedência, dentre eles: a lista dos convidados que participarão do evento; e a planilha dos voos que são aguardados.
O recepcionista deve usar um crachá de identificação com o seu nome e o nome do evento, além de providenciar placas de identificação com os nomes dos convidados, possuir um telefone celular para facilitar a comunicação, dispor de verba, caso surja alguma eventualidade, dispor de um checklist de hotéis, no qual devem constar nomes, endereços e telefones dos lugares onde ficarão os hospedados, os convidados e os participantes.
Ademais, é necessário que o recepcionista disponha de materiais publicitários impressos, com informações sobre o evento, e de informações de emergência e de utilidade pública, como números de pronto-socorro, da polícia, dos bombeiros, de farmácias, de pontos de táxi, de restaurantes e lanchonetes. É interessante, também, que o profissional tenha em mãos informações turísticas e mapa da cidade, bem como endereço e telefone do local do evento e o nome e o telefone de contato dos organizadores do evento.
Quanto à infraestrutura do hotel que hospedará os participantes, os convidados e as autoridades participantes do evento, deve-se manter um posto de informação devidamente identificado, dispondo de um recepcionista, que terá a responsabilidade de recepcionar os visitantes, realizar o alojamento das pessoas, de acordo com as reservas solicitadas, providenciar a logística de envio das bagagens até os quartos, resolver qualquer imprevisto que venha a surgir, informar a respeito das saídas, no que se refere às programações culturais e turísticas, dentre outras atividades.
No que se refere à programação cultural e artística que deverá acontecer durante o evento, já havendo sido planejada no pré-evento, os recepcionistas devem ser preparados para exercerem um tratamento cordial e educado para com todos os participantes. Ademais, os recepcionistas devem possuir um conhecimento geral a respeito de toda a programação cultural, dominar o itinerário a ser percorrido, focando nos pontos turísticos, exercer a coordenação dos horários de chegada e saída das atividades da programação e informar aos participantes a respeito do número de identificação do seu ônibus.
Vale destacar que o recepcionista do evento deve tratar a todos com cordialidade, educação e simpatia, sempre sendo ético e sem envolver-se, pessoalmente, com nenhum participante. Caso seja necessário que o recepcionista acompanhe algum participante em uma alguma loja ou em programações noturnas, isso deve, sempre, ser feito de modo neutro e imparcial, sem envolvimento direto.
Por fim, em relação à infraestrutura dos serviços de transporte, na maioria das vezes, encontram-se diversos ônibus, que operam o serviço de traslado. Ressalta-se que os responsáveis pela logística de transporte apresentam a responsabilidade de elaborarem a programação diária no que se refere aos itinerários que deverão ser realizados, determinando a escala dos recepcionistas e dispondo de ferramentas de comunicação com os rádios.
No exercício dessa função, os recepcionistas devem estar devidamente uniformizados e identificados com o crachá do evento. É preciso: realizar o processo de credenciamento dos participantes; possuir o mailing com o telefone, o endereço e o nome do contato da empresa prestadora de serviço; dispor de um celular; possuir conhecimento e materiais de primeiros socorros, caso ocorra algum acidente ou alguém tenha algum mal-estar; e que haja facilidade, caso seja necessário providenciar veículos fora do esquema da programação, se houver algum imprevisto.
É importante que o profissional de secretariado tenha conhecimento sobre as fases do evento (pré-evento, evento e pós-evento), para que possa elaborar o planejamento de maneira eficaz. Sobre as fases do evento, marque, a seguir, a alternativa correta:
O pós-evento consiste no planejamento de todos os aspectos anteriores ao evento.
Incorreta. O pós-evento consiste no cumprimento do planejamento e na análise em todos os aspectos do evento.
O pré-evento refere-se ao planejamento das realizações futuras do evento, devendo ser operacional. Nessa etapa, deve ser elaborado, de forma detalhada, o plano de ação para atingir os objetivos. No evento, será colocado em prática o que foi planejado.
Correta: O pré-evento é fator decisivo para o sucesso do evento e compreende toda a programação relacionada a recursos humanos, materiais e financeiros necessários para a operacionalização e o cumprimento dos objetivos.
Na fase do pós-evento, é definida a estratégia de comunicação, para determinar e adequar os meios e os tipos de mensagens que serão utilizados, sempre pensando em conscientizar, sensibilizar, informar e motivar o público-alvo receptor da mensagem, ao passo que deve sempre existir um elo entre a mensagem e o objetivo do evento
Incorreta. A estratégia de marketing é realizada no pré-evento, o qual relaciona as formas e as mídias de divulgação que serão usadas no evento.
Na fase do pré-evento ocorre tudo o que foi planejado. Realiza-se a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
Incorreta. A operacionalização do atendimento ao público-alvo está relacionada ao acontecimento do evento, na fase do pré-evento, ou seja, trata-se do planejamento.
No pré-evento, devem ser realizadas a análise e a avaliação, de forma que se pense no aprimoramento da organização para a realização de um evento futuro.
Incorreta. A análise e a avaliação são realizadas no pós-evento. O objetivo é avaliar, para trazer propostas de melhoria para eventos futuros.
A administração orçamentária é parte principal do planejamento de um evento, na qual serão viabilizados e administrados os recursos financeiros previstos.
Ressalta-se que os recursos financeiros de um determinado evento podem ser definidos ao se fazer uso dos aspectos da previsão e da organização do evento, bem como no ato de controle das entradas e das saídas de recurso, os quais apresentam várias fontes de procedência, sendo essas fontes preexistentes ou derivadas de levantamento dos custos.
Em relação às fontes preexistentes, englobam-se as diversas despesas com os materiais e serviços que serão necessárias para a ocorrência do evento, como taxas de inscrição, despesas com materiais promocionais e de merchandising, bonés, camisetas, calendário, chaveiros, cinzeiros, doações que sejam oriundas de pessoas jurídicas, patrocínios e auxílios governamentais nas esferas federal, estadual e municipal.
É fundamental que seja realizado um levantamento de todos os custos que envolvem a realização do evento, como custos da locação do local do evento, dos equipamentos que serão utilizados, dos materiais de apoio, da recepção, das hospedagens, das correspondências, de sites, de locomoção dos convidados, do mestre de cerimônias, dos tradutores, de alimentação, de publicidade etc.
Aconselha-se a realização de um checklist, o qual deve conter, obrigatoriamente, a descrição de todos os gastos. No término, deve ser apresentado o valor total referente ao que é necessário para que o evento possa ser realizado, ao passo que é viável que sejam feitos, no mínimo, três orçamentos referentes a cada item, sendo indispensável a realização de uma pesquisa mercadológica, sempre se preocupando com a qualidade do serviço e dos produtos.
Nesse momento, faz-se necessária, também, a atuação do secretário, que possui a responsabilidade em prestar todo o apoio administrativo ao evento, por meio da montagem de toda uma infraestrutura no local, com o intuito de apoiar, direta ou indiretamente, a realização do evento.
Nesse setor, devem permanecer os recepcionistas (devidamente orientados por um coordenador), os quais devem ser aptos e capazes de: recepcionar os participantes, os convidados e as autoridades; atender aos participantes, fornecendo informações necessárias; exercer o atendimento ao plenário e às salas, preparar os materiais impressos que serão utilizados no decorrer do evento; supervisionar os serviços a serem oferecidos aos participantes; realizar novas inscrições; entregar o material, no ato do credenciamento; fornecer informações em geral; realizar a entrega dos certificados; dentre outras atividades.
Deve-se ressaltar a relevância dos serviços de recepção. Segundo Matias (2007, p. 140), “o serviço de recepção de um evento é considerado o cartão de visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento”.
Em qualquer situação, sempre deve-se transparecer ao participante entusiasmo e alegria, pois isso faz com que este se sinta confortável e motivado a participar do evento.
Em relação à infraestrutura do evento, ressalta-se que algumas salas não podem faltar no ambiente, sendo eles: a sala VIP, as salas das comissões técnicas e sala de apoio operacional.
A administração orçamentária é parte principal do planejamento de um evento, pois nela serão viabilizados e administrados os recursos financeiros previstos. Sobre o orçamento dos eventos, assinale, a seguir, a alternativa correta:
Em relação ao levantamento dos custos, estes não envolvem todos os custos para a realização do evento, como custos da locação do local do evento, dos equipamentos que serão utilizados, dos materiais de apoio, da recepção, de hospedagens, de correspondências, de sites, de locomoção dos convidados, do mestre de cerimônias, dos tradutores, da alimentação, da publicidade etc.
Incorreta. O levantamento de custos para a realização de eventos é primordial para a eficaz operacionalização do planejamento, e envolve todos os custos para a realização do evento.
Dentre a função de cada setor em um evento, a da recepção, que é o cartão de visita do evento, vai desde receber e dar informações no início até acompanhar todo o evento.
Correta: Nesse setor, devem permanecer os recepcionistas (devidamente orientados por um coordenador), os quais devem ser aptos e capazes de: recepcionar os participantes, os convidados e as autoridades; atender aos participantes; fornecer informações necessárias; exercer o atendimento ao plenário e às salas; preparar os materiais impressos, que serão utilizados no decorrer do evento; supervisionar os serviços a serem oferecidos aos participantes; realizar novas inscrições; entregar o material no ato do credenciamento; fornecer informações em geral; realizar a entrega dos certificados; dentre outras atividades.
O checklist é importante e deve conter, obrigatoriamente, a descrição de todos os gastos. No término do evento, deve ser apresentado o valor total dos gastos. O checklist é utilizado somente no pré-evento.
Incorreta. O checklist é utilizado, também, no pós-evento, para a checagem dos gastos descritos e apresentados.
Os recursos financeiros de um determinado evento não podem ser definidos diante da previsão da organização e, também, no ato de controle das entradas e saídas dos recursos, os quais apresentam várias fontes de procedência, sendo elas as fontes preexistentes e de levantamento dos custos.
Incorreta. Os levantamentos de dados e a previsão orçamentária são aspectos realizados juntamente com o organizador do evento.
Em relação à infraestrutura do evento, ressalta-se que algumas salas são opcionais no ambiente, sendo elas: a sala VIP, as salas das comissões técnicas e sala de apoio operacional.
Incorreta. Para uma melhor organização do evento, todos os ambientes devem estar sinalizados, demonstrando a logística, como salas para cursos, exposição de painéis, dentre outros.
A prática de eventos exige qualificações peculiares do profissional. Nesse aspecto, destacam-se alguns dos conhecimentos do organizador de eventos, a saber:
Técnicas administrativas para planejamento de curto, médio ou longo prazo, para traçar estratégia e elaborar regulamentos e procedimentos operacionais.
Habilidade de negociação e administração de contratos, acordos e parcerias.
Legislação e código de ética da categoria.
Regras de protocolo, cerimonial e etiqueta social.
Aspectos e impactos de sustentabilidade (ambientais, socioculturais e econômicos).
Criação e utilização de planilhas eletrônicas.
Elaboração de cronogramas.
Organização e priorização de tarefas (DANTAS et al., 2017, p. 20).
Em relação à prática de organização de eventos, é importante enfatizar que a empresa pode optar por uma contratação externa para realização do evento. Entretanto, a contratação exige que o profissional da empresa (no caso, o secretário), forneça as informações necessárias para que a organização do evento ocorra de acordo com as expectativas e o objetivo almejados. Nesse sentido, são expostas vantagens, no caso de organização externa:
Maior velocidade na organização dos eventos, uma vez que será desenvolvido por uma equipe especializada, experiente e conhecedora dos vários fornecedores e serviços que serão necessários.
Maior eficiência de custos, uma vez que empresas especializadas geram volume com vários serviços, ganhando maior poder de negociação com fornecedores.
As empresas do ramo desenvolvem pesquisas e planejamentos específicos para a execução de qualquer evento, possuindo, inclusive, experiência de organização de eventos em qualquer região, Estado ou País.
O fato de se contratar serviço de terceiros somente quando se tem a certeza da participação no evento faz com que haja maior flexibilização no que se refere aos custos, apenas existentes quando da sua real necessidade. Em momentos de crise financeira e de pausas em participações em eventos, não há a geração de custos com estrutura (FREIBERGER, on-line).
Alguns eventos são realizados pela própria empresa, e o secretário tem papel preponderante relacionado ao auxílio e ao planejamento do evento. Assim, Freiberger e Oliveira (2012, p. 59), comentam sobre as vantagens, no caso de utilização de estrutura interna:
Maior personalização na organização dos eventos, já que serão desenvolvidos por profissionais aculturados pela convivência dentro da empresa.
Maior capacidade de operacionalização das atividades que envolvam mais de um departamento.
Maior padronização entre os vários eventos. O fato de uma mesma estrutura interna da empresa, conhecedora da cultura e dos anseios e desejos tanto de consumidores quanto de seu corpo de diretores, realizar todos os eventos faz com que estes tenham maior padronização entre si, isto é, tenham a mesma identidade.
Menor dependência. Quando se fecha contrato com uma empresa de fora, adquire-se certa dependência com relação ao trabalho desenvolvido por esta. Como costuma ser um contrato de risco, muitas empresas preferem confiar em seus profissionais e não transferir uma responsabilidade tão grande à empresa terceirizada que, mesmo quando conhecida, poderá passar por dificuldades e, consequentemente, comprometer todo o trabalho.
Valorização do profissional da própria instituição e, portanto, da imagem institucional dela. Quando o evento obtém sucesso, é muito mais interessante para a empresa atribuí-lo à eficiência de seus colaboradores e, portanto, a sua capacidade em contratar os melhores profissionais do mercado, do que ter de reconhecer um trabalho executado por uma empresa de fora.
Ainda na etapa do pré-evento, ressalta-se um processo de grande relevância, que é a contratação de serviços. Apesar de existir a alternativa de o evento ser realizado por meio da utilização de recursos intrínsecos à empresa, deve-se considerar que diversos serviços deverão ser contratados para a realização do evento.
Nesse sentido, Matias (2007, p. 124) afirma que
a contratação dos serviços profissionais para um evento deve ser realizada após uma criteriosa seleção, isto é, com apresentação de referências pessoais e profissionais, documento de identificação endereço e telefone comprovados. Tudo o que for acordado deve ser assegurado, mediante um contrato de prestação de serviços específico para esse fim.
No que se refere à prestação de alguns dos serviços mencionados anteriormente, Matias (2007) apresenta as seguintes considerações, quando ressalta os principais tipos de prestação de serviços:
Observa-se que a prática de eventos exige muita dedicação e empenho, a fim de que o evento seja realizado de maneira harmônica e segura. O saber elaborar um planejamento é a ação principal para a realização de eventos e o cumprimento de objetivos.
Atribui-se, também, ao organizador todas as responsabilidades decorrentes do evento, a qualquer tempo, relativas ao seu planejamento, execução e operação. Assim, “como se pode deduzir, a responsabilidade do organizador é muito grande e transcende o próprio evento” (GIACAGLIA, 2006, p. 183).
Fonte: Adaptado de Giacaglia (2006).
O organizador de eventos deve possuir várias habilidades em seu perfil. Em relação às características do organizador de eventos, marque, a seguir, a alternativa correta:
As técnicas administrativas são irrelevantes para planejamento de curto, médio ou longo prazo, bem como para traçar estratégia e elaborar regulamentos e procedimentos operacionais.
Incorreta. As técnicas administrativas são de extrema importância para a execução do planejamento, sendo uma das características essenciais para o organizador de eventos.
O organizador de eventos precisa ter competências e habilidades para a realização do evento, bem como se preocupar com os demais aspectos comportamentais.
Correta: O código de ética deve ser aplicado em qualquer atividade que se desenvolva, inclusive, na realização de eventos. O código de ética é aplicado nas relações interpessoais, especialmente em eventos, no que se refere ao tratamento com cortesia, respeito e igualdade.
São necessárias habilidades de negociação, e não de administração de contratos, acordos e parcerias.
Incorreta. É importante que o organizador tenha bom relacionamento com clientes internos e externos, para realizar negociações e contratos temporários e para a viabilização do evento.
Em relação às características, o organizador deve conhecer as regras de protocolo, cerimonial e etiqueta social, além de ter conhecimentos sobre sonoplastia.
Incorreta. Esses conhecimentos são essenciais para a realização do evento. Entretanto, a sonoplastia é um serviço que deve ser contratado por especialistas. Compete ao profissional que organiza eventos tomar as providências necessárias para o bom desenvolvimento. Para isso, é necessário ter conhecimentos técnicos e de planejamento. Entretanto, deve-se prover um bom sonoplasta, porque não há obrigatoriedade em ter conhecimentos sobre sonoplastia.
É preciso organização e priorização de tarefas, sem administração do tempo.
Incorreta. A organização é uma característica fundamental do organizador de eventos, que deve saber o que priorizar, diante da quantidade de tarefas, e administrar o tempo. A administração de tempo é uma característica fundamental para o organizador de eventos, a fim de que seja possível cumprir com o planejamento e a programação.
Nome do livro: Manual prático de eventos
Editora: Campus
Autor: Vanessa Martin
ISBN:9788535281453
Uma obra completa sobre a organização de eventos. O livro apresenta aspectos conceituais e diretrizes para a realização de eventos, de forma eficiente e eficaz, sendo direcionado para empresas e outros segmentos do mercado. A obra traz exemplos de cases, além de depoimentos.
