Assessoria Executiva e Organização de Eventos
O secretariado deve ter conhecimentos sobre os diversos tipos de correspondência. Dessa forma, analise as afirmativas a seguir, no que se refere à redação de documentos.
I- Correspondência oficial utilizada por autoridades para tratar de assuntos de serviços ou de interesse da administração.
II- Com estrutura específica, esse documento deve, de início, ser enumerado em ordem sequencial, com sigla do órgão expedidor e a data.
III- Na exposição do assunto, os parágrafos devem ser numerados, com exceção do primeiro e do último.
IV- Utiliza-se, no fecho, a palavra “Atenciosamente” (ou “Respeitosamente”), seguida de assinatura e do cargo do emitente.
Que tipo de documento está sendo contextualizado pelas afirmativas anteriores?
Requerimento.
Incorreta: O requerimento está relacionado a uma solicitação de algo, um pedido a ser analisado, direcionado a um departamento ou a um setor.
Ofício.
Correta: Todas as características são pertinentes ao documento “ofício”. Os ofícios são os documentos mais produzidos e recebidos em empresas.
Ata.
Incorreta: A ata é uma descrição detalhada de uma reunião. Esses documentos descrevem o resultado de reuniões, com as falas dos participantes e as decisões oriundas das deliberações.
Parecer.
Incorreta: O parecer diz respeito à emissão de análise de documento, ou seja, consiste em uma análise mediante critérios preestabelecidos para a tomada de decisão do parecer.
Portaria.
Incorreta: A portaria traz decisões deliberadas por gestores de uma empresa acerca de orientações a serem cumpridas e que devem ser publicizadas.
Ao longo dos anos, o profissional de secretariado vem, cada vez mais, aprimorando seu perfil. Nesse contexto, considere as afirmativas a seguir sobre as características do secretário:
I. Autônomo e proativo.
II. Propriedade da empresa; porém, prestando serviços de ordem particular às chefias.
III. É membro integrante e atuante na organização.
IV. Assume postura de cogestor.
V. Deve se ater às atribuições inerentes à função secretarial, deixando a gestão do escritório única e exclusivamente para as chefias.
É correto o que se afirma em:
II, III e V, apenas.
Incorreta: Apesar de a afirmativa III estar correta, as afirmativas II e V não estão. A afirmativa II traz que o secretário é propriedade da empresa, o que está errado, pois o secretário é funcionário atuante e presta serviços à empresa, e não particulares. A gestão de escritório, trazida na afirmativa V, não pertence apenas à chefia, mas também ao secretário, que deve agir como cogestor.
I, III e IV, apenas.
Correta: O perfil do secretário evoluiu, e hoje esse profissional é autônomo, pode trabalhar independentemente, é membro integrante e atuante na organização e é preparado para assumir a função de cogestor. Ademais, o secretário deve ter um olhar de cuidados para com as atividades desenvolvidas e um bom relacionamento interpessoal.
IV e V, apenas.
Incorreta: Apesar de a afirmativa IV estar correta, a afirmativa V não está. A gestão de escritório não é responsabilidade apenas da chefia mas também do secretário, que deve agir como cogestor.
I, II e IV, apenas.
Incorreta: Apesar de as afirmativas I e IV estarem corretas, a II não está. A afirmativa II traz que o secretário é propriedade da empresa, o que está errado, pois o secretário é funcionário atuante e presta serviços à empresa, e não particulares.
Todas as afirmações são verdadeiras.
Incorreta: As afirmativas I, III e IV são verdadeiras. O perfil do secretário evoluiu, e hoje esse funcionário é autônomo, pode trabalhar independentemente, é membro integrante e atuante na organização e é preparado para assumir a função de cogestor. Ademais, o secretário deve ter um olhar de cuidados para com atividades desenvolvidas e um bom relacionamento interpessoal.
Não é prudente falar de atendimento eficiente a clientes (internos ou externos) sem falarmos da capacidade individual de cada um, no saber avaliar e aceitar as próprias dificuldades no que tange às técnicas laborais. Deve-se, no entanto, buscar sanar tais dificuldades no bem-atender, por meio de informações adicionais sobre a empresa, como sobre seus produtos ou serviços. Dentro desse contexto, é correto afirmar que, quando falamos da dificuldade das técnicas laborais, estamos falando de:
saber envolver o cliente no assunto, mesmo quando faltam argumentos convincentes.
Incorreta: Para envolver o cliente, são necessários argumentos sólidos. A argumentação é a base para o convencimento.
buscar autoconsciência e agir a partir da análise e do reconhecimento dela, com vista ao aprendizado necessário das técnicas de atendimento.
Correta: Esses são fatores essenciais para o exercício do profissional de secretariado, que deve agir com empatia e ética, aliadas às técnicas de atendimento.
saber pesquisar sozinho sobre tais técnicas.
Incorreta: O trabalho deve ser realizado em equipe, uma vez que o resultado depende do empenho de cada um, para que todos sejam beneficiados.
ter consciência das próprias falhas durante o atendimento e, apenas, repensá-las.
Incorreta: é preciso que o atendente tenha consciência de suas falhas e que mude de atitude frente a elas, reconhecendo-as e tendo humildade para aceitar o que precisa ser aprimorado.
contar com o envolvimento de alguns colegas durante o atendimento ao cliente.
Incorreta: No processo de atendimento ao cliente, o envolvimento deve ser de todos os setores , pois o cliente observa a empresa como um todo.
Nos dias de hoje, diante da necessidade de se manter e estreitar relacionamentos entre clientes, bem como a necessidade de atualização na área, as viagens são uma realidade constante na vida dos empresários e dos chefes. Nesse âmbito, o secretário, como assessor, deve providenciar:
seguro viagem; verificação do clima do local de destino, para orientar sobre as roupas adequadas; cartão de crédito; compra de moeda estrangeira; hotel; locadora; restaurante; e traslado.
Correta: Todos esses aspectos são da competência do assessor executivo e devem ser providenciados com antecedência e precaução.
seguro viagem; verificação do clima do local de destino, para orientar sobre as roupas adequadas; cartão de crédito; e compra de moeda estrangeira. A decisão sobre o restaurante deve uma escolha pessoal.
Incorreta: Dentre as atribuições do secretário relacionadas a viagens, o profissional deve pesquisar os restaurantes mais próximos, de acordo com a preferência gastronômica do chefe.
seguro viagem; verificação do clima do local de destino, para orientar sobre as roupas adequadas; cartão de crédito; e compra de moeda estrangeira. Entretanto, os bilhetes de viagens são da responsabilidade do chefe.
Incorreta: Em viagens de negócios, o secretário, na função de assessoramento, realiza a compra dos bilhetes das passagens da ida e do retorno.
seguro viagem; verificação do clima do local de destino, para orientar sobre as roupas adequadas; cartão de crédito; compra de moeda estrangeira; e indicação de boates.
Incorreta: As atribuições de assessoramento do secretário incluem aspectos para proporcionar o bem-estar e a segurança da viagem; por isso, boates não estão no checklist do funcionário de secretariado.
seguro viagem; verificação do clima do local de destino, para orientar sobre as roupas adequadas; compra de moeda estrangeira; hotel; locadora; restaurante; e traslado. A verificação de cartões de crédito não está inserida nas atribuições da organização de viagens, por se tratar de algo muito pessoal.
Incorreta: Diante das providências para a realização de viagens, o cartão de crédito, pessoal ou corporativo, deve ser lembrado pelo secretário, a fim de que o chefe se certifique do limite, especialmente no caso de uma viagem internacional.
As noções de arquivística são de extrema importância para o desempenho eficiente das atividades de secretariado, “[...] para o suporte técnico que um secretário pode oferecer a uma área específica de atendimento ao executivo” (BOND; OLIVEIRA, 2012, p. 123). Dessa forma, assinale, a seguir, a alternativa correspondente ao conceito de arquivo.
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Incorreta: Um arquivo consiste em documentos não apenas recebidos, mas também produzidos.
Arquivo é um conjunto de documentos necessários para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Incorreta: Os documentos que geram os arquivos constituem-se dos documentos produzidos e recebidos na empresa.
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Correta: Os documentos produzidos e recebidos se efetivam a partir do momento em que são divulgados, cumprindo com o objetivo de informar, bem como com as missões de conservação, recuperação da informação e resgate da memória da empresa.
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos, documentos esses necessários para o cumprimento da missão predefinida, exclusivamente, de uma determinada entidade coletiva.
Incorreta: Os arquivos consistem em um conjunto de documentos direcionados não apenas à empresa, mas também a uma família, e não apenas de entidades coletivas.
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Incorreta: Os arquivos se criam a partir dos documentos não apenas recebidos, mas também produzidos.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) vem ganhando espaço em empresas com uma necessidade primordial para a guarda, a preservação e o compartilhamento de informações. Sobre a GED, marque, a seguir, a opção correta:
A sigla GED foi criada nos Estados Unidos, com o objetivo de gerenciar documentos em formato digital.
Incorreta. GED é uma sigla criada no Brasil, o que demonstra que o tratamento da documentação e da informação está sendo mais valorizado das empresas.
A sigla GED foi criada no Brasil e representa uma ampla área da informática que trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizações.
Correta: A sigla GED foi criada no Brasil, o que demonstra que a documentação tem sido valorizada nas empresas e no âmbito governamental.
A sigla GED foi criada no Brasil e representa uma área restrita da informática.
Incorreta. A GED representa uma área abrangente da informática, uma vez que a digitalização de documentos é realizada com recursos da informática.
GED é uma sigla criada no Brasil cujo conceito trata de todo o gerenciamento de documentos, exceto em formato digital, dentro das organizações.
Incorreta. A GED gerencia documentos, especialmente, em formato digital
A GED tem por finalidade gerenciar documentos da empresa em formato digital, de acordo com a análise do chefe.
Incorreta. A finalidade da GED é gerenciar a documentação em formato digital, de acordo com a análise conjunta de chefe e secretário. Pode-se, ainda, consultar a tabela de temporalidade dos documentos da empresa.
Os eventos são classificados em modalidades diversas e possuem definições variadas. Nesse sentido, a organização de eventos é de extrema importância, sendo, por isso, uma das exigências do mercado. Conforme as definições de eventos apresentadas, assinale, a seguir, a alternativa correta:
Em seu sentido restrito, a palavra evento envolve pessoas tanto em sua organização e preparação quanto em sua participação propriamente dita. É uma forma efetiva de integração de ideias, conceitos, conhecimentos e também de promover produtos e serviços das organizações.
Incorreta. Os eventos integram as pessoas envolvidas; por isso, a equipe precisa estar unida. Dentre os objetivos, está a divulgação de produtos e serviços. Esse conceito apresenta-se em sentido amplo, e não restrito.
O evento é uma estratégia de comunicação; por isso, deve ser realizado pelo profissional da área de marketing, excluindo-se, assim, dos conhecimentos exigidos do profissional de secretariado.
Incorreta. O profissional de secretariado deve ter conhecimentos sobre planejamento de eventos. Ainda que seja contratada uma empresa específica para a organização do evento, o secretário deve realizar o acompanhamento dessa organização.
O evento não é uma estratégia de comunicação, denominada dirigida aproximativa, que permite aproximar os diversos públicos. Nele, são estabelecidas relações pessoais diretas entre a empresa ou instituição e seu público ou um segmento de público.
Incorreta. O evento tem o objetivo de proporcionar o estreitamento das relações entre a empresa e seu público, sendo uma estratégia de comunicação.
Os eventos possibilitam a expansão da vida social e pública, levando os indivíduos a experienciarem, conjuntamente, variadas emoções. Eventos contribuem para o senso crítico, proporcionam o aproveitamento de pontos de vista, promovem o aumento da sensibilidade, estimulam a vida social e funcionam como novas áreas experimentais, em que são lançadas novas oportunidades de criação e recriação de temas.
Correta: Os eventos proporcionam novas oportunidades, uma vez que propiciam a interação entre as empresas e a sociedade.
O evento é um acontecimento não planejado, podendo ser de diversas tipos; dentre eles: palestras, congressos, convenções, exposições e outros.
Incorreta. Os eventos são planejados, e cada tipo tem suas peculiaridades.