Assessoria Executiva e Organização de Eventos
Esta unidade aborda sobre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que no Brasil é representada pelo Centro Nacional da Gestão de Informação (CENADEM), com a disseminação de novas tecnologias de informação e documentação. No decorrer da unidade, serão apresentados vantagens e desvantagens, benefícios e características, além de metodologias para a implantação da GED. Veremos, ainda, sobre digitalização de documentos e microfilmagem e sobre gerenciamento dos documentos digitais.
No âmbito da profissão de secretário, esperamos contribuir de maneira ampla para os conhecimentos que são necessários para a atuação profissional, diante das exigências do mercado de trabalho.
O gerenciamento eletrônico é uma tecnologia considerada viável para os documentos de uma instituição, abrangendo desde a criação até o descarte de documentos eletrônicos, possibilitando segurança e controle físico dos documentos.
A gestão eletrônica de documentos (ou gerenciamento eletrônico de documentos) surgiu nos Estados Unidos, nos anos 2000. No Brasil, teve as primeiras iniciativas no Poder Executivo Federal, mas limitado no que tange às tecnologias da informação.
O Centro Nacional da Gestão da Informação (CENADEM) iniciou suas atividades em 1976, trabalhando com micrografia, com o objetivo de “disseminar as novas tecnologias da informação e documentação, realizando pesquisas, projetos e implantando o gerenciamento eletrônico de documentos em todo o Brasil” (CAIRO, 2013, p. 17).
No entendimento de Cairo (2013, p. 18) a GED é usada como uma solução para gerir informação e documentos, visando “armazenar e disponibilizar toda massa documental, em qualquer formato ou suporte. Essa tecnologia oferece ferramentas para o gerenciamento e acesso às informações disponíveis tanto em papel como em meio eletrônico”.
O gerenciamento eletrônico de documentos analisa o ciclo de vida destes. Uma vez que os documentos são classificados como permanentes, eles devem ser arquivados e preservados com os recursos da informática, por meio de hardware e software específicos.
A respeito do gerenciamento eletrônico de documentos, Lopes (2004, on-line) descreve algumas vantagens:
a) Interação com outros sistemas, como correio eletrônico, sistemas de gestão e manutenção.
b) Possibilidade de maior disseminação da informação, dinamizando análise de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos.
c) Redução de custos provenientes da duplicidade, da reprografia e do extravio de documentos.
d) Rapidez no envio da informação ao usuário final.
e) Agilidade no atendimento e na padronização do cadastramento e de informações.
f) Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e pesquisas.
g) Redução de tempo no acesso a documentos, redução de áreas físicas e móveis para arquivamento.
Portanto, a redução de espaço físico (diminuindo o volume de documento, a acessibilidade do documento em rede, bem como proporcionando rapidez no acesso à informação) evita o extravio e a falsificação de documentos, sendo um aspecto de grandes benefícios para as empresas.
O secretário executivo pode atuar em diversos segmentos de mercado. O artigo indicado a seguir, O Secretário Executivo e o Controle e Gerenciamento dos documentos acadêmicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí, de Adriana Lopes e Rosemary Mendes Farias, aborda sobre a capacitação do profissional no gerenciamento de documentos eletrônicos da instituição acadêmica. Vale a pena a leitura! Acesse: <http://bit.ly/2JP9Hzw>. Acesso em: 09 jul. 2019.
Fonte: Elaborado pela autora.
Conforme pode ser observado, as desvantagens da GED são relacionadas a custos altos, uma vez que os equipamentos precisam ser adequados aos tipos de suportes tecnológicos. Ademais, uma gestão eletrônica de documentos requer constante atualização de sistemas, profissionais capacitados e os aspectos legais necessários à digitalização dos documentos.
Oportunamente, Pena e Silva (2008) falam sobre a existência de uma metodologia que auxilia os profissionais na implantação da GED. As etapas de tal metodologia estão descritas a seguir.
Quadro 3.1 - Metodologia para implantação da GED
Fonte: Adaptado de Santos et al. (2017).
Não se deve ter em mente que a GED trabalha somente com documentos que já nascem em formato eletrônico. Muito pelo contrário! A grande demanda de documentos em formato analógico (papel e microfilme) que carece de conversão para o formato digital é, provavelmente, uma das maiores atribuições dos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.
Fonte: Adaptado de Cairo (2013, p. 19).
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) vem ganhando espaço em empresas com uma necessidade primordial para a guarda, a preservação e o compartilhamento de informações. Sobre a GED, marque, a seguir, a opção correta:
A sigla GED foi criada nos Estados Unidos, com o objetivo de gerenciar documentos em formato digital.
Incorreta. GED é uma sigla criada no Brasil, o que demonstra que o tratamento da documentação e da informação está sendo mais valorizado das empresas.
A sigla GED foi criada no Brasil e representa uma ampla área da informática que trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizações.
Correta: A sigla GED foi criada no Brasil, o que demonstra que a documentação tem sido valorizada nas empresas e no âmbito governamental.
A sigla GED foi criada no Brasil e representa uma área restrita da informática.
Incorreta. A GED representa uma área abrangente da informática, uma vez que a digitalização de documentos é realizada com recursos da informática.
GED é uma sigla criada no Brasil cujo conceito trata de todo o gerenciamento de documentos, exceto em formato digital, dentro das organizações.
Incorreta. A GED gerencia documentos, especialmente, em formato digital
A GED tem por finalidade gerenciar documentos da empresa em formato digital, de acordo com a análise do chefe.
Incorreta. A finalidade da GED é gerenciar a documentação em formato digital, de acordo com a análise conjunta de chefe e secretário. Pode-se, ainda, consultar a tabela de temporalidade dos documentos da empresa.
Para uma melhor contextualização da GED, cita-se Menezes (2014, p. 27):
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos pública em 2011 que o avanço das tecnologias de informação e comunicação (TIC), a partir dos anos 90, muda radicalmente os mecanismos de registro e comunicação da informação nas instituições públicas e privadas. Os documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituições, até então em meio convencional, assumem novas características, isto é, passam a ser gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes magnéticos e ópticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades físicas para se tornarem entidades lógicas. Além disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os convencionais, começa a ser feito por meio de um sistema informatizado, conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
No quadro a seguir, Menezes (2014) mostra as principais diferenças em relação às atividades de busca e a recuperação entre o papel e o GED.
Quadro 3.2 - Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED
Fonte: Menezes (2014, p. 29-30).
Com relação às características da gestão eletrônica de documentos, Menezes (2014, p. 30), afirma que uma das principais é a de “ser um instrumento que possibilita às organizações dinamizar, racionalizar e disseminar o acesso à informação, facilitando desta forma a tomada de decisões para a estratégia das organizações”.
Assim sendo, mostraremos, a seguir, as principais diferenças em relação às atividades de busca e recuperação entre o papel e GED, segundo Menezes (2014, p. 28-29).
Quadro 3.3 - Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED
Fonte: Menezes (2014, p. 28-29).
Diante do exposto, a gestão eletrônica de documentos se mostra mais eficiente do que o formato impresso, no processo de busca e recuperação da informação.
O pesquisador Rios (2005, p. 8 apud CAIRO, 2013, p. 20) ao fazer referência ao ciclo de vida do documento, o define como sendo “um caminho que o documento percorre desde a sua criação, passando pela aprovação, inúmeras revisões, arquivamento, recuperação e descarte”.
Com relação aos aspectos legais, Menezes (2014, p. 41) diz que “a legislação para a prática da gestão documental se faz necessária por sua importância desde a elaboração até a implantação de um sistema de GED e por ser parte fundamental na proteção dos arquivos dos órgãos públicos e privados”. Para tanto, tornam-se necessárias, também, algumas Leis e Resoluções que assegurem todo o processo de digitalização de documentos, as quais estão disponíveis no Portal GED.NET desde 2016.
Quadro 3.4 - Leis e resoluções sobre processo de digitalização de documentos
Fonte: Adaptado de Menezes (2014).
Em relação à Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, em seu parágrafo único do artigo 1º, define-se digitalização como “a conversão da imagem fiel para o código digital” (BRASIL, 2012, on-line). Percebe-se que há uma visível preocupação com a segurança da informação, por parte dos órgãos governamentais, o que reflete um incentivo na guarda e na preservação de documentos e da memória.
O CONARQ mantém disponível em seu site as legislações arquivísticas brasileiras. Assim como portarias, decretos, resoluções e instruções normativas, podemos encontrar, também, as legislações estaduais e municipais.
Fonte: Adaptado de Menezes (2014, p. 43).
A gestão eletrônica de documentos possui inúmeras funcionalidades que otimizam a rapidez na informação e preservação dos documentos. Tais funcionalidades repercutem, também, no oferecimento amplo de recursos na área de informação e documentação.
Percebe-se a diversidade de funcionalidades da GED, ampliando cada vez mais as áreas da documentação. Com isso, torna-se relevante a apropriação dos mais diversos suportes informacionais, para efetivação do processo de gerenciamento dos documentos.
Sobre as tecnologias relacionadas ao gerenciamento eletrônico de documentos, são apontadas como as principais:
· Capture: acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
· Document Imaging (DI): é a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida da GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
· Document Management (DM): é a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades, estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in/checkout e versionamento.
· Workflow/BPM: controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
· COLD/ERM: tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
· Forms Processing: tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
· Records and Information Management (RIM): é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade (MENEZES, 2014, p. 40-41).
A pesquisadora Angeloni (2002, p. 62) fala sobre ambiente típico do GED e o caracteriza da seguinte forma:
Por outro lado, Thomaz (2005, p. 36), afirma que os componentes necessários para o funcionamento da GED são:
● Dados arquivados: dados produzidos e mantidos para acesso futuro.
● Mídia de armazenamento de dados arquivados: os diversos tipos de materiais físicos nos quais os dados foram gravados e armazenados, como disquetes, discos rígidos, fitas e discos ópticos.
● Software de apresentação de dados arquivados: software que apresenta todos os dados arquivados ou parte dos mesmos, em formatos compreensíveis por pessoas ou sistemas-cliente.
● Hardware para processamento de dados arquivados: hardware necessário para o processamento da mídia de armazenamento de dados e do software de apresentação dados.
● Tarefas de manutenção: conjunto de atividades necessárias para a conservação dos dados, da mídia de armazenamento de dados, do software de apresentação de dados, do hardware para processamento de dados e da instalação.
● Colaboradores: conjunto de pessoas responsáveis pela execução das tarefas de manutenção.
● Produtores de dados: conjunto de pessoas ou sistemas-cliente que produzem os dados a serem arquivados.
● Consumidores de dados arquivados: conjunto de pessoas ou sistemas-cliente que têm interesse nos dados arquivados.
● Terceiros: conjunto de organizações ou pessoas que fabricam produtos, fornecem serviços ou certificam dados.
● Instalações: conjunto de aparelhos ou peças que compõem determinada utilidade.
● Administração: estrutura organizacional e demais elementos de trabalho necessários para o desempenho das tarefas de negócio.
● Ambiente: conjunto de fatores e condições externas que têm relevância imediata para a organização.
No entendimento de Silva et al. (2003, p. 5) e Elias (2012, p. 19-20), o procedimento operacional padrão (ou o processo de digitalização da GED) ocorre na seguinte sequência:
a) Recebimento e preparação do documento: uma equipe treinada pode realizar esta atividade ou mesmo um birô, devendo ocorrer antes da digitalização do documento. O procedimento deverá ser feito em cada documento, removendo manualmente grampos, clipes e fitas gomadas, como também o conserto de páginas rasgadas.
b) Digitalização e inspeção de documentos: os documentos são pré-classificados em lotes, e o escâner é ajustado conforme a documentação a ser digitalizada, levando-se em conta o tamanho e a cor do documento. Logo após a digitalização, as imagens dos documentos são inspecionadas, evitando imagens ilegíveis. Caso contrário, o documento pode ser digitalizado novamente.
c) Indexação de documentos: depende de um índice preciso para que os documentos possam ser localizados, selecionados e recuperados para visualização ou cópia. Este índice pode ser por assunto, data, número e nome.
d) Compactação da imagem: a compactação reduz o tamanho da imagem digitalizada para armazenamento e transmissão, e é realizada controlando a resolução da imagem digitalizada.
e) Controle de qualidade: exame cuidadoso e sistemático é realizado em cada lote convertido, verificando a qualidade das imagens e a indexação (SILVA et al., 2003, p. 5; ELIAS, 2012, p. 19-20).
A GED possui configurações diferenciadas e apresenta um ambiente típico que, dependendo de sua aplicação, pode variar de aparência.
Na GED, inserem-se a microfilmagem e a digitalização de documentos, como processos importantes na preservação de documentos. O procedimento operacional padrão, ou processo de digitalização da GED, ocorre na seguinte sequência:
digitalização e inspeção de documentos; indexação de documentos; compactação da imagem; controle de qualidade; recebimento e preparação do documento.
Incorreta. A primeira etapa diz respeito ao recebimento e à preparação do documento, a fim de que seja identificado o tipo de documento, bem como a relevância deste para a empresa.
recebimento e preparação do documento; indexação de documentos; compactação da imagem; controle de qualidade; digitalização e inspeção de documentos.
Incorreta. A última fase é o controle de qualidade, e não a inspeção dos documentos. O controle de qualidade se dá após a digitalização propriamente dita.
recebimento e preparação do documento; digitalização e inspeção de documentos; indexação de documentos; compactação da imagem; controle de qualidade.
Correta: A sequência está correta para o processo de digitalização da GED. Dessa forma, a documentação e, consequentemente, a história da empresa estão preservadas diante dos procedimentos necessários. Os processos estão descritos a seguir:
a) Recebimento e preparação do documento: uma equipe treinada pode realizar esta atividade ou mesmo um birô, devendo ocorrer antes da digitalização do documento. O procedimento deverá ser feito em cada documento, removendo manualmente grampos, clipes e fitas gomadas, como também o conserto de páginas rasgadas.
b) Digitalização e inspeção de documentos: os documentos são pré-classificados em lotes, e o escâner é ajustado conforme a documentação a ser digitalizada, levando-se em conta o tamanho e a cor do documento. Logo após a digitalização, as imagens dos documentos são inspecionadas, evitando imagens ilegíveis. Caso contrário, o documento pode ser digitalizado novamente.
c) Indexação de documentos: depende de um índice preciso para que os documentos possam ser localizados, selecionados e recuperados para visualização ou cópia. Este índice pode ser por assunto, data, número e nome.
d) Compactação da imagem: a compactação reduz o tamanho da imagem digitalizada para armazenamento e transmissão, e é realizada controlando a resolução da imagem digitalizada.
e) Controle de qualidade: exame cuidadoso e sistemático é realizado em cada lote convertido, verificando a qualidade das imagens e a indexação (SILVA et al., 2003, p. 5; ELIAS, 2012, p. 19-20).
controle de qualidade; recebimento e preparação do documento; digitalização e inspeção de documentos; indexação de documentos; compactação da imagem.
Incorreta. A primeira etapa é o recebimento, e não o controle de qualidade, que é a última fase de análise da imagem. No recebimento, identifica-se o tipo de documento e relevância deste para a empresa.
compactação da imagem; recebimento e preparação do documento; digitalização e inspeção de documentos; indexação de documentos; controle de qualidade
Incorreta. A compactação da imagem é uma das fases finais na qual se verificam os ajustes necessários à qualidade da imagem; e o recebimento é o primeiro procedimento.
Diante do acesso à informação e da publicização de acervos arquivísticos, a digitalização é uma ferramenta eficaz que democratiza o acesso à informação. A digitalização proporciona o acesso simultâneo à documentação de diversos suportes, uma vez que os documentos originais precisam ser conservados e preservados.
Por definição, a digitalização de documentos passa a ser entendida como:
[...] um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados” (CONARQ, 2010, p. 5).
A digitalização consiste na conversão de documentos em papel físico, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital, por meio de um equipamento denominado scanner. Essa nova tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em algum meio magnético, digital, óptico etc., geralmente, CD-R (em um CD-R cabem, aproximadamente, 15.000 páginas), ocupando, assim, menos espaço do que se ocupava antes, “[...] além de possibilitar o armazenamento de documentos com segurança e a recuperação dos mesmos de forma rápida e eficiente (BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002 apud SILVA et al., 2003, p. 5, grifo nosso).
A finalidade da digitalização é favorecer o amplo acesso à informação dos arquivos por meio de redes informatizadas, de modo a conservar os documentos. Na digitalização, a imagem eletrônica pode ser reconvertida ao papel, em boa qualidade, de acordo com a necessidade.
A respeito da microfilmagem, Silva et al. (2003, p. 3) afirmam que se trata de:
um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. [...] reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e a baixo custo.
Portanto, a microfilmagem é uma mídia de armazenamento para livros e documentos em geral, a qual permite que seja feita a captação fotográfica de tais documentos, para sua respectiva preservação e seu armazenamento.
O Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
No Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia, publicado em 2008, estão descritas outras definições tipológicas sobre a microfilmagem em relação aos objetivos que se enquadram a cada empresa, como:
Microfilmagem administrativa: emprego da técnica de microfilmagem nos arquivos correntes das organizações, como meio de geração de peças documentais, preservação documental ou substituição dos documentos originais.
Microfilmagem de complementação: é adotada no caso de originais que estejam sob a guarda de um arquivo, com a finalidade de complementar séries ou grupos de documentos de outro arquivo.
Microfilmagem de preservação: destina-se a preservar o conteúdo de originais que estejam danificados e proteger aqueles sujeitos a manuseio frequente.
Microfilmagem de segurança: destina-se a conservar e proteger documentos contra perda ou desaparecimento. Os microfilmes produzidos para esse fim devem ser conservados em outro local que não justifique a preservação de ambos os suportes.
Microfilmagem de substituição: destina-se a gerar microfilmes que substituirão os documentos originais em papel, nos casos em que a importância do original não justifique a preservação de ambos os suportes.
Microfilmagem eletrônica: aquela na qual o microfilme é feito a partir do documento digital (SILVA, 2011, p. 45).
Nesse contexto, destacam-se as vantagens da microfilmagem no sentido de otimizar espaços e em relação à conservação do acervo, além da grande economia de armazenamento de conteúdo pelo microfilme. A microfilmagem proporciona a qualidade da imagem, além de apresentar a facilidade de ser realizada no local onde estão os documentos.
Cruz (2013, p. 94) traça um paralelo entre a digitalização e a microfilmagem evidenciando suas respectivas vantagens e desvantagens.
Quadro 3.5 - Microfilmagem versus digitalização
Fonte: Cruz (2013, p. 94).
Diante do quadro anterior, ressalta-se que a digitalização e a microfilmagem são técnicas que atualizam os arquivos, além de reduzirem o espaço físico dos documentos. A microfilmagem é utilizada para substituir o documento em papel, sendo disponibilizada para consultas, leitura e impressão. A digitalização, por sua vez, cria uma cópia digital dos documentos, os quais podem ser transportados e localizados com facilidade.
Freitas (2011) afirma que a GED evidencia e proporciona melhores comodidade e rapidez nas respostas procuradas pelos usuários, bem como uma maior segurança com os materiais que são armazenados, confiança nas informações e no sistema de informação e diminuição do material impresso nos arquivos físicos. Tudo isso demonstra a relevância da GED para as organizações que a utilizam, uma vez que são proporcionados resultados positivos para os usuários, o que torna a GED um instrumento de fundamental importância.
A GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios. No entendimento de Pereira e Bax (2002, p. 1):
Conteúdo é, em essência, qualquer tipo ou unidade de informação digital que é utilizada nas páginas dos websites. Ele pode ser texto, imagem, gráficos, vídeo, som ou qualquer coisa que é possível de ser publicada em uma intra, inter ou extranet.
A gestão de conteúdos visa simplificar os processos de criação e arquivamentos de conteúdos, além de otimizar a produtividade, facilitar a redução de custos e proporcionar a melhoria da qualidade dos serviços de uma instituição. Ressalta-se que as técnicas de microfilmagem e digitalização de documentos proporcionam ao profissional de secretariado exercer suas atividades com maior rapidez e qualidade no desempenho de seus serviços.
As novas tecnologias de armazenagem e preservação de documentos vieram para contribuir ainda mais com a guarda de arquivos relevantes no contexto da informação. No que diz respeito à GED, à microfilmagem e à digitalização, assinale, a seguir, a alternativa correta:
A GED dá apoio à gestão de documentos, utilizando métodos próprios para armazenagem e distribuição de conteúdos e documentos.
Correta: A GED dá apoio à gestão de documentos, utilizando métodos para capturar, gerenciar, armazenar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais, além de agilizar a pesquisa e a distribuição, com garantia de segurança.
A digitalização é uma ferramenta de conservação dos documentos e manuseio não muito confiável e segura.
Incorreta. A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, sendo segura e confiável, além de contribuir para a preservação de arquivos, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais, como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais.
A microfilmagem é um processo que não dá garantia para a preservação do documento e possui um alto custo.
Incorreta. A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. Ela reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e a baixo custo.
A digitalização de documentos não possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos, seja em qualquer meio.
Incorreta. A digitalização proporciona economia de espaço em meio a grandes informações, segurança em algum meio magnético, digital, óptico etc.
A GED é um sistema de difícil acesso, por não ser muito rápida e nem econômica para armazenagem de informações.
Incorreta. A GED é um sistema de economia de espaço de informações e organização, além de segurança e rapidez para que as informações sejam encontradas. A GED “é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com software e hardware específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações” (SILVA et al., 2003, p. 2).
O uso das tecnologias digitais é uma evolução natural das empresas, ainda que os custos de implantação e manutenção sejam altos. Tais tecnologias são ferramentas que otimizam os serviços, proporcionando maior agilidade e interatividade ao desempenho do profissional.
Os documentos têm suas características peculiares. Nesse aspecto, apresentam-se os tipos de aplicação da GED mais utilizados no mercado.
Os documentos digitalizados requerem aparelhos adequados, versões atuais e recursos humanos capacitados. Esse tipo apresenta vantagens como preservação dos documentos e controle do acesso físico. Ressalta-se que esses documentos necessitam ser gerenciados em termos de atualizações. Para a “qualidade de vida” dos documentos, e com a automação de escritórios, tornou-se primordial a digitalização.
Nesse tipo de tecnologia, os documentos em papel são convertidos em imagem com a utilização de scanner, sendo armazenados em formato digital.
O processo de digitalização de imagens utiliza de programas de gerenciamento para que sejam possibilitados o arquivamento e, consequentemente, a recuperação da informação. Devido ao cúmulo de documentos gerados e recebidos por uma empresa, surge a necessidade de digitalização, processo no qual a imagem se reproduz por meio de scanner
Esse gerenciamento é o responsável pelo armazenamento de relatórios em formato digital, permitindo a inclusão de anotações sem causar danos ao documento original.
Compreende todo o processo de operacionalização do fluxo de informação, abrangendo desde a sua estrutura até a informação, sendo que o desempenho e o acompanhamento são realizados pelo software gerenciador. Esta tecnologia acompanha as atividades da empresa, bem como a produtividade destas, de forma segura.
Consiste no processamento de formulários e automatiza o processo de digitação, o qual possibilita o reconhecimento de informações contidas em formulários a serem transferidas em banco de dados. Portanto, essa tecnologia permite a identificação automática de caracteres.
Permite que ambientes que não sejam GED possam utilizar os documentos necessários para os processos controlados pelo sistema. Esses processos podem ser feitos por meio da criação de links do sistema com a imagem ou com a integração do Document Management.
O objetivo geral deste tipo de aplicação GED é anexar documentos a programas diversos que precisam de documentos para completar a informação necessária, ou seja, disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte. Alguns exemplos clássicos de necessidade de Image Enable: especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas integrados de gestão; notas fiscais em sistemas de contabilidade; desenhos em sistemas de manutenção e planejamento; documentos de um processo numa operação de workflow (SILVA et al., 2003, p. 6-7).
Dessa forma, verifica-se que a aplicação das tecnologias de documentação é abrangente, e que é importante para o profissional de secretariado ter conhecimento sobre essas tecnologias, a fim de interagir e entender o processo de gerenciamento eletrônico de documentos.
A GED é o conjunto de tecnologias que possibilita o gerenciamento de documentos para o formato digital. Sobre o uso de tecnologia em GED, assinale, a seguir, a alternativa correta:
Image Enable: o objetivo geral desse tipo de aplicação GED é anexar documentos a programas diversos que não precisam de documentos para completarem a informação necessária.
Incorreta. O objetivo geral desse tipo de aplicação GED é anexar documentos a programas diversos que precisam de documentos para completarem a informação necessária. O Image Enable permite que ambientes que não sejam GED possam utilizar os documentos necessários aos processos controlados pelo sistema. Tais processos podem ser feitos por meio da criação de links do sistema com a imagem ou com a integração do Document Management.
Gerenciamento de Documentos Digitais (Document Management - DM): todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão.
Correta: O gerenciamento consiste, especialmente, em gerenciar grande volume de documentação. O gerenciamento de documentos digitalizados requer aparelhos adequados, versões atuais e recursos humanos capacitados. Esse tipo de aplicação GED apresenta vantagens como preservação dos documentos e controle do acesso físico.
Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento. As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os documentos da empresa (SILVA et al., 2003, p. 6-7).
Fluxo de Trabalho (Workflow): é a tecnologia que permite gerenciar, de forma estagnada, qualquer processo de negócio das empresas.
O Fluxo de Trabalho (Workflow): é a tecnologia que permite gerenciar, de forma proativa, um negócio específico das empresas, e não de forma estagnada. Essa tecnologia compreende todo o processo de operacionalização do fluxo de informação, abrangendo desde a sua estrutura até a informação, sendo que o desempenho e o acompanhamento são realizados pelo software gerenciador.
Gerenciamento Corporativo de Relatórios (Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management - COLD/ERM): o processamento eletrônico de dados gera relatórios que não precisam, necessariamente, ser distribuídos para consultas, uma vez que, muitas vezes, são revisados e até conferidos.
Incorreta. Gerenciamento Corporativo de Relatórios (Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management - COLD/ERM): o processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, relatórios esses que, muitas vezes, são revisados e até conferidos. Esse é o gerenciamento responsável pelo armazenamento de relatórios em formato digital, permitindo a inclusão de anotações sem causar danos.
O processamento eletrônico de dados gera relatórios, que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original (SILVA et al., 2003, p. 6-7).
O foco principal da GED é gerenciar a informação contida em arquivo, independentemente das características de tal arquivo.
Incorreta. O foco principal da GED é gerenciar a informação contida em documentos, dependendo de algumas características particulares dos documentos em questão, como: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado etc.
Nome do livro: Organização do conhecimento: infraestrutura, pessoas e tecnologia
Editora: Saraiva
Ano: 2012
Autor: Maria Terezinha Angeloni (Coordenadora)
ISBN: 8502035584
Trata-se de uma obra coletiva que aborda temáticas de extrema relevância, como os aspectos interativos entre pessoas e tecnologia. O livro traz reflexões sobre cultura organizacional, liderança e tecnologias.
