Introdução à Arquivística

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (apud LUZ, 2010, p. 7), um arquivo pode ser definido da seguinte forma:

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
3. Instalações onde funcionam arquivos.
4. Móvel destinado à guarda de documentos.

Outras designações também podem ser atribuídas ao termo arquivo, tais como:

• conjunto de documentos;
• móvel para guarda de documentos;
• local onde o acervo documental deverá ser conservado;
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;
• títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa (NOÇÕES…, 2012, p. 4).

A palavra arquivo provém do termo grego archeion, que seria composto de dois elementos: arkhaios, que significa antigo; e epo, que significa dispor, ter cuidado. O termo grego deu origem à palavra latina archivum. Arquivo significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Na fala de Saturnino (2010), os arquivos estão representados nos mais diferentes suportes, desde as paredes das cavernas, as tábuas de argila, até o papiro, o papel e outros. O autor ainda acrescenta:

Os arquivos constituem [...] a memória das instituições, das pessoas, de um povo e de uma nação. Vários estudiosos defendem a tese de que os arquivos se iniciaram há 6 mil anos a. C. através das primeiras civilizações desenvolvidas às margens dos rios Tigre e Eufrates, mais precisamente em região denominada Mesopotâmia (SATURNINO, 2010, on-line).

Rodrigues (2006, p. 105) também concorda com a definição do Dicionário de Terminologia Arquivística, ao reafirmar que um arquivo é um “[...] conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família”.    

A mesma autora se posiciona, justificando que:

O que é ação, no processo de realização da missão, passa a ser o sujeito no processo de criação do arquivo. O arquivo é, então, o resultado de dois processos integrados. O processo de produção e recepção de documentos resulta do processo de realização da missão (RODRIGUES, 2006, p. 105).

Os documentos são produzidos naturalmente, de acordo com a necessidade da empresa. Ao serem produzidos, cumpre-se com a finalidade de informação e disseminação; posteriormente, esses documentos são arquivados.

As noções de arquivística são de extrema importância para o desempenho eficiente das atividades de secretariado. “As técnicas empresariais e de arquivo estão entre as de maior importância para o suporte técnico que um secretário pode oferecer a uma área específica de atendimento ao executivo” (BOND; OLIVEIRA, 2012, p. 123).

Histórico e Características dos Documentos de Arquivo

       

O pesquisador Luyz Paullo Targino Saturnino, em seu artigo intitulado “A evolução do arquivo e da arquivologia na perspectiva da história”, publicado em 2010, afirma que o arquivo surgiu da necessidade que o homem tinha de “[...] registrar e difundir informações relacionadas ao seu tempo, a gerações futuras, organizando-as de acordo com as técnicas possíveis ou existentes em sua época” (SATURNINO, 2010, on-line).

Com muita propriedade, Saturnino (2010, on-line) lembra que, “no período pré-histórico, o homem primitivo registrava seu cotidiano através de pinturas e desenhos feitos em paredes de grutas e cavernas”. Eram esses registros que comprovavam que o homem já existia na época pré-histórica.

No contexto dos arquivos, ressalta-se o surgimento dos primeiros, no século XII a. C. De forma resumida, o quadro a seguir mostra a trajetória dos arquivos ao longo do tempo.

Na Antiguidade, o homem consolidou-se em uma região conhecida como Crescente Fértil, às margens dos rios Tigre e Eufrates (Mesopotâmia), de onde surgiram as primeiras civilizações, tais como os sumérios, os fenícios e, mais tarde, os gregos e os romanos.

Os sumérios deram sua contribuição à arquivística com a invenção da escrita cuneiforme, durante o quarto milênio a. C. Essa escrita era feita em placas de argila úmida, nas quais eram produzidos desenhos que representavam aquilo que se queria registrar. As placas endureciam ao serem eram colocadas ao sol, fato que permitia que fossem guardadas nos templos e nos palácios, onde serviam como arquivos.

No Egito, o material mais usado era o papiro. Os egípcios usavam como suporte para tal material couro de animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica etc. Com o material mais usado sendo o papiro, este podia ser conservado em nichos. Devido à resistência, os documentos importantes eram impressos em tabletes de madeira ou bronze.

O único estabelecimento arquivístico registrado na época, na Grécia, era o Metroon de Atenas, onde eram guardados os documentos privados e públicos, como autógrafos, documentos originais, antígrafos e cópias documentais (NOÇÕES..., 2012, p. 5).

Características dos documentos de arquivo: gênero, espécie e natureza do assunto

         

As características quanto aos documentos de arquivo dividem-se em gênero, espécie e natureza do assunto.

Caracterização dos documentos quanto ao gênero

• Textuais: documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.
• Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis.
• Iconográficos: documentos que se referem a imagens. Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras.
• Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes). Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas.
• Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Exemplos: discos e fitas audiomagnéticas.
• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplos: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela.
• Informáticos: documentos que são armazenados no computador. Exemplos: CD e disco rígido (ARQUIVO NACIONAL, on-line).

Caracterização dos documentos quanto à espécie

• Atos normativos: constituem documentos assinados por autoridades administrativas, determinando regras e normas sobre atuações diversas. Exemplos: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão e despacho decisório.
• Atos enunciativos: são análises de documentos para esclarecer os assuntos, visando fundamentar uma solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho e interlocutório.
• Atos de assentamento: referem-se a registros sobre fatos ocorridos Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração.
• Atos comprobatórios: comprovação de atos registrados. Exemplos: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica.
• Atos de ajuste: representados por atos de um acordo. Exemplos: tratado, convênio, contrato e termos.
• Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Exemplos: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular (ARQUIVO NACIONAL, on-line).

Caracterização dos documentos quanto à natureza do assunto

• Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público.
• Sigilosos: documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devem ser de conhecimento restrito. Requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. (Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997; Decreto nº 2.910, de 24 de dezembro de 1998). Podem ser classificados em: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservado (ARQUIVO NACIONAL, on-line).

Legislação Arquivística

     O Dicionário de Biblioteconomia e Arquivística, publicado em 2008, define legislação como normas que legalizam sobre determinado assunto em um país, estado ou município. Citamos como exemplos: lei, decreto-lei, ato, resolução, portaria, projeto de lei, decreto legislativo, resolução legislativa, ordem interna, circular e exposição de motivos. Por sua vez, a Legislação Arquivística se constitui num conjunto de normas jurídicas relacionadas aos arquivos e aos profissionais da área (CUNHA; CAVALCANTI, 2008).

Para maiores esclarecimentos, vale lembrar dos conceitos trazidos por Oliveira (on-line):

Ao fazer referência à cronologia das leis, Oliveira (on-line) ressalta seu início, além de descrever sobre o que trata cada um dos decretos.

Nesse contexto, Oliveira (on-line) esclarece que o papel da legislação é:

● Normatizar a atuação do arquivista.
● Regulamentar a atuação profissional e as atividades do arquivista junto aos documentos e aos arquivos.
● Apresentar diretrizes para a gestão de arquivos.
● Estabelecer padrões para o desenvolvimento de atividades de arquivo.
● Garantir o desempenho de atividades conforme normas gerais e disposições específicas para alguns tipos de instituição.
● Recomendar ações rotineiras e preventivas junto aos documentos de arquivo.

Ao se fazer referência à regulamentação da profissão, a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, “Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo, e dá outras providências” (BRASIL, 1978, on-line). Com relação ao exercício da profissão (art. 1º), cabe: ao arquivista diplomado (Brasil ou exterior); ao técnico de arquivo com 2º grau completo; àqueles em atividade na área, há mais de 5 anos seguidos ou 10 intercalados (na data da vigência da Lei); a pessoas com 2º grau completo e treinamento na área (BRASIL, 1978).  

No art. 2º da referida lei, constam as atribuições do arquivista, a saber:

I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;
II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;
III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação, constituído de acervos arquivísticos e mistos;
V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;
VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;
VII - orientação quanto à classificação, ao arranjo e à descrição de documentos;
VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação;
IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;
X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;
XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes (BRASIL, 1978).

Diante das atribuições do arquivista, citadas na lei, percebe-se o papel do profissional na gestão dos documentos, que requer uma análise criteriosa acerca do destino dos documentos, para fins de preservação, assessoramento à pesquisa na área e planejamento dos serviços de arquivo.

Arquivologia e Ciência da Informação

No entendimento das pesquisadoras Alves, Cabral e Oliveira (2016), a Ciência da Informação foi alavancada com o surgimento e evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs), bem como a sua interdisciplinaridade. As TICs buscam sempre atender às necessidades que foram geradas, de acordo com os interesses do mercado, da sociedade, da ciência e da tecnologia, interesses esses que estão sempre em constante transformação.

A denominação oficial das TICs, enquanto Ciência da Informação, teve início na década de 1960, a partir de eventos promovidos pelo Georgia Institute of Technology, nos Estados Unidos. Por sua vez, a arquivologia surge enquanto uma disciplina que visa auxiliar nas atividades inerentes ao arquivo, e a arquivística dispõe os princípios e as técnicas para a constituição, a organização, o desenvolvimento e a utilização dos arquivos.

Do Arquivo surge a arquivologia. Compreendida por muitos autores como uma disciplina que tem o objetivo de auxiliar o tratamento dos arquivos, [...], seria a “disciplina que tem por objeto o conhecimento dos arquivos e da arquivística”. Já a Arquivística, é compreendida como “princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. Ambas compõem o oficio do arquivista (ALVES; CABRAL; OLIVEIRA, 2016, p. 39).

Resgata-se, portanto, o valor do caráter interdisciplinar, que surge como aliado à percepção de entrelaçamentos que favorecem o nascimento de novas perspectivas. Lembrando, também, que a Ciência da Informação tem como objetivo o estudo da informação como elemento organizador, referenciando o homem em sua capacidade de se relacionar com outros sujeitos, interferindo, assim, no espaço em que se está inserido.

Seja qual for a construção do objeto da Ciência da Informação, ele deve dar conta do que as diferentes disciplinas, atividades e atores sociais constroem, significam e reconhecem como informação, numa época em que essa noção ocupa um lugar preferencial em todas as atividades sociais, dado que compõe tanto a definição contemporânea da riqueza quanto na formulação das evidências culturais. O objeto da Ciência da Informação tem que ser considerado como uma construção de significado de segundo grau a partir das práticas e ações sociais de informação, que constituem seu domínio fenomênico (GOMEZ, 2000 apud SILVA, 2012, p. 08).

Hoje, vive-se sob a influência da informação. Usufruímos e precisamos dela para tomar decisões e nos adaptar ao meio social, uma vez que a informação tem o poder de proporcionar mudanças em qualquer área profissional, em decorrência de avanços tecnológicos e sociais.

Arquivo: classificação, finalidade e tipos de arquivo

Heloisa de Almeida Prado (1974 apud NOÇÕES…, 2012, p. 4) define arquivo como:

[...] a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.

Sobre a função dos arquivos referentes à preservação da memória da empresa, afirma-se que:

Com o passar do tempo e terminada sua função legal, os arquivos transformam-se em conhecimento para resgate histórico, quando seus documentos deixam de ter a validade técnico-administrativa e legal para servirem de fonte histórica institucional. Sua função principal é a disponibilização das informações contidas em seu acervo de maneira ordenada e funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituição onde está inserido (LOPES, 2004, on-line).

          Nos estudos sobre arquivos, encontram-se diferentes tipos: arquivos públicos e arquivos privados. Para melhor análise e entendimento do contexto, observe a figura a seguir.

Aspectos de classificação dos arquivos

Os arquivos podem ser classificados em relação a vários aspectos, conforme veremos a seguir.

Quanto à natureza dos documentos

• Arquivos especiais: esses arquivos mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas variadas e que exigem cuidados especiais de conservação. É o caso de arquivos que guardam documentos em meio digital (CDs, disquetes, DVDs, fitas cassete, filmes VHS, discos, recortes de jornal), fotografias, slides, microfilmes, fitas de vídeo etc.
• Arquivos especializados: esses arquivos mantêm sob sua guarda documentos de determinada área do conhecimento. São exemplos os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia

Quanto à sua evolução

• Correntes: arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição - 1ª idade.
• Intermediários: arquivos que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que podem, ainda, ser utilizados para fins administrativos - 2ª idade.
• Permanentes: arquivos que guardam documentos que, já tendo cumprido sua função administrativa, são conservados pelo valor histórico para a instituição - 3ª idade.

Finalidade e função dos arquivos

A finalidade do arquivo é guardar e preservar documentação, e sua função é possibilitar às empresas a consulta à informação de maneira rápida, bem como a construção da história da empresa.

Dessa maneira, elencam-se os seguintes aspectos:

1. Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando, para isso, técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente.
2. Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar tais documentos.
3. Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.

Além dessas funções principais, podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da correspondência, a criação dos modelos para documentos e a criação das normas de gestão documental da instituição (NOÇÕES…, 2012).

A pesquisadora Marilena Leite Paes (1991 apud NOÇÕES…, 2012, p. 7) admite que a principal finalidade dos arquivos seja “[...] servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. A autora afirma, ainda, que a função básica do arquivo é “[...] tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda” (PAES, 1991 apud NOÇÕES..., 2012, p. 7).

A necessidade de um arquivo nasce com a produção de documentos gerados pela empresa, bem como com os documentos recebidos. Para tanto, são necessários critérios de avaliação da documentação e técnicas arquivísticas para a guarda e a conservação adequada, para fins de consulta.

Quanto ao acondicionamento e à guarda de documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas, existem duas formas de arquivamento, de acordo com a maneira como os documentos estão posicionados.

Arquivamento vertical: os documentos são colocados lado a lado, um atrás do outro. Esse tipo de arquivamento tem como vantagem a retirada de um documento sem que isso interfira em outros; no entanto, acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado. É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais utilizadas nessa idade, adotam esse tipo de arquivamento. Também é largamente utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas dessa forma (MIRANDA, on-line).

Arquivamento horizontal: os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas. Apesar de esse tipo de arquivamento conservar melhor os documentos, ele “[...] acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima dele” (MIRANDA, on-line).

Centralização e descentralização de arquivos

Na centralização, os documentos de arquivo concentram-se em um só lugar, facilitando, assim, o acesso à informação e proporcionando um melhor controle da movimentação de consulta da documentação. O quadro a seguir apresenta as vantagens e as desvantagens da centralização de arquivos.

Na descentralização, Paulino (2012) confirma que a autoridade para se tomar tal ação deve ser delegada tão próxima da cena quanto possível. Dentre as vantagens e as desvantagens, o autor ressalta as apresentadas no quadro a seguir.

A centralização e a descentralização são medidas a serem tomadas de acordo com a movimentação de documentos da empresa. O fator preponderante para a tomada de decisão é analisar se a função do arquivo de proporcionar rapidez no acesso aos documentos e a conservação destes estão sendo contempladas.  

   Para tanto, destacam-se as principais vantagens da centralização:

Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas suas etapas.
Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhoram muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialista.
Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de cópias adicionais ou referências.
Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos departamentais.
Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente uma visão global. Na descentralização, os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga sua vida útil (ARQUIVOLOGIA…, on-line).

 Há algumas desvantagens na centralização que precisam ser apontadas:

Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do departamento se encontra à mão.
Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista.
Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver muitas pessoas no local.
Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida da empresa.
Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro departamento (ARQUIVOLOGIA..., on-line).

A descentralização apresenta desvantagens, principalmente, em relação à locomoção do funcionário, e é realizada mediante o acúmulo de documentos, para “desafogar” os espaços da mobília e proporcionar maior rapidez na localização dos documentos.

Mobiliário e materiais de uso em arquivos

A execução das operações de um arquivo deve ser confiada a uma pessoa de responsabilidade, competente para executar as seguintes operações:

a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o método de classificação adequado.
d) Ordenar documentos.
e) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
f) Conservar os documentos, mantendo o arquivo organizado e atualizado.
g) Localizar documentos.
h) Controlar a saída de documentos do arquivo.
i) Transferir e descartar documentos (MARTINS, 2005, p. 11).

Para que essas atividades sejam desenvolvidas, é necessário que o profissional possua alguns requisitos indispensáveis, a saber:

a) Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua área de atuação.
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos.
c) Conhecer abreviaturas importantes.
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos.
e) Ser leal e discreto.
f) Ser metódico.
g) Possuir boa memória (MARTINS, 2005, p. 11).

Analisa-se que de nada adiantam conhecimento e aplicação das técnicas de arquivo se não houver a preocupação com as instalações e a mobília. Para conservação e preservação dos arquivos, são indispensáveis mobília apropriada e instalações físicas em local adequado.  

Instalações físicas

Dentre os requisitos para uma boa conservação dos documentos, é necessário um local arejado, livre de umidade e de exposição ao sol, bem como um layout com instalações amplas, que favoreçam a locomoção.

Recursos materiais

• Mobiliário: o ideal para os formatos e os gêneros dos documentos produzidos é que o mobiliário seja seguro e resistente, que economize espaço, que permita uma arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão.
• Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes. É importante observar, também, as etiquetas e as projeções, procurando sempre que possível padronizar os materiais (MARTINS, 2005, p. 12).

Métodos e sistemas de arquivamento

Para Lopes (2004), arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Por sua vez, o método de arquivamento corresponderá à forma como os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.

Dentre os principais métodos de arquivamento utilizados, Miranda (on-line) apresenta a seguinte classificação:

• Alfabético: os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os arquivos que contêm as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos empregados da instituição, por exemplo, podem ser ordenados pelo nome dessas pessoas ou das instituições, o que caracteriza a utilização do método alfabético. Apresenta-se, ainda, uma variante do método alfabético, que é o método variadex no qual, além de se colocar os documentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores, para indicar as letras iniciais, de forma que o arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda a localizar a posição do documento dentro do arquivo. O elemento principal a ser considerado é o nome, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Esse método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
• Geográfico: também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos de procedência ou local, ou seja, cidade, estado ou país, tornando-se necessário seguir algumas regras, a fim de facilitar a busca dos documentos.
• Ordenação por cidade: obedecer rigorosamente a ordem alfabética. Exemplos: Campos (Rio de Janeiro), Itacoatiara (Amazonas), Lorena (São Paulo), Manaus (Amazonas), Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) e São Paulo (São Paulo).
• Ordenação por estado: nesse caso, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Deve-se usar divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Exemplos: pasta do estado do Amazonas (Manaus, Itacoatiara); pasta do estado do Rio de Janeiro (Rio de Janeiro, Campos); pasta do estado de São Paulo (São Paulo, Lorena).
• Ordenação por país: quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se, em primeiro lugar, o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente. Exemplo: pasta da França (Paris, Lyon); pasta de Portugal (Lisboa, Coimbra, Porto).
• Numérico: o sistema numérico de arquivamento é identificado por um número, que remeterá ao documento desejado. Lopes (2004, on-line) especifica:

este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento, faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado. Pode ser dividido em três tipos: o numérico simples (para cada cliente existe um número), o método numérico cronológico (além do número observa-se também a data do documento), e o método dígito-terminal (os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, ou seja os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e são lidos da direita para a esquerda, formando pares). Este método é geralmente utilizado em arquivos com grande volume de documentos com elemento principal número.

• Ideográficos ou temáticos: os arquivos ideográficos são ordenados por assunto, o que possibilita recuperar vários documentos com assunto pertinente. Dessa forma, Lopes (2004), esclarece que esse método é:

[...] bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser presentados alfabética ou numericamente. No caso da apresentação alfabética, utiliza-se a ordem alfabético-enciclopédica, quando os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e disposto alfabeticamente; ou a ordem dicionário, que ocorre quando os assuntos são dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem sequencial das letras (LOPES, 2004, on-line).

• Ideográfico decimal: os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível criado.

Conservação e proteção de documentos

       

No âmbito da conservação e da proteção de documentos, vale ressaltar algumas importantes definições:

a) Preservação: é o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio, ou a preservação da integridade dos materiais. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc.
b) Conservação: é o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria etc. É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
c) Conservação preventiva: são intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: higienização, pequenos reparos, acondicionamento etc.
d) Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico (CASSARES; MOI, 2000, p. 12; COSTA, 2003, p. 3).

Vários são os fatores responsáveis pela deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos, levando os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência. Mesmo não eliminadas totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, o ritmo pode ser diminuído por meio de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene.

Os agentes de deterioração podem ser classificados em: fatores ambientais, fatores biológicos, intervenções impróprias, agentes biológicos, furtos e vandalismo (CESSARES; MOI, 2000).

Gestão Documental: Tabela de Temporalidade e Manual de Arquivo

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em 1996, a gestão de documentos pode ser considerada “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos” (RODRIGUES, 2006, p. 110).

Em conformidade com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, considera-se gestão de documentos o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos para guarda permanente” (BRASIL, 1991, on-line).

Lopes (2004, on-line) afirma que três importantes etapas devem ser levadas em consideração na gestão documental:

a produção, a utilização e a avaliação para a determinação do destino destes documentos. Essa determinação deve ser embasada pelo uso da Tabela de Temporalidade, que é o instrumento normativo, elaborado por profissionais das mais diversas áreas, principalmente a jurídica, administrativa e contábil, com auxílio de historiador e sob a coordenação do arquivista.

De acordo com o referido autor, essa tabela determinará os prazos de cada documento que deve ser mantido, em cada fase de sua vida documental. Dependendo do momento em que o documento se encontra, ele será enviado para:

a) Arquivo corrente: é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento, o arquivo responde, muitas vezes, pelo recebimento, registro, distribuição, expedição e arquivamento de documentos.
b) Arquivo intermediário: os documentos não estão mais em uso corrente, seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é, principalmente, assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise, sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
c) Arquivo permanente: no momento em que os documentos “perdem” seu valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histórico, pois os documentos que hoje são administrativos amanhã serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar-se novamente administrativos por vários motivos. Sua função é a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que solicitados, seja para atividades administrativas ou históricas (LOPES, 2004, on-line).

Nesse contexto, destaca-se a Tabela de Temporalidade, que determina o tempo necessário de movimentação dos documentos. O campo reservado à destinação final dos documentos pode conter as seguintes destinações: eliminação, que deve seguir o tempo destinado à tabela de temporalidade; e conservação (TIAGO; MACEDO, on-line).