Organização e Gestão de Eventos
Organizar, planejar e executar são ações essenciais para a criação de eventos considerados memoráveis, ou seja, sem organização e planejamento eficazes, não há a execução favorável de um evento. Nesse sentido, compreender a importância dessas ações é essencial na gestão de eventos, sejam eles esportivos e culturais ou não, pois nos tornamos capazes de avaliar o que deve ser feito e o que precisa ser alterado no curso do planejamento e na execução do evento.
Na Unidade IV, discutiremos questões relacionadas ao planejamento, à gestão e à divulgação, destacando como esses pontos podem ser essenciais para que um evento seja bem executado. Além disso, aprenderemos o que são boletins e notas oficiais e qual a sua importância e, ao longo da unidade, falaremos sobre congressos e reuniões técnicas. Por fim, estudaremos quais são as características da logística e os impactos socioambientais acarretados por eventos.
Os eventos nos trazem as mais diversas possibilidades, principalmente quando queremos “conquistar” públicos diferenciados para determinada ação. Nesse caso, quando abordamos os eventos esportivos e recreativos, destacamos a inserção de novas modalidades, que, de certo modo, conquistam diferentes públicos a cada realização.
Aqui, podemos pensar a respeito dos eventos esportivos e recreativos dos quais, em algum momento da vida, participamos, não é mesmo? Podemos, por exemplo, refletir sobre alguns pontos: a estrutura que nos deixou maravilhados – ou até decepcionados –; o preço pago, que poderia não condizer com o evento; e a experiência vivenciada, que pode ter sido tão positiva que, até hoje, ainda contamos a amigos e colegas. Quando nós, como consumidores, avaliamos os pontos destacados anteriormente, estamos pensando a respeito do planejamento e da gestão do evento do qual participamos. E por que nossa avaliação está relacionada a questões de planejamento e gestão? Isso ocorre porque o planejamento é fundamental para que um evento entregue ao público-alvo o que foi proposto em sua divulgação, por exemplo, e para a criação de eventos cada vez mais voltados para a criação de experiências de consumo diferenciadas.
Você sabe por que o planejamento em eventos é tão importante? Para que o evento tenha o sucesso desejado, alguns pontos devem ser levados em consideração e, em consequência, ser avaliados como essenciais. Vamos aprender um pouco mais a respeito da importância do planejamento em eventos? Fique por dentro, acessando o link: https://bit.ly/3loA5R7.
Acesso em: 5 dez. 2020.
No presente tópico, abordaremos questões que envolvem desde o planejamento até as ações de divulgação de um evento, como elementos essenciais para a construção de experiências positivas.
Vamos começar falando a respeito da gestão de eventos e sua importância para a criação de experiências memoráveis e positivas para os mais diversos participantes. Primeiro devemos considerar que a gestão de eventos se apresenta como uma área que vem ganhando cada vez mais destaque nos últimos anos, principalmente quando abordamos a necessidade de se compreender a sua importância no cenário mercadológico de eventos.
Nessa conjuntura, Ivo, Marin e Souza (2014) destacam que a gestão de eventos deve apresentar, de certo modo, um conjunto de tarefas que procurem garantir a realização eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização, com o intuito de atingir os objetivos determinados previamente. Em tal contexto, quando falamos em gestão, estamos debatendo sobre a prática de gerir, gerenciar e administrar. Oliveira et al. (2012) reforçam que a gestão de eventos surgiu como uma profissão que abrangia uma série de atividades vistas como distintas e, que, de certo modo, englobam festivais, eventos esportivos, conferências, eventos turísticos e corporativos, formaturas e outros.
De forma resumida, a gestão de eventos se caracteriza como a arte de aplicar, eficientemente, os recursos disponíveis, com o intuito de alcançar os objetivos previamente estabelecidos. Nesse ponto, podemos nos questionar: por que é importante gerir nossos eventos de maneira eficaz?
Um evento, quando bem organizado, planejado e gerido, consegue chamar a atenção e despertar o interesse não só do público-alvo, como também dos meios de comunicação, dos patrocinadores e de futuros apoiadores. Logo, o sucesso do evento encontra-se, de acordo com Melo Neto (2007), atrelado a sensações, sentimentos e emoções geradas antes, durante e após sua realização. Isso porque o público, de maneira geral, é parte integrante do espetáculo e deve ser surpreendido a partir da divulgação e promoção do potencial real do evento.
Quer saber mais sobre como gerir um evento? Conhecer e compreender os aspectos da gestão que podem ser úteis para a execução de eventos considerados de sucesso, tanto pelos organizadores quanto pelo público-alvo e pelos patrocinadores, é essencial para aqueles que querem ganhar uma fatia cada vez maior do mercado. Acesse o link e descubra um pouco mais sobre a importância da gestão de eventos: https://bit.ly/2UyOiPs.
Acesso em: 5 dez. 2020.
De tal modo, a gestão em eventos é composta por três fases: pré-evento, evento e pós-evento. Todas devem ser planejadas com base em suas principais características.
Você sabe dizer quais são as características de cada etapa? A Figura 4.1 apresenta um resumo delas, contemplando suas principais características.
Nesse caso, a gestão das etapas apresentadas anteriormente não é feita se não houver um gestor qualificado para o papel. Caso não haja uma pessoa responsável pela gestão do evento, este ganha ares de fracasso e, muitas vezes, recebe críticas durante a realização.
Surge, então, a pergunta: para que precisamos de um gestor de eventos? Maximiano (2002) destaca que o gestor torna-se responsável por todo o processo que envolve a construção e execução do evento, levando em conta fatores como tipologia, estrutura, equipe de trabalho, ambiente e tarefas a serem executadas.
Sendo assim, podemos afirmar que o gestor de eventos tem como responsabilidade assegurar a realização de um evento, contemplando as questões que envolvem, por exemplo, desde a inserção dos padrões estabelecidos pelo projeto até a comunicação, tanto com o público-alvo quanto com os recursos humanos sob sua responsabilidade. Nesse sentido, um bom gestor consegue ter uma visão macro (mais ampla) do seu evento, entendendo as necessidades inerentes ao planejamento, bem como estando preparado em caso de percalços ao longo do caminho. Algumas dicas podem ser consideradas essenciais para que a gestão de um evento seja positiva desde antes de sua realização. Vamos conhecê-las?
Devemos lembrar que um bom planejamento é o pilar da boa gestão de eventos. Logo, o primeiro passo é planejar, pois é a partir dessa ação que conseguimos avaliar todos os detalhes relevantes para a execução do evento. Desse modo, durante o planejamento, precisamos prestar atenção nos seguintes pontos: local, alimentação, lista de convidados ou construção do perfil de um público-alvo potencial, pessoal, entretenimento, segurança, alimentação e outras atividades inerentes a um evento.
Nesse momento, devemos, como gestores, fazer uma listagem detalhada das tarefas a serem executadas tanto durante o evento quanto no pré e no pós, para que, assim, todas as ações aconteçam de maneira adequada.
O clima entre os membros da equipe deve ser o mais positivo possível. O gestor de eventos deve promover um espírito de coletividade e de ajuda mútua entre as pessoas que estão trabalhando em conjunto para que o evento saia do papel.
Tenha cuidado com a realização de várias tarefas ao mesmo tempo e propicie um ambiente voltado para a comunicação interna, ou seja, faça com que toda a equipe reconheça seu papel na execução do evento. Torne-a peça-chave na construção de uma experiência positiva tanto para os colaboradores quanto para os participantes do evento.
Nesse ponto, é relevante entender que percalços podem surgir na execução do seu evento. Uma dica essencial é construir diversos planos de ação para os mais diferentes cenários, assim você será capaz de se antecipar e ter soluções rápidas e tranquilas.
Nos dias de hoje, há inúmeros aplicativos e tecnologias que nos auxiliam na gestão, no planejamento e na execução de eventos. Desse modo, é importante centralizar as informações em uma única plataforma, na qual são permitidas inscrições on-line e pagamentos e a qual emita certificados aos participantes, caso necessário.
A tecnologia deve ser utilizada para que a execução do evento seja possível e, também, para que o planejamento não saia do previsto. Isso porque, a partir das informações fornecidas dentro das plataformas tecnológicas, torna-se possível desenhar as principais características do evento, como o número de participantes e o fluxo de caixa (a partir do pagamento dos ingressos).
A gestão de eventos envolve desde o planejamento até a divulgação para o público-alvo, pois, além das questões logísticas que envolvem o evento, é preciso divulgá-lo para que se torne o sucesso esperado. Logo, traçar uma estratégia on-line de divulgação torna-se primordial para a construção de uma experiência positiva tanto para os participantes quanto para os patrocinadores e apoiadores do evento. A divulgação pode ser feita a partir de campanhas de e-mail e redes sociais, por exemplo. Além disso, seja assertivo com relação aos feedbacks encaminhados pelos participantes do evento a respeito da divulgação que lhes foi encaminhada.
A organização e a gestão de um evento são sempre estressantes, por isso reserve alguns momentos para descansar e relaxar no caos do evento. Transmitir nervosismo e estresse aos participantes demonstra que você não tem seu evento sob controle. Para evitar o estresse, o planejamento torna-se essencial, pois, a partir do detalhamento das tarefas, tornamo-nos capazes de entregar um evento inesquecível aos participantes.
A gestão é uma questão inerente à execução positiva do evento, ou seja, ao gerirmos todas as etapas, entregamos um evento positivo ao participante. Existem situações, porém, que estão fora do nosso controle, às quais devemos estar atentos para que nossos eventos sejam um sucesso. É possível citar como exemplos a não entrega da alimentação requisitada, a falta de um palestrante, a doença de algum atleta importante que participaria do evento e outras situações que não estão sob nosso controle. Pergunto a você: como podemos sair dessas situações? Que ações podem ser tomadas? Há uma forma de evitarmos os percalços ou eles são inevitáveis?
Não há gestão sem um bom planejamento. Você sabe o que é planejamento e qual a sua importância para a organização e gestão de eventos? O próximo tópico debate o planejamento e a sua relevância para a organização e execução dos eventos.
Ainda que constantemente realizados, os eventos podem gerar lembranças desagradáveis a seus participantes, principalmente devido a promoções mal organizadas e mal preparadas, em função de uma estrutura inadequada causada pela falta de planejamento.
A maioria dos autores nos apresenta quatro etapas para que o evento seja realizado de maneira adequada: planejamento, organização, execução e avaliação. A Figura 4.2 apresenta um resumo das referidas etapas, para que possamos compreender a importância de cada uma para o sucesso de um evento.
Ao avaliarmos todas as etapas destacadas na Figura 4.2, percebemos a importância de cada uma delas. No entanto, uma questão fundamental é o planejamento, para que todas as ações estejam alinhadas aos objetivos do evento, bem como para que tudo o que foi pensado antes do efetivo planejamento seja realizado da melhor maneira possível.
Matias (2003) reforça que o planejamento é uma fase decisiva, na qual insere-se a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico-administrativo e social do evento. Logo, é fundamental para o sucesso das propostas a serem colocadas em prática pelo organizador.
Freiberger (2010) apresenta alguns elementos considerados imprescindíveis para o planejamento de um evento.
Quadro 4.1 - Elementos imprescindíveis para o planejamento de um evento
Fonte: Adaptado de Freiberger (2010).
Em tal contexto, ao estudarmos o que é planejamento e qual a sua importância para os eventos, conseguimos compreender a necessidade de colocá-lo em prática para a organização do nosso evento.
O planejamento é essencial para a execução de um evento de sucesso, não é mesmo? Mas como o planejamento impacta os eventos esportivos? O que devemos levar em consideração quando estamos planejando e organizando um evento dessa natureza? Para saber mais, acesse o link e descubra os principais aspectos do planejamento de eventos esportivos e recreativos: https://bit.ly/3kvWCKG.
Acesso em: 5 dez. 2020.
Nakane (2017) pondera, como abordado anteriormente, que o planejamento de um evento é essencial para o seu sucesso. Nesse sentido, a autora nos apresenta algumas dicas:
Antes do início de qualquer planejamento, é preciso ter claros os objetivos do evento, pois devem estar alinhados à estratégia da empresa e ao que se espera com a realização do referido evento.
Quanto é possível gastar na realização do evento? Definir orçamento é a resposta para essa questão. Isso norteará os aspectos referentes a local, data, provimentos e suprimentos que poderão ser adquiridos com o orçamento que temos em mãos. Assim, devem ser feitas cotações a respeito do que é necessário para a realização do evento, a fim de verificar o que, de fato, será gasto. Nesse ponto, para a condução de um orçamento adequado, um bom planejamento é essencial.
Com os valores possíveis de investimento em mãos, chega o momento de escolher onde e quando o evento será realizado. É imprescindível definir o público-alvo para saber o que é relevante para ele e estabelecer a data e o local adequados. Quando debatemos a escolha do local, devemos nos lembrar de que deve ser bem localizado e com uma infraestrutura que esteja de acordo com o que se espera do evento.
Bom contato com os fornecedores é essencial para que o evento saia de acordo com o planejado. Ter fornecedores em que se possa confiar torna nossos eventos mais tranquilos e sem tantas dificuldades. Logo, é preciso ser transparente a respeito do que se espera de um fornecedor, bem como negociar a partir de suas necessidades enquanto gestor.
É necessário pensar na divulgação do seu evento desde o planejamento, pois as pessoas só comparecerão se souberem sobre ele. Assim, invista no marketing digital e em campanhas de divulgação que estejam de acordo com o seu público-alvo.
Não se esqueça de que o evento não acaba com o seu fim; há sempre o pós-evento a ser levado em consideração. Logo, devemos utilizá-lo para agradecer aos participantes a presença, estabelecer relações com o público e, ainda, colher os feedbacks a respeito da organização e execução do evento.
Em resumo, podemos destacar que o planejamento é essencial para a criação de eventos de sucesso, bem como para uma execução sem percalços e estresse, tanto para o organizador quanto para os participantes, que criaram expectativas e, até mesmo, sonhos a partir do que lhes foi “vendido”. Quando falamos em “vendas” de eventos, temos que avaliar as premissas voltadas para a divulgação, assunto a ser debatido no próximo subtópico.
Para um evento acontecer, são necessários participantes, ou seja, não há eventos sem pessoas. Como podemos angariar pessoas para nossos eventos? Essa é uma resposta simples e contempla a seguinte premissa: divulgação.
Como abordamos anteriormente, a divulgação é um elemento primordial no planejamento e na execução do evento, seja ele esportivo e recreativo ou não. É a partir da divulgação que conseguimos o maior número de participantes e somos capazes de atingir o público-alvo desejado, não somente por nós, mas também pelos patrocinadores, que precisam de destaque para alcançar novos consumidores, por exemplo.
Andrade (2007) destaca que a comissão de marketing tem como principal responsabilidade obter a máxima assistência para o evento, prioritariamente mediante promoção, divulgação e publicidade. Suas ações devem estar de acordo com as necessidades de todos os atores envolvidos na realização, no planejamento e na execução do evento.
A definição dos melhores meios de comunicação para o evento contempla a avaliação das necessidades do perfil do público-alvo e dos custos, tendo a consciência de que cada meio a ser empregado possui pontos fortes e fracos (OLIVEIRA, 2016). As estratégias de comunicação consistem na definição e adequação dos meios e das mensagens para, desse modo, informar, sensibilizar e motivar o público-alvo a participar do evento que está sendo divulgado.
Matias (2003) salienta que a mensagem a ser divulgada a respeito do evento pode ser tanto informativa quanto motivacional – e, até mesmo, ambas –, porém deve estar diretamente ligada aos objetivos do evento. Deve, portanto, ser concebida com a mesma diretriz e utilizar a linguagem correta para informar o que o evento se propõe a divulgar. Pense na seguinte situação: o evento é uma corrida de rua, e toda a ação promocional tem como foco questões voltadas para o entretenimento e o encontro de pessoas durante a corrida. Porém, não podemos nos esquecer de que a corrida de rua é um esporte que envolve, ao mesmo tempo, questões de entretenimento e esportivas. O foco em ambas as questões trará um público diversificado e consciente das características do evento.
Agora que entendemos a importância da divulgação dos eventos, vamos conhecer um pouco sobre como podem ser divulgados. Matias (2003), Freiberger (2010) e Oliveira (2016) nos apresentam mídias tradicionais e alternativas que podem ser utilizadas para uma divulgação eficaz dos eventos. Vamos conhecê-las?
Quadro 4.2 - Tipos de divulgação em eventos
Fonte: Elaborado pela autora.
A partir do que se apresenta a respeito dos meios de divulgação de eventos, podemos constatar que um ponto relevante é compreender qual é a maneira mais eficaz de atrair seu público-alvo e, consequentemente, reforçar o branding dentro do evento. Com a utilização desses meios de divulgação, seremos capazes de apresentar nosso evento a partir de diferentes níveis. Porém, alguns erros não devem ser cometidos. Vamos conhecer um pouco sobre eles?
Andrade (2007) destaca os erros que devem ser evitados durante a divulgação dos mais diversos tipos de evento, incluídos aqui os esportivos e recreativos, sendo os principais:
Preste atenção nos vícios de linguagem e nos erros gramaticais. Lembre-se de revisar o material que será divulgado, tanto no contexto on-line quanto off-line. A divulgação é a “cara” que você quer dar ao seu evento.
Por dependermos de outras pessoas para finalizar nosso material impresso, o quanto antes os planejarmos e os desenvolvermos, mais difícil será de errarmos. Leve em consideração esses prazos e trabalhe com antecedência.
É essencial oferecermos todos os detalhes a respeito do local do evento, incluindo cidade, estado e todas as informações que considerarmos pertinentes aos participantes.
Apresentar informações completas ao participante do evento é fundamental. Destaque, por exemplo, em sua divulgação o DDD do telefone para contato e revise, duas vezes, o e-mail que você colocou como contato alternativo.
Verifique sempre o e-mail de contato do evento e não o deixe ficar sobrecarregado, pois pode impedir que os interessados entrem em contato para obter informações relevantes sobre o evento.
Essa é uma questão que devemos levar em consideração, pois, se nosso evento conta com a venda de inscrições antecipadas, quanto antes divulgarmos melhor. Quando não há necessidade de inscrições antecipadas, o ideal é 30 dias antes do evento.
Essas são apenas algumas dicas que devemos levar em consideração. No entanto, entender a importância da divulgação do nosso evento é imprescindível para conseguirmos trazer o público-alvo esperado, deixando felizes tanto os organizadores quanto os patrocinadores do evento.
João tem 25 anos e mora em Curitiba. Recém-formado em Educação Física, ele trabalha como personal trainer em uma renomada academia de sua cidade natal. Nas horas vagas, João gosta de praticar os mais variados esportes, principalmente corrida. Ele sempre pesquisa na internet eventos relacionados a corridas, desde cursos que o auxiliem a melhorar sua performance até corridas realizadas nos mais diferentes locais da sua região.
A partir das características de João, de que forma você divulgaria seus eventos esportivos? Reflita e desenhe um projeto de divulgação tendo João (e pessoas parecidas com ele) como público-alvo de sua campanha.
Gerir, planejar e divulgar eventos são ações inerentes à construção de uma experiência positiva. Nesse sentido, vamos um pouco além e debater no próximo tópico as questões relacionadas a boletins e notas oficiais?
Leia o trecho a seguir.
Eduardo vem tentando falar com a empresa organizadora de uma corrida de rua há dias, porém não consegue contato pelo telefone disponibilizado, pois, no website do evento, há apenas um número de telefone para falar com o organizador. Isso está impossibilitando o contato e está deixando Eduardo frustrado, transformando sua experiência positiva (devido à alta expectativa quanto ao evento) em negativa, pois ele quer ter mais informações sobre o local do evento e não consegue.
A partir do exemplo dado, assinale a alternativa que apresenta o erro de comunicação cometido pela organização do evento.
Erros ortográficos.
Incorreta. Pois a situação apresentada não tem como foco a avaliação de erros ortográficos. Nesse sentido, devemos nos lembrar que cuidar dos erros ortográficos durante a divulgação do evento é imprescindível. A divulgação é a parte que dá vida ao evento, sendo relevante ser apresentada de maneira adequada.
Dados incompletos de contato.
Correta. Pois a organizadora não apresentou dados suficientes para que o participante pudesse entrar em contato, principalmente o DDD, já que, em alguns casos, a empresa organizadora não é do mesmo local onde o evento está ocorrendo.
Não checar a caixa de e-mail.
Incorreta. Pois um problema enfrentado pelos participantes dos mais diversos eventos é a falta de resposta aos participantes por e-mail, e até mesmo a falta de informações a respeito de um contato dessa natureza.
Dados incompletos sobre o local.
Incorreta. Pois a divulgação não apresenta todas as informações de data, hora e local da realização do evento, deixando o participante confuso quanto a essas informações, tornando necessário o contato com o organizador.
Falta de planejamento do material de divulgação.
Incorreta. Pois planejar a confecção do material de divulgação com antecedência é uma necessidade do organizador. Essa é uma etapa que necessita de ajuda de terceiros e, consequentemente, não está sob o controle do organizador.
Os boletins e as notas oficiais, no contexto dos eventos esportivos e recreativos, têm como papel central divulgar as principais mudanças dentro da programação do evento, bem como destacar assuntos considerados relevantes para o organizador.
Primeiramente, vamos abordar as notas oficiais e a sua importância para a organização, gestão e divulgação dos eventos esportivos. Martins (2018) destaca que a nota oficial, em um evento esportivo, é um documento elaborado pela organização responsável ou por pessoas públicas, contendo informações e esclarecimentos sobre as mais diversas circunstâncias. O principal objetivo das notas oficiais é divulgar informações e explicações para o público a respeito do posicionamento da organização frente ao que está sendo anunciado.
Nesse contexto, podemos afirmar que as notas oficiais têm os mais diversos propósitos e podem ser veiculadas em qualquer meio de comunicação, bem como devem passar credibilidade e confiança ao público para o qual está sendo encaminhado. Em resumo, podemos destacar que as notas oficiais fazem referência a comunicados que têm como intuito esclarecer assuntos que circulam na mídia e que se relacionam com escândalos, acusações e condutas não exemplares. As notas oficiais podem, ainda, comunicar desligamentos e chegadas de novos profissionais, esclarecer regras gerais da competição, prestar condolências, repudiar um comportamento nocivo ou marcar o posicionamento da organização frente a algum assunto considerado controverso.
Sabendo o que é uma nota oficial, de quem é a responsabilidade de criar uma nota assertiva e adequada ao evento? De acordo com Martins (2018), o assessor de imprensa é o responsável por redigir as notas, para proteger organizações ou figuras públicas, como parte do processo de gerenciamento de crises, por exemplo. Nesse contexto, devemos estar cientes de que qualquer problema envolvendo nosso evento repercutirá negativamente. Então, faz-se necessário, por exemplo, desenvolver ações que esclareçam o posicionamento de todos os envolvidos no evento.
Como podemos fazer uma nota oficial adequada para o nosso evento?
Nesse contexto, podemos destacar que as notas oficiais podem abranger desde a nomeação de alguma pessoa a um cargo até o esclarecimento das regras da competição ou a punição de um atleta que participaria da competição.
As notas oficiais são utilizadas, prioritariamente, para a divulgação de conteúdos considerados relevantes no cenário de eventos esportivos. Conhecer sua relevância e seu papel para a construção de eventos cada vez mais confiáveis no setor é de extrema importância. Acesse o link de uma nota oficial de comunicação sobre o cancelamento do calendário de esportes e avalie o que é necessário para criar notas relevantes para o cenário dos eventos esportivos. Disponível em: https://bit.ly/2UwkYsW.
Acesso em: 17 nov. 2020.
Os boletins informativos, por sua vez, têm como princípio fundamental divulgar o evento e suas principais informações, ou seja, é um tipo de distribuição regular feita, na maioria dos casos, para assinantes e que aborda um assunto específico (NAKANE, 2017). Em essência, os boletins informativos são enviados por correio eletrônico (e-mails) ou, ainda, por SMS ou outros tipos de comunicação eletrônica. Os boletins informativos fornecem informações, tornando-se útil para manter todos aqueles que tenham alguma relação com a empresa (ou o evento) atualizados a respeito dos próximos passos e das notícias relacionadas ao evento.
Nakane (2017) destaca alguns pontos que devemos levar em consideração quando desenhamos nossos boletins informativos. Estes devem estar bem definidos, ou seja, o que está sendo divulgado deve estar de acordo com o evento. Da mesma forma, o conteúdo deve ser relevante para o público-alvo, para que, desse modo, seja possível transmitir informações adequadas. Destacam-se, nesse aspecto, as questões voltadas para o desenho que abrange a estrutura do boletim informativo, para que este faça sentido para o público, tornando a leitura e a compreensão o mais confortável possível. Temos, ainda, o contexto da gestão de conteúdos, que abrange a coerência entre os tópicos e, sobretudo, entre o boletim informativo e o conteúdo de onde este se origina, por exemplo.
Os boletins informativos são formas de comunicar ao participante os principais assuntos relacionados ao evento. Nesse sentido, desenhar boletins que contenham informações relevantes e de qualidade é papel do responsável pela divulgação e pelo marketing do nosso evento, seja esportivo ou não. Nesse caso, conhecer exemplos práticos torna-se essencial. O link a seguir nos apresenta um exemplo de boletim informativo no contexto dos eventos esportivos e recreacionais: https://bit.ly/3lDAe3e .
Acesso em: 5 dez. 2020.
Os dados do boletim informativo devem estar de acordo com o evento que ele está informando, ou seja, se estamos falando de um evento esportivo, os boletins devem conter assuntos que se relacionem a essa temática, pois é isso que o participante (público-alvo) procura na divulgação do evento, por exemplo. Desse modo, entender a relevância da divulgação dentro do contexto do evento nos remete à importância de notas oficiais e boletins informativos adequados às características do nosso evento. O tópico posterior debate as características dos congressos e das reuniões técnicas.
Os boletins e as notas oficiais são elementos relevantes na organização e na divulgação de informações referentes a eventos esportivos. Sobre os boletins e as notas oficiais, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I. As notas oficiais fazem referência a assuntos, muitas vezes, polêmicos, que devem ser comunicados àqueles interessados no evento como um todo. Trazem pronunciamentos e posicionamentos do organizador do evento.
PORQUE
II. Os boletins informativos são formas de comunicar o evento e informar a respeito de mudanças a serem realizadas, evitando assuntos polêmicos e de caráter de posicionamento.
A seguir, assinale a alternativa correta.
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa correta da I.
Incorreta. Pois as asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I. As notas oficiais são voltadas para o posicionamento a respeito de determinada situação vivenciada por aqueles que estão no contexto da organização do evento, enquanto que o boletim informativo tem o papel de informar a respeito do evento.
A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.
Incorreta. Pois as asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I. As notas oficiais são voltadas para o posicionamento a respeito de determinada situação vivenciada por aqueles que estão no contexto da organização do evento, enquanto que o boletim informativo tem o papel de informar a respeito do evento.
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II não é uma justificativa correta da I.
Correta. Pois as asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I. As notas oficiais são voltadas para o posicionamento a respeito de determinada situação vivenciada por aqueles que estão no contexto da organização do evento, enquanto que o boletim informativo tem o papel de informar a respeito do evento.
As asserções I e II são proposições falsas.
Incorreta. Pois as asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I. As notas oficiais são voltadas para o posicionamento a respeito de determinada situação vivenciada por aqueles que estão no contexto da organização do evento, enquanto que o boletim informativo tem o papel de informar a respeito do evento.
A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
Incorreta. Pois as asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I. As notas oficiais são voltadas para o posicionamento a respeito de determinada situação vivenciada por aqueles que estão no contexto da organização do evento, enquanto que o boletim informativo tem o papel de informar a respeito do evento.
No presente tópico, abordaremos os congressos e as reuniões técnicas. Você, alguma vez, deve ter participado de algum evento dessa categoria, não é mesmo? Mas consegue diferenciá-los? Como eles se relacionam com as questões esportivas e recreativas? Os eventos, quando categorizados, separam-se a partir de características centrais que devem ser levadas em consideração quando o planejamos e organizamos, pois cada um possui suas peculiaridades, e são as diferenças que levam a uma experiência cada vez mais diferenciada.
Cada evento tem um público-alvo específico e, consequentemente, é desenhado a partir das necessidades e expectativas dos consumidores. Vamos, então, conhecer um pouco sobre os congressos e as reuniões técnicas e suas principais características?
O congresso pode ser caracterizado como um evento de grande porte que, na maioria dos casos, se estende por vários dias. É classificado a partir do contexto nacional ou internacional. Normalmente, é realizado por entidades associativas que têm como objetivo promover um debate a respeito de determinado assunto, tendo como foco o interesse de uma classe específica de profissionais, que podem contemplar, por exemplo, médicos, economistas e educadores físicos (CZAJKOWSKI; CZAJKOWSKI JÚNIOR, 2017).
Freiberger (2010) destaca que o congresso, em sua essência, tem cunho acadêmico e científico, pois é utilizado para apresentar pesquisas sobre a temática do evento. Os palestrantes e debatedores levam ao evento suas opiniões (baseadas em dados) a respeito da temática central e se utilizam de tal espaço para enriquecer os estudos relacionados à área.
Você conhece algum congresso que tenha como temática os eventos desportivos? Debater a importância dos esportes, de modo geral, e dos eventos desportivos vem ganhando cada vez mais destaque no cenário atual. Nesse sentido, acesse o link e fique por dentro de um evento desportivo que vem sendo realizado nos últimos anos: https://bit.ly/3f2ajzB. Acesso em: 17 nov. 2020. Não se esqueça de procurar outros eventos e compartilhar com seus colegas.
Nakane (2017) destaca a complexidade de se organizar um congresso, principalmente por contar com palestrantes e debatedores que compreendam, de maneira profunda, o assunto a ser debatido durante os dias do evento. Conforme vimos anteriormente, um congresso reúne os mais diversos profissionais para a troca de conhecimentos e experiências sobre determinada área, discutindo um tema específico, bem como as novidades existentes no mercado. Que passos devemos seguir para desenvolver um congresso de sucesso? Andrade (2007) destaca que é necessário termos em mente os seguintes pontos:
Os congressos garantem ares de discussão e complementação a eventos esportivos puros (ou seja, corridas de ruas, campeonatos de futebol e outros), pois trazem novos olhares a esses esportes a partir de uma perspectiva mais científica e de debate. Nesse sentido, trazer os assuntos dos eventos esportivos para congressos vem ganhando cada vez mais destaque e sendo trabalhado de maneira mais recorrente no cenário atual.
Para além dos congressos de cunho técnico-científico, tem-se, ainda, o congresso técnico, que se caracteriza, de acordo com Martins (2018), como uma reunião entre os representantes das equipes antes do começo do evento esportivo, para que se possa definir e explicar, de maneira abrangente, os detalhes e as regras da competição. Devemos salientar que é nesse momento que serão repassadas informações sobre uniformes, horários, tempo de tolerância de atraso para os jogos, esclarecimentos sobre o regulamento e outros assuntos pertinentes à competição.
Em contrapartida, as reuniões têm como objetivo central o agrupamento de pessoas para se discutir um assunto principal. Dependendo do tema e da importância, as reuniões podem até contar com atas, em que todas as ideias levantadas e definições são registradas por um participante responsável.
Essas reuniões surgem a partir da necessidade de se aprofundar as discussões de assuntos pertinentes aos esportes, por exemplo. Os mais diversos especialistas encontram-se reunidos para discutir a respeito de determinada temática, para que, assim, seja possível compreender as necessidades do assunto a ser discutido (CZAJKOWSKI; CZAJKOWSKI JÚNIOR, 2017).
As reuniões técnicas têm como principal fundamento a discussão, algumas vezes em nível nacional, a respeito da temática proposta. Nelas, destacam-se vários assuntos, que vão desde os avanços de pesquisa, passando pelos problemas atuais e as perspectivas para novas pesquisas, tendo como objetivo a disseminação rápida dos resultados e, consequentemente, a viabilização de ações que fazem referência a eventos esportivos, por exemplo. Nessas reuniões, temas atuais são discutidos para, de certo modo, compreender o cenário esportivo, bem como integrar e intercambiar conhecimentos entre os participantes.
Com as reuniões técnicas, conseguimos entender o cenário dos eventos esportivos, além de suas necessidades e perspectivas para o futuro, pois somos capazes de conversar com aqueles que estão trabalhando ativamente na construção do cenário atual. Da mesma forma, buscamos entender o que está presente em nossa realidade.
Você, como organizador de evento esportivo, convoca uma reunião técnica com os principais membros do cenário esportivo da localidade em que o evento será realizado. Isso ocorreria por qual razão? O que você acha importante debater nessa reunião e de que forma alguns assuntos podem ser abordados para o melhor desenrolar do seu evento?
O próximo tópico debate a importância da logística para os eventos, bem como a relevância da avaliação dos impactos socioambientais para a construção de eventos cada vez mais competitivos, pois os consumidores, nos dias de hoje, vêm buscando eventos que tragam a sustentabilidade em sua essência.
Ao organizarmos um congresso, seja ele técnico-científico ou esportivo, devemos levar em consideração quem participará do evento. Torna-se essencial compreender as necessidades, os desejos e as expectativas daqueles que farão parte ativamente do evento.
Com base nessas informações, assinale a alternativa que apresenta o que está sendo levado em consideração no trecho exposto.
Financeiro.
Incorreta. Pois essa etapa da organização contempla a avaliação dos gastos inerentes à execução do evento em si, ou seja, faz referência ao orçamento que deve ser considerado para que o planejamento esteja de acordo com os objetivos do evento.
Cronograma.
Incorreta. Pois essa etapa envolve informar desde a data da realização do evento até os dias em que cada etapa deverá ser realizada pelos organizadores. Ter um cronograma nos auxilia a andar de mãos dadas com o planejamento.
Programação.
Incorreta. Pois essa etapa faz referência a todas as atividades a serem realizadas durante o evento e deve ser desenhada a partir das características do público-alvo, bem como do local em que o evento será realizado.
Definição do público-alvo.
Correta. Pois compreender quem participará do evento é essencial para a construção de um congresso adequado ao público-alvo e a suas necessidades. Desse modo, entender as expectativas e, até mesmo, as realidades do participante faz-se necessário para que o evento seja um sucesso.
Local do evento.
Incorreta. Pois essa etapa tem como base as características do participante, bem como a programação do evento. É a partir desses dois elementos que seremos capazes de encontrar um local adequado para a realização do nosso evento.
A logística e o impacto socioambiental são dois elementos considerados essenciais para a construção de eventos esportivos de sucesso. A logística faz referência a como o evento pode ser planejado e organizado e como isso influencia o desenho final da experiência do participante. O impacto socioambiental, por sua vez, refere-se a como o evento exerce influência tanto na sociedade quanto no ambiente em que está sendo realizado.
Vamos discutir os dois assuntos nos próximos subtópicos? Primeiramente, abordaremos as questões de apoio logístico e, posteriormente, o impacto socioambiental e sua importância para o evento como um todo.
Os eventos são considerados um conjunto de atuações profissionais, previamente projetadas, que seguem uma sequência lógica de normas e conceitos administrativos, com o objetivo de serem qualificados e quantificados frente ao público-alvo (POIT, 2006). Nesse sentido, devemos levar em consideração que, ao participar de um evento, os participantes, de modo geral, automaticamente geram percepções positivas e negativas a respeito do desempenho desse evento.
O planejamento logístico é a mola propulsora de todas as etapas da organização do evento, pois são muitas as ações a serem colocadas em prática. Desse modo, estudos preliminares são necessários para tornar o projeto viável e executável e, assim, atingir os objetivos propostos no planejamento (BARBOSA, 2010).
Barbosa (2010) destaca, ainda, que a supervisão logística é o coração do evento, sem a qual não haveria o restante do projeto. Essa supervisão tem o intuito de planejar, organizar e gerenciar os recursos físicos, materiais, de apoio e manutenção, de segurança e os recursos humanos necessários à realização do evento, dentro de cada etapa estabelecida. Assim, há algumas áreas consideradas essenciais para a logística quando abordamos o planejamento e a organização de um evento. O Quadro 4.3 apresenta essas áreas.
Quadro 4.3 - Eventos e logística
Fonte: Adaptado de Stock (2009).
Matias (2003) destaca que a logística em eventos tem como objetivo central a organização e a realização de eventos com qualidade, tanto para os organizadores quanto para os participantes, pois está presente desde o início do planejamento até a etapa final.
Aqui, devemos destacar que a logística vai além das questões de transporte (assunto que pode vir à mente em um primeiro momento), pois engloba desde o processo de produção, no momento do primeiro contato com os fornecedores, até o pagamento dos serviços adquiridos. Desse modo, quando a logística funciona de maneira adequada, torna-se possível garantir aos participantes segurança, acessibilidade, materiais e serviços de qualidade, bem como transporte e condições que permitam um bom fluxo de pessoas (NAKANE, 2017).
A partir da importância da logística para os eventos, percebemos a necessidade de integrar esses conceitos desde o início do planejamento. Sabemos que as questões logísticas vão além dos transportes e inserem novas propostas para o planejamento do evento. Fique por dentro do assunto acessando o link disponível em: https://bit.ly/2Ixv5eW. Acesso em: 17 nov. 2020.
Que dicas podemos levar em consideração para uma boa logística em eventos? Andrade (2007) nos apresenta alguns pontos. Vamos conhecê-los?
Para facilitar a vida dos participantes do evento (e também dos organizadores), uma boa ação logística envolve a disponibilidade de um espaço de informações a respeito do evento. Pode ser físico ou on-line e deve conter esclarecimentos sobre local, data, atrações, inscrições e programação do evento.
Esse quesito requer muita organização e representa uma das ações logísticas mais relevantes. Deve-se planejar com antecedência como será o deslocamento e a montagem e desmontagem de palcos, móveis, equipamentos de som, telões, computadores e outros itens que servirão para a realização do evento.
Quando necessário, o transporte dos participantes e dos convidados é responsabilidade do pessoal da logística, sendo necessário providenciar desde o serviço de transporte até a contratação de serviços de traslado, se for o caso. Conforto e segurança são essenciais nesse contexto, por isso não economize e ofereça transportes de qualidade.
As condições do tempo são, também, preocupações da equipe logística, que deve estar preparada em caso de chuva repentina, principalmente em eventos esportivos realizados a céu aberto. Assim, a equipe da logística deve garantir a realização do evento independentemente da condição do tempo.
Para finalizarmos a importância da logística para os eventos, apresentamos a Figura 4.6, que destaca os componentes do sistema logístico e as suas referências a cada etapa da organização do evento.
A partir da Figura 4.6, podemos avaliar a importância da logística em todas as etapas do evento, destacando-se esse sistema fundamental para a criação de um evento de qualidade e, de certo modo, positivo para o participante, pois se torna uma experiência enriquecedora e satisfatória para ele.
Promover o relacionamento com o público, divulgar uma marca e desenvolver setores da economia são os principais objetivos daqueles que organizam os mais diversos eventos no país (NAKANE, 2017). No entanto, uma das preocupações na organização de um evento é ter uma perspectiva mais sustentável no planejamento. Nos últimos anos, tem havido maior discussão envolvendo a organização de eventos esportivos e o impacto destes no meio ambiente e na sociedade.
Martins (2018) destaca que as corridas e os eventos esportivos, de modo geral, produzem uma quantidade considerável de lixo e, mesmo sem querer, acabam gerando poluição para o meio ambiente. A partir dessa perspectiva, uma diversidade de organizadores de eventos está buscando organizar eventos cada vez mais sustentáveis. Devemos levar em consideração que um evento que seja bom, tanto para meio ambiente quanto para a sociedade, não envolve apenas os atletas ou a organização, pois, para contribuir efetivamente com uma cultura de sustentabilidade, é necessário que parceiros, colaboradores e fornecedores estejam voltados para esse objetivo.
Quando abordamos os impactos dos eventos dentro das localidades em que estes ocorrem, temos três pontos: socioeconômicos, ambientais e culturais. As questões socioeconômicas abrangem as questões sociais e econômicas da sociedade, ou seja, a realização dos eventos gera impacto nas questões econômicas e sociais, desde a perspectiva do aumento do número de empregos até a melhora nos aspectos econômicos de que a comunidade pode usufruir, a partir da inserção de novas formas de ganhar dinheiro.
No contexto dos impactos ambientais, temos questões que envolvem desde a poluição até mesmo a produção de lixo pelos participantes e organizadores do evento. Nesse sentido, avaliar as perspectivas inerentes a esse aspecto torna-se essencial para a criação de eventos cada vez mais sustentáveis e com impactos cada vez mais positivos para os participantes e para a sociedade como um todo.
Martins (2018) destaca as questões voltadas para a criação de eventos sustentáveis para os participantes e a organização. Logo, enquanto organizadores, devemos nos preocupar com os seguintes aspectos:
No contexto dos atletas e participantes dos eventos, para desenvolver eventos considerados mais sustentáveis, de acordo com Martins (2018), algumas ações são essenciais:
Nesse contexto, Martins (2018) ainda destaca práticas que podem ser utilizadas no desenvolvimento de eventos considerados sustentáveis:
Quadro 4.4 - Eventos sustentáveis
Fonte: Adaptado de Martins (2018).
A partir do que destacamos a respeito da importância de algumas ações para que os eventos se tornem sustentáveis, percebe-se a relevância dessa temática na construção e compreensão dos eventos, enquanto geradores de renda e, também, como forma de colocar em prática ações sustentáveis.
Como vocês acreditam que a sustentabilidade pode ser trabalhada nos eventos esportivos? Há ações mais efetivas a serem colocadas em prática?
A discussão dos impactos socioambientais dos eventos vem ganhando cada vez mais destaque, e refletir a respeito das questões propostas torna-se premente para a organização de eventos cada vez mais competitivos e inseridos na realidade atual.
A partir do que discutimos na presente unidade, podemos destacar que o planejamento é uma ação essencial para a construção de eventos que estejam de acordo com ações sustentáveis e, ainda, que tragam novas experiências para os participantes.
Procure ter dois coletores espalhados pelo seu evento, dividindo-os em recicláveis e não recicláveis. Na área de preparo de alimentos, além destes, disponibilize um somente para o descarte dos orgânicos. Com essa ação, será possível desenhar um evento mais sustentável e de acordo com as novas normas dos consumidores.
Assinale a alternativa que apresenta corretamente a prática destacada no trecho exposto.
Buffet orgânico.
Incorreta. Pois o buffet orgânico tem como o intuito trazer alimentos mais positivos para a saúde do ser humano, bem como para a melhora do meio ambiente. Desse modo, diminuir a entrega de carne vermelha, bem como utilizar-se de opções vegetarianas e orgânicas pode se tornar um diferencial do evento.
Energia limpa.
Incorreta. Pois a energia limpa considera evitar o uso de geradores e empregar o máximo de energia LED, para que haja uma diminuição considerável no consumo de energia dos seus eventos e, consequentemente, na emissão de gases prejudiciais à atmosfera.
Materiais sustentáveis.
Incorreta. Pois os materiais sustentáveis são aqueles que podem ser reaproveitados. Procure usar materiais que possam ser empregados no cotidiano do participante do evento, ou seja, ofereça canecas e garrafas que possam ser reutilizadas e que sejam úteis.
Comunicação verde.
Incorreta. Pois a comunicação verde envolve reduzir a produção de papel dos eventos e fazer com que o participante utilize smartphones e, até mesmo, notebooks para realizar anotações, quando for o caso.
Coleta seletiva.
Correta. Pois separar o lixo gerado no evento, mesmo que não seja possível uma redução drástica na produção do lixo, conta com uma grande vitória.
Nome do livro: Eventos: Estratégias de planejamento e Execução
Editora: Summus Editorial.
Autor: Waldyr Gutierrez Fortes e Mariângela Benine Ramos Silva.
ISBN: 978-85-323-0788-0.
Comentário: O livro aborda todas as questões voltadas para o planejamento e a execução de eventos, destacando suas tipologias e principais características. A partir da leitura do livro, seremos capazes de compreender como é importante o planejamento dos eventos e de que maneira essas questões influenciam o sucesso destes.
Nome do filme: Somos Marshall
Gênero: Esporte/Drama.
Ano: 2006.
Elenco principal: Matthew McConaughey, Matthew Fox, David Strathairn.
Comentário: O filme aborda a necessidade de saber contornar as crises para que os projetos não cheguem ao fim. Mostra a história de como a Universidade Marshall lidou com um acidente que vitimou todo o seu time de futebol, passando por um processo de reformulação total.
