Organização e Administração no Desporto e Recreação

Sabe-se que os eventos são ocasiões planejadas, devidamente organizadas e que reúnem um público-alvo específico, além disso, podem acontecer por diferentes motivos. Segundo Zanella (2004), eventos são reuniões de pessoas ou entidades realizados em data e local especial, com o objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, estabelecendo relações comerciais, culturais, esportivas, sociais, familiares, religiosas, científicas, dentre outras.

Organizar eventos é desafiador, pois se trata de um processo complexo e que exige eficiência, para garantir bons resultados. Por isso, é imprescindível que os profissionais envolvidos tenham amplo conhecimento sobre a área e, principalmente, sobre a tipologia específica a trabalhar, uma vez que são diversos os tipos de eventos.

Os eventos podem ser classificados por diferentes critérios, como abrangência, porte, perfil dos participantes, dentre outros. No que diz respeito aos interesses, podem ser citados:

• sociais – cujo objetivo são as comemorações e as reuniões sociais, como casamentos, aniversários, formaturas etc.;
• corporativos – realizados por empresas ou instituições, como conferências, treinamentos e feiras;
• religiosos – como retiros, eventos beneficentes, geralmente organizados por instituições religiosas;
• acadêmicos ou educacionais – em que o foco é proporcionar aprendizado aos participantes, sejam estudantes, profissionais ou pessoas interessadas em se capacitar em determinado assunto, como é o caso de seminários, simpósios, congressos etc.;
• artísticos – que proporcionam diversão e entretenimento ao público, por meio de música, arte, gastronomia, como shows, festivais e exposições;
• esportivos – em que a temática principal é relacionada à prática de esportes, como campeonatos, torneios etc.

A seguir, você aprenderá todos os detalhes sobre a organização de eventos esportivos.

Conceitos, princípios e fundamentos dos Eventos Esportivos e Recreativos

Os eventos esportivos têm o esporte como tema principal, como sua nomenclatura já sugere. De modo geral, as práticas esportivas costumam reunir um público considerável, chegando a alcançar milhares de pessoas em um único evento. O gosto pela formação de times ou equipes, o clima proporcionado e a própria competição chamam atenção.

Para Poit (2006), as pessoas assistem a eventos esportivos com expectativas relacionadas à busca por alegria, ambiente familiar, competição, confronto, coragem, dedicação, dinamismo, disputa, encanto, entretenimento, emoção, felicidade, interação, lazer, organização, originalidade, prazer, realização, recompensa, satisfação pessoal, superação e surpresa.

Para o sucesso do evento, é essencial que o público seja contagiado, mas, também, que ocorra integração dos atletas, assim como dos profissionais da área. Esse é o tipo de evento que proporciona engajamento, motivação e transmite alegria, independentemente de seu porte. Assim, ao organizar um evento esportivo, tanto atletas quanto público devem ser considerados peças essenciais e de grande importância.

Dentre os eventos esportivos, existem diversas possibilidades, uma vez que são inúmeras as modalidades a serem disputadas, sejam elas individuais ou coletivas, como corridas, caminhadas, natação, voleibol etc. Dessa forma, eventos como esses deixaram de ser apenas institucionais e também passaram a ter propósitos comerciais e promocionais.

Os eventos esportivos podem ser tradicionais ou híbridos. Os tradicionais são pautados em uma organização, por meio de um corpo diretor, em que há uma associação de classe responsável pela modalidade, e contam com a aplicação das regras já conhecidas, uma vez que os esportes são reconhecidos. Já os híbridos, também conhecidos como segmentados, não requerem o reconhecimento de associações de classe ou federações, eles surgem a partir de uma demanda inovadora, criativa e até mesmo inusitada e derivam dos tradicionais, assim como podem, mais tarde, ser reconhecidos como tradicionais.

Observe, no quadro a seguir, alguns eventos esportivos.

Quando os eventos esportivos fazem uso do termo recreativo, leva-se em consideração as possibilidades do uso das atividades recreativas enquanto conteúdo. Tais atividades são uma alternativa positiva para iniciar a inserção do esporte na vida de alguém, porque são atividades que envolvem o lazer e contribuem para o desenvolvimento humano, pois promovem a mobilidade, a expressão, a comunicação e a satisfação. A recreação é uma prática lúdica que proporciona divertimento e gera, nos participantes, uma mudança positiva, que proporciona bem-estar.

Observe a figura a seguir, que ilustra uma atividade recreativa de competição.

As atividades recreativas fazem parte do lazer do ser humano e são um conjunto de atividades físicas, práticas, artísticas, intelectuais, sociais e turísticas promovidas para proporcionar desenvolvimento pessoal e divertimento (MARTINS, 2018).

É necessário entender os objetivos de um evento esportivo, quais são os fatores que levam à promoção desse evento, quem é o público-alvo, que tipo de modalidade está envolvida, como se dará a competição, dentre outras informações. Ter pleno conhecimento e entendimento sobre a proposta e sobre o objetivo do evento torna a organização dele mais fácil, no que diz respeito ao foco considerado. Os objetivos desse evento podem ser relacionados a fatores sociais, corporativos, promocionais ou de responsabilidade social.

Os objetivos podem ser, por exemplo:

● promover qualidade de vida, por meio da prática esportiva;
● proporcionar a integração de profissionais;
● promover a integração da comunidade;
● motivar equipes esportivas e público em geral;
● diminuir a exposição aos riscos sociais;
● lançar produtos ou serviços relacionados ao setor esportivo;
● promover uma marca, atleta, esporte ou ideia.

Todo evento deve ter um objetivo e uma razão, para o seu acontecimento, que direcionem a organização a criar as estratégias ideais e a atingir o público-alvo de modo assertivo.

Como os eventos esportivos e recreativos são momentos de lazer e desconcentração, para o público, e momentos de prática e experiência, para os atletas, ambos precisam ser contemplados na definição dos objetivos, levando em consideração o bem-estar dos atletas e do público, além dos propósitos envolvidos.

São diversas, também, as influências dos eventos sobre a sociedade, seja na economia, socialmente ou de outras formas. Os eventos são considerados atividades econômicas, portanto, conseguem proporcionar benefícios diversos aos envolvidos, seja direta ou indiretamente.

Portanto, organizar eventos requer profissionalismo e comprometimento e é uma atividade de intensa responsabilidade, que envolve diversos fatores e diferentes expectativas. Observe, no quadro a seguir, alguns elementos básicos para o sucesso de um evento esportivo.

A organização de um evento não se dá por meio de uma ciência exata, mas a partir do conhecimento e, principalmente, da experiência em situações anteriores, e, ainda assim, sabe-se que cada evento é único, mesmo os de mesma tipologia. Isso porque cada evento envolve propósitos, necessidades, demandas e objetivos diferentes. De toda forma, os princípios técnicos não devem ser ignorados, e, sim, aproveitados, a fim de diminuir problemas de planejamento e operacionalização.

Todo evento parte de uma ideia, ou seja, sua concepção, que, em seguida, precisa ser organizada em forma de projeto, como explicado anteriormente, para corroborar com a viabilidade do evento em relação às providências necessárias. Durante toda a etapa que antecede o evento, ocorre a fase do pré-evento, em que acontece o planejamento, para que, no evento em si, ou seja, a fase do transevento, toda a operacionalização aconteça conforme o previsto. Por fim, ao terminar o evento, embora ele acabe para o público, para a equipe ainda é a fase do pós-evento, com suas ações específicas.

Para operacionalizar um evento esportivo e recreativo, é preciso ter um planejamento adequado, para que, nessa etapa, os planos estabelecidos anteriormente sejam colocados em ação. As etapas que fazem parte desse tipo de evento são, respectivamente:

● formação da comissão organizadora;
● elaboração de um checklist para as providências necessárias;
● criação do regulamento geral;
● planejamento e organização da cerimônia de abertura;
● definição do quadro de arbitragem;
● determinação dos sistemas de disputas;
● preparação dos locais de competição;
● realização do congresso técnico;
● realização do evento;
● encerramento do evento;
● avaliação do evento.

A abertura de um evento esportivo é um momento importante para o evento e para todos os envolvidos. Portanto, ela deve ser bem planejada, para que seja realizada com sucesso, além de transmitir alegria e satisfação para o público. A cerimônia de abertura é peculiar e tem formalidades e normas. Ela tem diversos significados, tradições e simbolismos e é regida por protocolo específico. Protocolo se trata da padronização de leis, regras, procedimentos, comportamentos, costumes e ritos de uma sociedade, ou seja, ele organiza os acontecimentos das cerimônias. Nos eventos esportivos, o protocolo surgiu ainda na primeira edição dos Jogos Olímpicos, em 776 a.C., na cidade de Olímpia, na Grécia. A abertura olímpica é o maior espetáculo dos jogos olímpicos e respeita as peculiaridades do país-sede em cada ocasião.

O planejamento de um determinado cerimonial deve considerar o lugar em que ele será realizado e o dispositivo adotado para as autoridades, como mesa diretiva, palanque, primeira fileira de cadeiras etc. A mesa diretiva, ou mesa diretora, apresentada na imagem a seguir, acomoda as autoridades e as personalidades convidadas que comparecem ao evento, devido às prerrogativas dos cargos que ocupam, e são dispostas nessa mesa conforme sua precedência, forma de reconhecimento da hierarquia dos participantes. A ordem de discurso das autoridades também obedece à precedência, com regra específica.

As normas do cerimonial público e a ordem de precedência estão contempladas em decretos federais, às quais os organizadores devem ter acesso, para que cumpram o que é estabelecido, sem criar ou improvisar, infringindo as normas (POIT, 2006).

Dentre as comissões responsáveis pelo evento, a comissão de cerimonial é responsável pela realização e organização da cerimônia de abertura, bem como pelo encerramento e pela premiação. As cerimônias acontecem na devida sequência, conforme indicado no quadro a seguir.

A sequência de uma cerimônia de abertura tradicional para grandes eventos esportivos pode sofrer alterações, desde que seja para excluir determinados itens, mas sua ordem não pode ser alterada.

Existem algumas condutas específicas dos eventos esportivos que precisam ser observadas:

● pódio – nos eventos esportivos, a premiação é um dos momentos mais esperados pelos atletas e pelo público e deve acontecer no pódio, devidamente localizado de forma que proporcione visibilidade para o público e para a imprensa, que, por sua vez, deve, inclusive, ter um lugar específico e próximo do pódio, para garantir bons registros. É imprescindível que o pódio seja dividido em, ao menos, três alturas diferentes e tenha a identificação de cada uma das colocações;
● execução do hino – de acordo com o protocolo, ele deve ser executado em sua totalidade. Além disso, é importante conferir, previamente, os equipamentos de som, como caixa e microfone, para se certificar de que não ocorrerão intercorrências no momento da execução do hino;
● atenção à rivalidade – é comum que a competição motive a rivalidade entre as torcidas, por isso, a segurança oferecida pela organização do evento deve ser adequada, para solucionar problemas que possam ocorrer e, principalmente, sempre que possível, evitar tais atritos.

Além da cerimônia de abertura do evento, outros momentos de destaque são o congresso de abertura e o congresso técnico. O congresso de abertura acontece previamente e é onde são apresentadas informações sobre datas, horários e local dos congressos técnicos, realiza-se o sorteio geral das equipes por chaves e são dados detalhes sobre o evento e a cerimônia de abertura, podendo se estender a um coquetel para os presentes.

Já o congresso técnico acontece depois do congresso de abertura. É o momento em que são explicados os detalhes sobre o sistema de disputa e é realizada a distribuição de chaves, por meio de sorteio. Dúvidas e questões técnicas também são resolvidas nesse momento. Em eventos com mais de uma modalidade, cada uma delas tem o seu próprio congresso técnico.

No término das competições, acontece a cerimônia de encerramento. Um evento esportivo não deve acabar sem esse momento. Ela tem início com a entrada dos atletas, em forma de desfile, para a premiação final, seguida do arriamento das bandeiras e da execução do hino nacional. Também são realizados as saudações e os agradecimentos. Na sequência, apaga-se o fogo simbólico, quando ele estiver presente, antes da saída dos atletas, que, geralmente, partem para uma confraternização especial, realizada para eles e para as equipes técnicas. Em algumas ocasiões, quando se tratam de grandes eventos e megaeventos, pode, ainda, acontecer o congresso de encerramento, entre organização e promotores, para decisões a respeito da próxima edição, como data do evento e local sede.

Ainda na organização, deve ser operacionalizada a formação do quadro de arbitragem, por meio da comissão responsável. O árbitro é um profissional fundamental nos eventos esportivos e deve observar as regras disciplinares do código de justiça desportivo, sem favorecer atletas ou equipes, e julgar somente com sua consciência, respeitando as normas de cada modalidade e o regulamento do evento, sempre mantendo a imparcialidade, principalmente em relação ao público, sem discutir e brigar.

Os árbitros têm por objetivo promover e melhorar o evento esportivo, desenvolver o interesse e a participação da competição, encorajar aptidão física, melhorar a qualidade da competição, promover atitudes positivas, ampliar oportunidades de os competidores treinarem e ganharem experiência, exercer honestidade e integridade, encorajar franqueza, reconhecer o uso do bom julgamento, demonstrar certeza e admitir erros.

Também chamado de juiz, as responsabilidades do árbitro envolvem: fazer com que a competição transcorra normalmente, até o final, estar atento aos detalhes da competição, providenciar alterações que possam beneficiar a rotina da competição, suspender o andamento da competição se necessário, a fim de garantir a integridade física dos próprios juízes e de auxiliares, atletas, equipe e público, por motivo de intempérie (tempestade, inundação etc.) ou brigas e conflitos, conferir os resultados, para autorizar a publicação, vistoriar o ambiente de competição, antes de permitir seu início, providenciar socorro médico, quando um atleta em competição necessitar, coordenar a equipe auxiliar e ser profissional em sua conduta, atuando com postura, sem ser arbitrário.

Eventos esportivos podem acontecer em diferentes tipos de locais, e é comum que ocorram em espaços abertos e em espaços públicos, mediante autorização da prefeitura local. A definição do local é uma decisão importante, a fim de evitar problemas no transcorrer do evento, por isso, precisa considerar os esportes a serem praticados no evento e suas necessidades e critérios. A localização também pode ser um diferencial importante para a tomada de decisão, com fácil acesso para o público e também para serviços de emergência, caso seja necessário prestar algum socorro aos atletas, uma vez que essa possibilidade não pode ser descartada.

O espaço deve ser apropriado para o tipo de atividade, de tamanho suficiente para a prática da modalidade de competição, e ser adequado para comportar o evento e oferecer, aos atletas e ao público, condições ideias, como bem-estar, conforto, segurança e boa visibilidade para os espectadores. O público, inclusive, busca vivenciar experiências positivas e mantém expectativas quanto ao evento, por isso, oferecer estrutura de qualidade pode levar o evento ao sucesso. Para tanto, são necessários bons fornecedores e parceiros, garantindo uma boa prestação de serviço em todas as etapas, ou seja, divulgação do evento, processo de venda de ingressos (caso ocorra), transevento e finalização. Fazem parte da preocupação da organização do evento com o público: manter uma logística bem alinhada com a equipe envolvida, para garantir bom atendimento e serviços, distribuição de kits e brindes, por meio de empresas parceiras ou patrocinadoras, prover segurança, manter a organização e a limpeza do espaço, atentar-se à capacidade máxima de participantes e zelar por segurança e conforto, dentre outros fatores.

Esse envolvimento com o público pode gerar impactos positivos, quando ele for avaliado, mas mesmo que não seja realizada uma avaliação, ficarão a satisfação e a boa impressão causadas. Logo, definir o público-alvo permite criar estratégias adequadas, direcionadas conforme o perfil desse público. Essas pessoas, geralmente, além do interesse em comum pelo evento, também apresentam características em comum, o que contribui para que a organização do evento possa planejar ações assertivas e realizar a divulgação pelos canais mais apropriados, de modo eficiente.

A definição do público-alvo pode se dar por meio da preferência de quem organiza o evento, mas também é possível realizar pesquisas para entender melhor o perfil dessas pessoas e se assegurar de que realmente o evento esteja sendo organizado de modo a satisfazê-las, logo, pode ser um diferencial entender as preferências para criar as atividades, a programação e, principalmente, para definir as estratégias relacionadas ao evento. Caso o evento ainda esteja em fase inicial, pode, ainda, contribuir para as primeiras tomadas de decisão, como a escolha do local, modalidades a serem trabalhadas no evento, dentre outras informações.

Além da preocupação com a aproximação entre o público e a organização do evento, enquanto ele ocorre, há relações diretas também com equipe e fornecedores, ainda na operacionalização. É nesse momento que os contatos estabelecidos com fornecedores passam a acontecer, bem como com a equipe técnica das modalidades, como técnicos, árbitros, professores, decoradores, fotógrafos, motoristas, técnicos de luz e som, recepcionistas, locutores, dentre tantos outros, portanto, a organização prévia contribui para que o andamento aconteça sem intercorrências.